SECRETARÍA DE JUNTA DIRECTIVA

Oficio SUPERSOCIEDADES 220-027847 Del 14 de Marzo de 2013

 

ASUNTO: ALGUNOS ASPECTOS RELACIONADOS CON LA SECRETARIA DE LA JUNTA DIRECTIVA DE UNA SOCIEDAD

 

Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2013- 01- 034820, mediante el cual formula una consulta relacionada con la secretaria de la Junta Directiva de una sociedad, en los siguientes términos:

 

En los estatutos vigentes, se manifiesta que la secretaria de la Junta Directiva debe ejercer el mismo cargo dentro de la Asamblea General de Accionistas. En las dos últimas Asambleas quien ha ejercido dicho cargo es una empleada de la empresa. ¿esto es correcto?

 

Sea lo primero observar que las previsiones legales que orientan el funcionamiento de la asamblea o junta de socios están contenidas en el Código de comercio en el Capítulo Vll, Sección l, en cuyo artículo 186, dispone: "las reuniones se realizarán en el lugar del domicilio social, con sujeción a lo prescrito en las leyes y en los estatutos en cuanto a convocatoria y a quórum”. Agrega la misma disposición, que con excepción de los casos en que la ley o los estatutos exijan una mayoría especial, las reuniones se celebrarán de conformidad con las reglas dadas en los artículos 427 y 429.

 

Del referido precepto, se infiere que la presencia del secretario de la junta directiva en las reuniones del máximo órgano social, no constituye elemento esencial de las mismas. Confirma esta aseveración el artículo 190 ibídem, cuando dispone que las decisiones tomadas en contravención a lo prescrito en el artículo 186 serán ineficaces; las que se adopten sin el número de votos previstos en los estatutos o en las leyes, o excediendo los límites del contrato social, serán absolutamente nulas; y las que no tengan carácter general, conforme a lo previsto en el artículo 188, serán inoponibles a los socios ausentes o disidentes.

 

Por su parte, el artículo 437 del Código de Comercio, dispone: "La junta directiva deliberará y decidirá válidamente con la presencia y los votos de la mayoría de sus miembros, salvo que se estipulare un quórum superior. La junta podrá ser convocada por ella misma, por el representante legal, por el revisor fiscal o por dos de sus miembros que actúen como principales."

 

En consecuencia, para responder su interrogante, es preciso advertir que en ningún caso la asamblea o junta directiva depende para sesionar y decidir válidamente, de la presencia de la secretaria de la junta directiva de la sociedad.

 

Adicional a lo expuesto, ha de tenerse en cuenta que le corresponde al máximo órgano social, cumplir las funciones que le señale la ley o los estatutos y en todo caso las que no correspondan a ningún otro órgano (artículo 187 numeral 4 y 420 numeral 7, ibídem), presupuesto que en circunstancias como la descrita facultaría a la asamblea o a la junta de socios, en los casos de ausencia del secretario, para designar un secretario ad- hoc que actúe en su reemplazo.

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