CERTIFICADO DE RETENCIÓN EN LA FUENTE - EFECTOS DE NO EXPEDICIÓN DE FACTURA

DIAN No. 076460 de Septiembre 7 de 2006

 

Doctora
OLGA ROCIO GIL QUINTERO
Contadora General (E)
Secretaria de Hacienda
Alcaldía de Medellín
Medellín - Antioquia
 
De conformidad con el articulo 11 del Decreto 1265 de 1999, en concordancia con el artículo 10 de la Resolución 1618 del 22 de febrero de 2006, este Despacho es competente para resolver, en sentido general y abstracto las consultas relacionadas con la interpretación y aplicación de las normas relativas a los impuestos administrados por la DIAN. Bajo este presupuesto damos respuesta al escrito de la referencia en el cual plantea los siguientes interrogantes: 


 1. ¿En los casos de procesos ante el Contencioso Administrativo, el certificado de retención en la fuente por renta contemplada en el artículo 381 del Estatuto Tributario por pago de la demanda, se debe expedir a nombre del apoderado designado o del demandante?


2. ¿Quién debe ser el informado en los medios magnéticos según el artículo 2 literal f) de la Resolución 10147 del 28 de octubre de 2005?


El literal d) del artículo 381 del Estatuto Tributario establece que el certificado de retención en la fuente a expedir por parte del agente retenedor, debe contener, entre otros datos, "apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad a quien se le practicó la retención".


En cuanto a la información tributaria que debe reportarse en medios magnéticos, la Resolución 10147 del 28 de octubre de 2005, en su articulo 1° literales b) y f) señala que las entidades de derecho público están obligadas a suministrar la información de que tratan los literales b) y e) del artículo 631 del Estatuto Tributario, a saber:


"b) Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades a quienes se les practicó retención en la fuente, con indicación del concepto, valor del pago o abono sujeto a retención, y valor retenido''.


"e) Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los beneficiarios de pagos o abonos, que constituyan costo, deducción o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, en los casos en los cuales  el valor acumulado del pago o abono en el respectivo año gravable sea superior a veinticinco millones de pesos ($ 25.000.000 año gravable 2005)  con indicación del concepto, retención en la fuente practicada e Impuesto descontable".


El mandato consiste en la gestión de uno o más negocios que una persona denominada mandatario efectúa por cuenta y riesgo de otra denominada mandante (art. 2142 del C.C.). Cuando al mandato se otorga con representación, el mandatario obra en nombre y por cuenta del mandante, de tal suerte que los efectos jurídicos se producen entre el mandante y los terceros.


Por otra parte, el ingreso para terceros es aquel que se recibe en nombre de otro, donde se reconoce sobre el mismo, un mejor derecho por parte del tercero y en consecuencia se adquiere al momento de recibirlo la obligación de transferirlo a su legítimo dueño.


Así las cosas, los ingresos que perciba el mandante, a través del mandatario, deberán ser declarados y discriminados por aquel, al igual que los respectivos costos, deducciones, impuestos descontables y retenciones en la fuente según la información qua le suministre el mandatario, conforme con los artículos 29 del Decreto 3050 de 1997 y 3° del Decreto 1514 de 1998. (Concepto 077986 del 27 de agosto de 2001).


En este orden de ideas, el certificado de retención en la fuente debe expedirse a nombre del mandante, quien a su vez debe ser el informado para efectos del artículo 631 del Estatuto Tributario.


En consonancia con lo anterior, de conformidad con el artículo 15 de la Resolución Nro. 10147 de 2005 y con el numeral 2.3 del Anexo Nro. 25. las personas o entidades que actúan como mandatarios deben informar los apellidos y nombres o razón social, identificación y dirección de cada uno de los terceros de quienes se recibieron ingresos a través del contrato, así como la identificación y nombre o razón social del mandante.


3- ¿Si quien presta el servicio o suministra el bien se niega a expedir factura o documento equivalente, estando obligado a ello, cómo debe proceder el Municipio para efectuar el pago teniendo en cuenta la necesidad de ejecutar al presupuesto?
Sobre el tema, se dijo en el Concepto Nro. 005899 del 28 de enero de 1999, al resolver el problema jurídico No. 2:


"El artículo 771-2 del Estatuto Tributario formula como requisito sine qua non, para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables la existencia de factura que acredite la operación realizada la cual debe cumplir con los presupuestos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) del artículo 617 y 618 del E.T. (Entendido hoy que el artículo 619 del estatuto Tributario fue sustituido por el artículo 76 de le ley 483 de 1998)


Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.


En lo que respecta -al requisito del literal d), 'del artículo 617 del E.T., (número consecutivo de facturas de venta), bastará que la factura  o documento equivalente contenga la correspondiente numeración. Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectivo transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el gobierno nacional establezca.


Según el artículo 771-2. up - supra, la factura o documento equivalente se constituye en el elemento probatorio por excelencia para demostrar la realización de operaciones que presentan incidencia fiscal pues la práctica comercial enseña que la transacción efectuada como la expedición del documento que la acredita son actos que se desarrollan en forma inmediata. 


La ausencia de factura o documento equivalente que acredita la transacción realizada no se suple con otro documento, sin embargo el perjudicado con el incumplimiento a la obligación de facturar debe de informar a la Administración competente con miras a que la misma  inicie la  investigación  y si es  del  caso proceda   a  aplicar las sanciones correspondientes. ..."(subrayado fuera de texto).


Por lo anterior, el Municipio debe remitir la información a la DIAN para efectos de constatar el hecho y si hay lugar se imponga la sanción administrativa. Respecto al tema de la ejecución presupuestal sale de la esfera de la competencia de la Entidad.


4. ¿En los contratos para la administración de recursos del Régimen Subsidiado de Salud con las entidades administradoras, ARS, para efectos del pago o entrega de los recursos, se debe exigir factura o es suficiente el informe del interventor y el contrato?


Al respecto, comedidamente le informamos que este Despacho resolvió una consulta en el mismo sentido, mediante el Oficio Nro. 056736 del 10 de julio de 2006, cuya fotocopia anexamos para su ilustración.

 

Atentamente,
Juan José Fuentes Bernal

Jefe División de Normativa y Doctrina Tributaria

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