PÉRDIDA O EXTRAVIO DE LIBRO DE ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA Y RECONSTRUCCIÓN DEL MISMO

Oficio SUPERSOCIEDADES 220-097220 Del 01 Noviembre de 2012

 

ASUNTO: PÉRDIDA O EXTRAVIO DE LIBRO DE ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA Y RECONSTRUCCIÓN DEL MISMO.

 

Me refiero a su escrito recibido, vía correo electrónico, radicado con el número 2012-01-279711, mediante los cuales formula a esta Entidad una consulta relacionada con pérdida y reconstrucción de los libros de junta directiva, en los siguientes términos:

 

Una sociedad que en sus orígenes era de responsabilidad limitada, recientemente se transformo en SAS y extravía su libro de actas de junta directiva, qué debe hacer, adicionalmente a pedir la copia de las actas registrada en Cámara de Comercio y denunciar la pérdida del libro. Esta obligada a reconstruirlo?

 

Al respecto, me permito informarle que el tema por usted propuesto fue resuelto por el Decreto 2649 de 1993, cuando en el artículo 135, dispuso lo siguiente: “El ente económico debe denunciar ante las autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.

 

Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.

 

Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los estados financieros.

 

Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.” (El llamado es nuestro).

 

Lo anterior, toda vez que conforme a lo dispuesto por el referido artículo 135, este procedimiento aplica a cualquier ente económico y en tal virtud, les cobija tanto a la sociedad de Responsabilidad limitada que decidió su transformación como a la SAS, de suerte que resulta irrelevante que el tipo societario se hubiere modificado, pues las reglas de reconstrucción aplican a cualquier tipo societario.

 

De otro parte, independiente que el órgano colegiado denominado junta directiva no esta contemplado dentro de la estructura administrativa de la sociedad por acciones simplificadas, resultado de la transformación, se habrá de proceder a la reconstrucción del libro de actas de junta directiva, en consideración al deber de conservación de libros y documentos que la asiste a cualquier sociedad comercial, de conformidad con el artículo 28 del Decreto 962 del 2005.

 

En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

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