OFICINAS DE REPRESENTACIÓN DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO EXTRANJERAS

DIAN Nº 038958  ABRIL 18 DE 2008

Señora
AMPARO HERRERA NUÑEZ
Bogotá D. C.

Ref: Consulta radicada bajo el número 22511 de 29102/2008

TEMA:                       Impuesto sobre la renta. IVA.
DESCRIPTORES:    Oficinas de representación- Entidades sin ánimo de lucro
                                   extranjeras
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Expone usted diversas inquietudes sobre el régimen tributario que cobija a las entidades extranjeras de naturaleza pública cuyas actividades en Colombia no generan ingresos y actúa a través de una oficina de representación. Pregunta si son declarantes, agentes de retención, contribuyentes del GMF, si tienen exenciones, obligaciones formales de informar y llevar contabilidad, si son de régimen especial, y sobre la obligación de inscribirse en el RUT.

De conformidad con lo previsto en los artículos 11 del Decreto 1265 de 1999 y 10 de la Resolución 1618 de 2006, este despacho es competente para absolver de manera general las consultas escritas que se formulen en relación con la interpretación y aplicación de las normas tributarias del orden nacional, presupuesto bajo el cual se dan las respuestas a las inquietudes que se plantean.

De manera general sobre el tema el Concepto 092096 de 1998 señaló:

De conformidad con la Circular 7 de 1996 las oficinas de representación tienen como función la de promover y ofrecer los negocios y servicios que constituyen el objeto social del organismo representado, autorizados en Colombia; prestar asesoría a los organismos que representan; tramitar o realizar gestiones de cobranza por cuenta del organismo representado si están autorizados para ello.

Están obligadas a presentar declaración de renta y complementarios las entidades o personas extranjeras con domicilio o residencia en el país y aquellas que sin tener domicilio o residencia dentro del país reciban ingresos no sometidos a retención o que si lo están no corresponden a los contemplados entre los artículos 407 a 411 del E.T.

De lo anterior se infiere que al no constituir persona jurídica ni natural, ni asimilada a una u otra, las oficinas de representación no están obligadas a presentar declaración de renta y complementarios. En consecuencia las declaraciones presentadas por ellas no producen efectos fiscales.

El Concepto 042303 de 1999 manifestó:

Las oficinas de representación en Colombia son personas naturales o jurídicas designadas con el fin de promover y ofrecer los negocios y servicios que constituyen el objeto social de la entidad representada.

Cabe observar que estas oficinas de representación no constituyen sucursales de las entidades extranjeras representadas sino que son personas naturales o jurídicas que actúan en Colombia a nombre de la sociedad extranjera. En el evento que realicen actividades permanentes en el país deben constituirse como sucursales de la sociedad extranjera, en los términos señalados por el Código de Comercio, en sus artículos 470 y siguientes.

El artículo 368 del Estatuto Tributario señala, entre otros, como agentes de retención los consorcios, las comunidades organizadas, las personas naturales o jurídicas y sociedades de hecho que por sus funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben por expresa disposición legal, efectuar la retención correspondiente.
A su turno, el articulo 572 del ET. numeral H) señala que deben cumplir los deberes formales de sus representados, sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas:

“h) Los mandatarios o apoderados generales, los apoderados especiales para fines del impuesto y los agentes exclusivos de negocios en Colombia de residentes en el exterior, respecto de sus representados, en los casos que sean apoderados de éstos para presentar sus declaraciones de renta o de ventas y cumplir los demás deberes tributarios.’ (Se subraya fuera del texto).

En este orden de ideas, las oficinas de representación en Colombia de empresas extranjeras, son agentes de retención y deben efectuar la retención en la fuente por todos los pagos o abonos en cuenta por conceptos sujetos a ella, y cumplir los deberes formales como son presentar as declaraciones correspondientes, consignar los valores retenidos, entre otros.

Cabe agregar que con respecto al concepto Ingresos laborales las personas naturales que realice el pago tendrán la condición de agente retenedor, así como también lo será por todos los conceptos sujetos a retención cuando supere los topes y condiciones exigidas por el articulo 368-2 del E.T.

A su turno las personas jurídicas son agentes de retención por los conceptos señalados como sometidos a la retención en la fuente, entre los cuales se hallan los ingresos laborales, arrendamientos, honorarios, servicios, comisiones, etc.

Los gastos de operación en el país enviados del exterior por la principal a la oficina representación en el país, no constituyen ingreso fiscal para ésta, aspecto tratado en el concepto 021737 de 1995 en los siguientes términos:
“/…

Así las cosas, en el evento en el que una sociedad extranjera con domicilio principal en el exterior, transfiera Divisas a su Oficina de Representación en Colombia con el fin de atender sus gastos de funcionamiento, no existe un ingreso en Divisas obtenido en el exterior susceptible de producir un incremento neto en el patrimonio de la representante (Oficina Representación), lo anterior por cuanto dicha transferencia se hace con el fin de proveer los recursos necesarios para que su oficina de representación pueda promover y ofrecer sus servicios y negocios en el país..../’

Pero si por alguna circunstancia el representante efectúa pagos en el país, actuará como agente de retención Cuando así lo contemple la ley, aplicando las tarifas pertinentes según el concepto del pago o abono en cuenta.

La contabilidad se debe llevar par todas las personas indicadas en la ley, o quien sin ser obligado la pretenda hacer valer como prueba, acorde con lo dispuesto por el artículo 2º del decreto 2649 de 1993. El Concepto 065968 de 1999 sobre oficinas de representación vigiladas por la Superbancaria señaló:

Respecto de los libros de contabilidad, la Circular Externa N° 7/96, en su numeral 4º del Capítulo Quinto, del Libro Primero, señala que estas Oficinas deben llevar un registro contable donde se registren los ingresos recibidos en moneda legal o extranjera y la descomposición de los gastos de funcionamiento que las mismas demanden, al igual que deben conservar un inventario de los bienes que posea, y para las Oficinas de Representación de entidades financieras deben llevar un control sobre las financiaciones otorgadas.

Cuando los pagos son girados directamente del exterior a los beneficiarios de los honorarios, éstos constituyen ingreso de fuente nacional por tratarse de servicios prestados en el país (Art.24 E.T), caso en el cual, sin perjuicio de la causación del GMF, si por alguna circunstancia no se efectúa retención en la fuente a los beneficiarios, estos se encuentran en la obligación de declarar renta en todo caso, así no superen los topes señalados para ese efecto, acorde con lo dispuesto por el articulo 594-1 del Estatuto Tributario, precisamente porque sus ingresos no estuvieron sometidos a retención en la fuente. Si el pago se hace a través de la cuenta de oficina de representación, ésta debe efectuar la retención correspondiente.

Por otra parte, sino se trata de una oficina de representación propiamente dicha sino que la entidad desarrolla actividades permanentes en el país debe constituir una sucursal, caso en el cual es aplicable el artículo 20 del Estatuto Tributario, en concordancia con el articulo 21 ibídem, los cuales señalan que las sociedades extranjeras, u otras entidades extranjeras de cualquier naturaleza, son contribuyentes del impuesto sobre la renta en relación a su renta de fuente nacional, salvo que se trate de una misión diplomática o de oficinas cobijadas por convenio o tratado que las exima de la calidad de contribuyentes y de cumplir obligaciones tributarias formales y sustanciales en el país. También se dispone el artículo 20 mencionado, que se les aplica el régimen de las sociedades anónimas nacionales.

Las entidades sin ánimo de lucro extranjeras con oficina en Colombia son agentes de retención conforme con las normas pertinentes del Estatuto Tributario y sus disposiciones reglamentarias, cuando sea del caso (Arts 368 agentes de retención renta; 437-2 agentes de retención de IVA y 518 agentes de retención timbre nacional). Es importante verificar las tarifas actuales, que en el impuesto sobre la renta depende del concepto del pago, en IVA la general es el 50% del impuesto aplicable en la operación por los agentes retenedores de este impuesto según el articulo 437-2 del Estatuto Tributario (Decreto 2502 de 2005), y en timbre la tarifa del impuesto para el año 2008 es del 1%; 0.5% para 2009 y del 0% a partir del año 2010.

En cuanto a las demás obligaciones corresponderá al interesado verificar el cumplimiento de las disposiciones de orden tributario - como las aludidas en la consulta - de inscripción en el RUT (555-2 y 562-1 del Estatuto Tributario y Resolución 01887 de 2007), declaración de renta (592 y ss. E.T.), ventas en caso de vender bienes o prestar servicios gravados en el país (600, 601 E.T.), y retención en la fuente cuando (605 y 574 y ss. E.T.), presentar información exógena que corresponde a los contribuyentes como a los no contribuyentes, de acuerdo con las resoluciones que para el efecto expide anualmente el señor Director de Impuestos y Aduanas Nacionales. (631y ss. ET.).

Al tener el régimen de sociedades anónimas, deben llevar contabilidad de manera como es exigido para este tipo de entidades en el país.

Por lo demás, deben inscribirse en el RUT entre otros, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 5º del decreto 2788 de 2004, los agentes retenedores y las personas y entidades no contribuyentes, declarantes de ingresos y patrimonio, para lo cual se debe seguir el trámite de la Resolución 01887 de 2007, cualquier inquietud sobre el diligenciamiento del RUT puede consultarse con la Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente de la entidad. En cuanto al GMF se encuentran sometidas al impuesto en los términos generales establecidos por los demás contribuyentes en el país, salvo las exenciones expresamente consagradas en la ley, como en los tratados o convenios debidamente aprobados.

Finalmente, es de precisar que el régimen tributario correspondiente, difiere en algunos aspectos según se trate de una oficina de representación, al de la sucursal u entidad abierta para desarrollar actividades permanentes en el país, como antes se expresó.

Atentamente,

CAMILO VILLARREAL G.
Delegado – División de Normativa y Doctrina Tributaria
Oficina Jurídica

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