JUNTA DIRECTIVA - CUERPO COLEGIADO

Oficio  SUPERSOCIEDADES 220-001093 Del 13 de Enero de 2013

 

ASUNTO: Junta Directiva.- Cuerpo Colegiado cuyas actuaciones están sujetas a las reglas previstas por los artículos 434 al 438 del Código de Comercio.

 

Me refiero a su comunicación radicada con el número 2012-01-406771, mediante la cual consulta lo siguiente:

 

1. En una sociedad anónima, ¿tiene un miembro principal de la Junta Directiva la facultad de revisar los libros de contabilidad, y la contabilidad misma, con el fin de convocar a una reunión extraordinaria de este órgano de administración? En caso de ser afirmativa la respuesta, ¿en qué momento puede este hacerlo?

 

2. Tiene el Representante legal la obligación de permitir a un miembro principal de la Junta Directiva o al Representante Legal Suplente la inspección de los libros de contabilidad y la contabilidad misma en cualquier momento?

 

3. En una sociedad anónima y en presencia del Representante Legal, ¿tiene el Representante Legal suplente la facultad de inspeccionar los libros de contabilidad y la contabilidad misma?

 

4. En una sociedad anónima, ¿puede un miembro de la Junta Directiva ordenar al Representante Legal la preparación de estados financieros de propósito especial con el fin de convocar a una reunión extraordinaria a ese órgano?

 

Al respecto y comoquiera que al parecer todas las inquietudes por usted propuestas, se concretan en establecer la viabilidad de la actuación individual de los miembros de una junta directiva, es preciso tener en cuenta que en varias ocasiones y con el fin de resolver asuntos relacionados con el ejercicio de las funciones de los miembros de la junta directiva, este Despacho ha precisado que la junta directiva es un cuerpo colegiado, cuyas funciones deben ceñirse a las decisiones de la mayoría, de suerte que individualmente sus miembros no pueden tomarse atribuciones propias del órgano social.

 

Para los fines pertinentes, me permito transcribir el concepto emitido por este Despacho mediante Oficio 220-3036 del 21 de enero de 2000, en el que al referirse al tema del derecho a la información de los miembros de la junta directiva, expresa lo siguiente:

 

"En lo que hace al derecho de información predicable de los órganos de administración de una sociedad para el cumplimiento del mandato que les fuera encomendado legal y estatutariamente, éste se justifica en la necesidad de contar con la suficiente ilustración que les permita enterarse real y satisfactoriamente de la situación de la sociedad y así poder adoptar las decisiones que estimen pertinentes.

 

(...)

 

Si bien es cierto que la legislación mercantil no regula el referido derecho de información, en el sentido de establecer hasta donde llega la facultad de los administradores, especialmente la de los miembros de las juntas directivas (independientemente de que, a su vez, se detente la calidad de socio o accionista) y que, en principio, éstos estarían facultados para exigir y obtener todo tipo de información que su actividad demande, incluso aquella que por su naturaleza se encuentra reservada, no es menos cierto que de acuerdo con lo arriba expuesto y conforme a lo establecido en los artículos 434 a 438 del Código de comercio, en concordancia con el artículo 198 y 199 ídem., el precepto contenido en el artículo 22 de la Ley 222 de 1.995, que les reconoce la calidad de administradores, no puede entenderse como la extensión de las facultades propias del órgano a cada uno de sus miembros individualmente considerados, echando de menos y de paso haciendo nugatoria la colegialidad y colectividad características de dicho órgano de administración, lo que impone la necesidad de que sea considerado objetivamente.

 

Lo anterior se sustenta en la pluralidad de su conformación impuesta en la ley, en el modo en que se eligen sus principales y suplentes y en la forma como delibera y decide.

 

En ese orden de ideas para los efectos del ejercicio de las funciones que legal y estatutariamente le corresponde a la junta directiva, sus miembros habrán de ceñirse a lo dispuesto en los estatutos sociales, así como a los deberes, obligaciones y régimen de responsabilidad de que tratan los artículos 23 y 24 del Código de Comercio, lo cual no implica que so pretexto del derecho de información, y amparados en la calidad de administradores que les otorga la ley, estén facultados de manera individual para requerir a su arbitrio y sin limitación alguna los documentos que su parecer indique, porque ello supondría, a más de una extralimitación de funciones, el desconocimiento a la ley de las mayorías y a la norma general de adopción de las decisiones de los órganos de composición colectiva, característica fundamental de la legislación societaria colombiana.

 

Lo anterior supone que si la junta directiva, como cuerpo colegiado de administración, y para el ejercicio de las funciones que legal y estatutariamente le competen, en un momento dado requiere acceder a información que en principio es reservada (Know how, secretos industriales, etc.), podrá solicitarla conforme a las reglas establecidas para la toma de decisiones, sin perjuicio claro está, que los estatutos prevean disposiciones que lo prohíban o restrinjan o, por el contrario, faculten expresamente a la junta para acceder sin límites a ella, todo en los términos establecidos en el artículo 438 del Código de Comercio).(...) “ ( La negrilla no es del texto).

 

Por lo anterior y sin perjuicio de la opinión de la Superintendencia de Industria y Comercio, entidad a la que usted remitió su solicitud, para esta Superintendencia es claro que la representatividad de los miembros de la junta directiva, necesariamente debe estar ligada a los mandatos de este cuerpo colegiado, conforme a las reglas de quórum y mayoría que rijan su funcionamiento….”

 

En lo que corresponde a la posibilidad del suplente del representante legal para actuar, temas a los que se refieren los puntos segundo y tercero de su consulta, esta Oficina se permite transcribir apartes del Oficio 220-142234 del 26 de Noviembre de 2010, en el que en torno al referido tema, se puntualizó lo siguiente.

 

“….Sobre el particular, se tiene que la representación legal surge de una regla de derecho que impone a las personas jurídicas tener un representante, el que constituye un órgano de gestión externa, con poderes y facultades limitados o restringidos en los estatutos, presupuesto que determina el límite dentro del cual puede contratar y a partir del cual, sus actos generan directa y eficazmente efectos entre el tercero y la sociedad; contrario sensu, el acto o contrato no puede vincular al representado, sino al representante, vale decir, a la persona que en su nombre se hubiere obligado.

 

La importancia de la representación legal frente a los asociados como a los terceros en general, es de tanta trascendencia que la ley ha dispuesto los mecanismos necesarios para evitar que una sociedad quede sin una persona que la represente en un momento determinado, como cuando se da el caso de la falta absoluta del mismo, pues es ahí cuando es indispensable la existencia de la figura de la SUPLENCIA.

 

Es preciso tener en cuenta que el objetivo de la suplencia no es otro que el de reemplazar a la persona que ejerce la titularidad de la representación legal de una compañía en sus faltas temporales y absolutas.

 

En lo que a este tema se refiere, la Superintendencia de Sociedades ha manifestado lo siguiente:

 

"Para que el representante suplente pueda desempeñar el cargo, se requiere, no la ausencia material del titular, sino la imposibilidad de desempeñar las funciones que le han sido asignadas, a menos que estatutariamente o por un pronunciamiento del máximo órgano social, se le hayan asignado al representante legal suplente, facultades especiales para representar a la sociedad sin necesidad de que se de la circunstancia anterior".

 

En resumen, se tiene que la actuación del suplente está circunscrita exclusivamente a la imposibilidad temporal o definitiva del principal para actuar. Mientras el principal se encuentre en uso de sus funciones, no hay lugar a que el representante legal lo supla, por lo tanto, mientras no actué como suplente del principal, el suplente no será considerado administrador de la compañía, por lo tanto, no le asisten los derechos ni las obligaciones que la ley y los estatutos confieren al representante legal principal…..”

 

En los anteriores términos se ha atendido su consulta, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento y de lo Contencioso Administrativo.
 
 

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