DERECHO DE INSPECCION - INFORNACION CONSIDERADA SECRETO PROFESIONAL

Oficio SUPERSOCIEDADES 220-000011 Del 02 de Enero de 2013

 

Ref.: Radicación 2012- 01- 362988

Derecho de inspección, entre otros asuntos, información considerada secreto empresarial. (Se transcriben conceptos).

 

Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual formula las siguientes preguntas, relacionadas con el alcance en el suministro de información a los socios por parte del representante legal de la sociedad que representa.

 

Las preguntas formuladas:

 

“1. En la sociedad…… tenemos un socio disidente propietario del 7.25% de las acciones suscritas. Este socio constantemente solicita a este despacho copias de las actas de Junta Directiva por fuera de los plazos establecidos para el derecho de inspección, con el argumento de iniciar acciones legales y quisiera que ustedes me dieran un concepto al respecto de si estoy obligado a entregar dicha información o no.

 

2. De la misma manera, cuando este socio ejerce su derecho de inspección generalmente solicita adicional a los libros de contabilidad y estados financieros del ejercicio, el libro de registro de accionistas, el libro de actas de la asamblea de accionistas, el libro de actas de la Junta Directiva, copias de contratos de diferente índole entre ellos laborales, comerciales, de arrendamiento, nóminas, comprobantes de egreso, facturas de proveedores, etc., los cuales en años anteriores le han sido entregados sin ninguna restricción. Particularmente este año acudo a su despacho porque hemos emprendido un plan de reestructuración comercial y productiva ordenado por la Junta Directiva con el fin de establecer un plan de mercadeo estratégico para el año 2.013 y 2.014, donde en las actas de Junta Directiva han quedado plasmadas muchas de las estrategias de precios, desarrollos de nuevos productos, relaciones con proveedores, alternativas comerciales, registro de marcas comerciales, potencialización de canales de distribución, incorporación de nuevas tecnologías y gran parte de nuestro Know How que a mi criterio y el de la Junta pertenecen a la reserva de la compañía y son asuntos de carácter confidencial de nuestro negocio. Quisiéramos saber si con la situación enmarcada en este contexto cuando los socios durante los 15 días anteriores a la asamblea ordinaria de accionistas que se celebrará en el año 2.013 soliciten el libro de actas de Junta Directiva se lo debemos entregar o no y hasta donde llega el alcance de la documentación que pueden revisar”.

 

Para responder el primer interrogante debo manifestarle que en opinión de esta Entidad la sociedad está en el obligación de entregar a los accionistas copias de las actas que soliciten cuando se trata de iniciar acciones judiciales que así lo requieran, así lo ha expresado la Entidad a través del Oficio 220- 5552 de 20 de febrero de 2002, oportunidad en la que expresó:

 

“(….)

Con toda atención se refiere el Despacho a la consulta formulada…… mediante la cual solicita un pronunciamiento de la Entidad respecto de la obligación legal para el representante legal de entregar a solicitud de un socio copia de actas del máximo órgano social o de la junta directiva, con la finalidad de que las decisiones que ellas contienen sean impugnadas ante la autoridad competente.

(….)

Si bien en términos generales no es obligatorio para el representante legal dar copia de los documentos de la compañía. En este caso en particular, se trata de propiciar el ejercicio de un derecho reconocido en la ley y radicado en cabeza de los socios ausente o disidentes, lo anterior, implica para el administrador una obligación consistente en velar por la defensa de los derechos de los asociados suministrando un documento con la finalidad de discutir su legalidad ante los estrados judiciales competentes.

 

Es cierto que en caso de renuencia del administrador, tal circunstancia podrá afirmarse ante la autoridad judicial, que decidirá oficiar a la compañía para el envío del acta debidamente autorizada. Sin embargo, si la dilación en la entrega del documento ocasiona perjuicios a la sociedad, a terceros o a asociados, es el administrador quien deberá responder solidaria e ilimitadamente por aquellos, pues no puede excusarse en que no es obligatorio la entrega de documentos cuando el asociado ha advertido que pretende discutir su legalidad en ejercicio de los derechos a él conferidos por la ley. No debe olvidarse además, que eventualmente los perjuicios pueden ser evitados mediante una medida de suspensión provisional de la ejecución de las decisiones.

 

En consecuencia, en opinión de este despacho siempre que se trate de discutir ante autoridad competente la autenticidad o legalidad de un acta o la ejecución de las decisiones allí consignadas, es deber del administrador prestar su colaboración para lograr la certeza y la protección de los derechos de los interesados” (Destacado fuera de texto).

 

En cuanto al punto dos, debo manifestarle que son innumerables los conceptos que la Entidad ha expedido con relación al ejercido del derecho de inspección, uno de ellos, a través del Oficio 220- 082246 de 17 de septiembre de 2012, recopilando distintos conceptos relacionados con el asunto en consulta, expresó:

 

“(….)

Sobre el tema de los secretos industriales, actualmente denominado como secretos empresariales, la Entidad a través del Oficio 220- 21510 publicado el 30 de mayo del 2001, resuelve algunos interrogantes relacionados con el derecho de inspección y los criterios para determinar los secretos empresariales, entre otros temas, oportunidad en la que la Entidad expresó:

 

“(….)

3- El representante legal de una sociedad, ¿qué criterios debe observar para clasificar o calificar como secretos industriales, ciertas actividades o documentos de una sociedad? ¿Cómo establece que determinados documentos de ser consultados por los socios pueden causar un detrimento a la sociedad? (Art. 48 Ley 222 de 1995).

 

Sobre este particular punto nos permitimos remitirlo a lo establecido en la Decisión 486 de Diciembre de 2000 de la Comisión de la Comunidad Andina, modificatoria de la Decisión 344 de la Comisión del Acuerdo de Cartagena, relativa al Régimen Común sobre la Propiedad Industrial, en cuyo artículo 260 se establece:

 

“De los Secretos Empresariales

 

Artículo 260.- Se considerará como secreto empresarial cualquier información no divulgada que una persona natural o jurídica legítimamente posea, que pueda usarse en alguna actividad productiva, industrial o comercial, y que sea susceptible de transmitirse a un tercero, en la medida que dicha información sea:

 

a) secreta, en el sentido que como conjunto y en la configuración y reunión precisa de sus componentes, no sea generalmente conocida ni fácilmente accesible por quienes se encuentran en los círculos que normalmente manejan la información respectiva,

 

b) tenga un valor comercial por ser secreta; y

c) haya sido objeto de medidas razonables tomadas por su legítimo poseedor para mantenerla secreta.

 

La información de un secreto empresarial podrá ser referida a la naturaleza, características o finalidades de los productos; a los métodos o procesos de producción; o, a los medios o formas de distribución o comercialización de productos o prestación de servicios”.

 

No sobra manifestarle que la Decisión 486 sustituyó el concepto de SECRETOS INDUSTRIALES utilizado en la Decisión 344 por el de SECRETOS EMPRESARIALES, lo que a nuestro juicio resulta en todo acertado, teniendo en cuenta el objeto de regulación y protección. (….)”.

 

(….)

 

Otro de los temas, el ejercicio del derecho de inspección, a través del Oficio 220- 21510, se ha expresado:

 

“(….)

En efecto, ha manifestado esta entidad que “el derecho de inspección es un derecho inherente a la calidad de socio, el cual se encuentra consagrado de manera expresa en los artículos 369 y 447 de la legislación mercantil y el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, el cual consiste en la facultad de que disponen todos los asociados de una compañía de examinar, directamente o mediante persona delegada para tal fin, los libros y los comprobantes de la sociedad, con el fin de enterarse de la situación administrativa y financiera de la compañía en la cual realizaron sus aportes” (Oficio 220-81029 de agosto 31 de 1999, en Doctrinas y Conceptos Jurídicos, Superintendencia de Sociedades 2000, pág. 200).

(….)

 

….. el artículo 48 de la citada Ley determinó sus límites respecto a la materia misma sobre la cual se ejerce dicha facultad, restringiendo el acceso de los asociados en general a los documentos que contengan información sobre secretos industriales (empresariales), así como aquellos que de ser divulgados puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad.

(….)

Como se trata de una labor de fiscalización con finalidades puramente informativas, los socios no están facultados para hacer anotaciones de ninguna clase sobre los documentos facilitados ni para conocer y mucho menos difundir la información amparada con reserva documental, como los secretos técnicos, industriales o de política comercial ni entorpecer la marcha administrativa de la gerencia.

(….)”.

 

Por último, en el documento denominado GUÍA PRÁCTICA PARA LA REALIZACIÓN DE ASAMBLEAS Y JUNTAS DE SOCIOS, publicado el 11 de febrero de 2003, referido al tema del derecho de inspección la Entidad impartió instrucciones en el siguiente sentido:

 

“(….)

14. DERECHO DE INSPECCIÓN

 

Los socios tienen el derecho a inspeccionar libremente por sí mismos o por medio de sus representantes, los libros y papeles de la sociedad. (Art. 48 de la Ley 222 de 1995).

(….)

 

Anónima y en comandita por acciones: Dentro de los quince días hábiles anteriores a las reuniones de asamblea general en que se examinen los balances de fin de ejercicio.

El lugar que señala la ley para el ejercicio del derecho de inspección es la oficina de la administración que funcione en el domicilio principal de la sociedad.

Las controversias que se susciten en relación con el derecho de inspección serán resueltas por la entidad que ejerza inspección, vigilancia o control. En caso de que la autoridad considere que hay lugar al suministro de información, impartirá la orden respectiva.

 

Los administradores que impidan el ejercicio del derecho de inspección o el revisor fiscal que conociendo de aquel incumplimiento se abstuviere de denunciarlo oportunamente, incurrirán en causal de remoción.

 

Son objeto de inspección:

 

- Libros de actas del máximo órgano social

- Libros de actas de junta directiva

- Libros de registros de socios o accionistas

- Libros de contabilidad

- Correspondencia relacionada con los negocios

- Comprobantes y soportes de contabilidad

- Estados financieros

- Los demás documentos de que trata el artículo 446 del C. Co.

 

En ningún caso, este derecho se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad.

 

Conviene que los socios a quienes se les niegue el derecho de inspección y los administradores que lo permitan, dejen constancia sobre el particular, para facilitar el trámite en caso de que decidan acudir ante la autoridad administrativa.

(….)”.

 

De acuerdo con lo antes expuesto, queda en claro que por disposición legal el libro de actas de la junta directiva como el de registro de accionistas debe permanecer, junto con los demás libros y documentos de la sociedad, a disposición de los asociados durante el término de la convocatoria a efecto de que puedan ejercer el derecho de inspección que les otorga el legislador a quienes ostentan la calidad de socios o accionistas, con el fin de que se enteren de la situación administrativa y financiera de la compañía. Tal como quedo argumentado no permitir su examen, en la forma y los términos previstos en la ley o en los estatutos, es violatorio de la ley por tanto quienes lo impidan, además de incurrir en causal de remoción (Art. 48 de la Ley 222/95), podrían ser sujeto de las sanciones previstas en la ley (Art. 86, Núm. 3 Ley 222/95).

 

Adicionalmente, si bien el citado artículo 48 regula el derecho de inspección, también prevé que el mismo no puede versar sobre los secretos empresariales (Secretos industriales) o catalogados reservados, luego será obligación de los administradores de la sociedad tomar las medidas de protección conducentes a evitar que esa información sea conocida y utilizada en detrimento de la sociedad, pero resulta obvio concluir que las decisiones que se adopten al interior de la compañía no pueden ser violatorias de la ley desconociendo los derechos que el legislador le otorga a los accionistas de la misma, entre otros, “El de inspeccionar, libremente, los libros y papeles sociales dentro de los quince días hábiles anteriores a las reuniones de la asamblea general en que se examinen los balances de fin de ejercicio”. (Art. 379, Núm. 4 Cód. Co.).

 

Por último, la peticionaria debe tener presente el texto del último inciso del artículo 48 antes citado, allí también se prevé “Las controversias que se susciten en relación con el derecho de inspección serán resueltas por la entidad que ejerza la inspección, vigilancia o control. En caso de que la autoridad considere que hay lugar al suministro de información, impartirá la orden respectiva”.

 

Tal como puede observar el consultante la argumentación expuesta responde claramente la inquietud relacionada con el ejercicio del derecho de preferencia y de manera particular el tratamiento de los documentos e información que se consideran secretos empresariales.

 

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su escrito, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad (www.supersociedades.gov.co) o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.
 
 

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