REQUISITOS PARA LA ELABORACIÓN DE ACTAS EN LAS SAS CON ACCIONISTA ÚNICO

OFICIO SUPERSOCIEDADES 220-140496 DEL 14 DE JULIO DE 2017
 
 
 
Aviso recibo de su comunicación radicada con el número 2017-01-808907, mediante la cual expone una serie de consideraciones sobre el tema de la referencia y con base en ellas solicita aclarar, corregir o complementar el concepto emitido a través de oficio 220-047901 de 2015, en el sentido de indicar que en las sociedades por acciones simplificadas de accionista único, no se requiere la designación, ni firma de secretario en las actas del máximo órgano social y para tal efecto según los artículos 17 y 22 de la ley 1258 de 2008, solo se requiere la firma del accionista único o su representante.
 
Al respecto basta remitirse al texto del oficio No. 220-050053 del 06 de marzo de 2017, el cual expone el criterio de esta Superintendencia en torno al tema de la elaboración de actas en las SAS con accionista único, y en particular sobre la formalidad de suscribir las mismas por parte de presidente y secretario, aspecto frente al cual la Entidad ha concluido que en ese caso “la figura del presidente y secretario resulta inane, como quiera que se reitera, no existe una reunión propiamente dicha de ese accionista, amén de la obligación que le asiste de hacer constar sus decisiones en un acta”.
 
En efecto el oficio citado reza:
 
“De la formalidad de suscribir las actas por parte de presidente y secretario en la sas con accionista único y en otros tipos societarios””
 
Se recibió el escrito mediante el cual formula los siguientes interrogantes:
 
“1. En desarrollo de una asamblea de accionistas de una sociedad por acciones simplificada con accionista único, ¿el cargo de presidente y secretario lo puede desarrollar el accionista único simultáneamente, quien a su vez es el representante legal de la sociedad?
 
2. En desarrollo de una asamblea de accionistas de una sociedad por acciones simplificada con accionista único, ¿el cargo de presidente y secretario lo puede desarrollar una sola persona simultáneamente?
 
3. En desarrollo de una asamblea de accionistas de una sociedad comercial, cualquiera que sea, anónima, limitada, etc, ¿el cargo de presidente y secretario lo puede desarrollar una sola persona? 
 
Al respecto, es preciso señalar que al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1023 de 2012, esta oficina absuelve las consultas formuladas por los organismos públicos y privados, así como por los usuarios y particulares, de conformidad con las normas que rigen los servicios y funciones de la Superintendencia, en desarrollo de lo cual emite un concepto u opinión de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, cuyo alcance tendrá los efectos previstos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo contencioso Administrativo.
 
Bajo el anterior postulado, a título meramente ilustrativo procede efectuar las siguientes consideraciones generales:
 
Como es sabido, las Sociedades por Acciones Simplificadas fueron creadas por la Ley 1258 de 2008, la cual en el parágrafo del artículo 22, expresamente indica:
 
“En las sociedades con accionista único las determinaciones que le correspondan a la asamblea serán adoptadas por aquel. En estos casos, el accionista dejará constancia de tales determinaciones en actas debidamente asentadas en el libro correspondiente de la sociedad.”
 
De lo expresado se desprende que en las SAS, todas las decisiones del accionista único deben documentarse en un acta elaborada con sujeción a las reglas establecidas en el artículo 189 del Código de Comercio, obviamente en cuanto sea pertinente.
 
La norma antes citada establece:
 
“Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma…”
 
A su turno, se tiene que de acuerdo con la premisa general consagrada en el artículo 45 de la Ley 1258, a las SAS le aplican en su orden primero, las normas de esta misma ley; segundo las reglas que los estatutos prevean; tercero, las disposiciones de carácter legal que gobiernan las sociedades del tipo de las anónimas y por último, en cuanto no resulten contradictorias, las disposiciones generales que en materia de sociedades regula el Código de Comercio.
 
Nótese como, aun cuando la regla anterior remite a las disposiciones establecidas en el Código de Comercio, estas no son aplicables en su totalidad a las SAS con accionista único, como quiera que las decisiones que él adopte, deben consignarse en el acta respectiva, sin que ello implique la celebración de una reunión propiamente dicha, pues esta supone la presencia de dos o más accionistas, personalmente o debidamente representados. 
 
En consecuencia, la designación de un presidente y un secretario en este tipo de sociedades resulta inocua, pues no se trata de que estos cargos puedan o deban confluir en una sola persona como su escrito sugiere, sino que al no existir reunión, la exigencia en mención pierde toda relevancia.
 
Situación distinta ocurre en otro tipo de sociedades, como son las anónimas, limitadas, en comandita y colectivas, para las cuales sí es imperativa la obligación que la norma indica de elaborar las actas de las reuniones del máximo órgano social, con la firma del presidente y secretario de la reunión, de cuya lectura se infiere que uno y otro cargo deben ejercerlo personas distintas.
 
Así lo establece además el artículo 195 del Código de Comercio al señalar que las actas “…serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o junta de socios.”
 
En consecuencia, la designación de un presidente y un secretario en este tipo de sociedades resulta inocua, pues no se trata de que estos cargos puedan o deban confluir en una sola persona como su escrito sugiere, sino que al no existir reunión, la exigencia en mención pierde toda relevancia.
 
Situación distinta ocurre en otro tipo de sociedades, como son las anónimas, limitadas, en comandita y colectivas, para las cuales sí es imperativa la obligación que la norma indica de elaborar las actas de las reuniones del máximo órgano social, con la firma del presidente y secretario de la reunión, de cuya lectura se infiere que uno y otro cargo deben ejercerlo personas distintas.
 
Así lo establece además el artículo 195 del Código de Comercio al señalar que las actas “…serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o junta de socios.”
 
En consecuencia, sólo en aquéllas sociedades del tipo de las SAS con un accionista único, la figura del presidente y secretario resulta inane, como quiera que se reitera, no existe una reunión propiamente dicha de ese accionista, amén de la obligación que le asiste de hacer constar sus decisiones en un acta.
 
Al respecto, esta entidad se ha pronunciado en relación con la obligatoriedad de llevar libros de actas en las SAS con accionista único. Basta traer a colación apartes del oficio 220-072903 del 03 de Septiembre de 2012, en donde se indicó:
 
“(…)
 
“Frente a la consulta qué libros de actas debe llevar cuando se trata de una SAS con accionista único, es pertinente informarle que con fundamento en la argumentación precedente como el accionista único, mientras esa situación se  mantenga, asume las funciones que le son propias a la asamblea general de accionistas, resulta obvio que será ese el libro de actas el que debe registrarse en la Cámara de Comercio. (Art. 17 Cit.).
 
Afirmación que también encuentra sustento en lo dispuesto en el parágrafo del artículo 22, que contempla que las decisiones que corresponden a la asamblea general de accionistas serán adoptadas por el accionista único, caso en el cual “el accionista dejará constancia de tales determinaciones en actas debidamente asentadas en el libro correspondiente de la sociedad”.
 
Y no puede ser en libro distinto si se tiene en cuenta que el accionista único tomará las decisiones que corresponden a la asamblea general conforme las
funciones señaladas en el artículo 420 C. de Co. citado mientras esa situación se conserve, lo cual quiere significar que cuando exista pluralidad de accionistas se entiende conformado el máximo órgano social, luego las decisiones que se adopten bajo esa nueva condición deben constar en actas que continuarán asentándose en el libro de actas ya registrado (Artículo 28, numeral 7 del Cód de Comercio, modificado por el artículo 175 del Dec-Ley 19 de 2012, que señala que deberán inscribirse en el registro mercantil, entre otros, ”Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y junta de socios”)…” (n.f.t)
 
(…)
 
De conformidad con lo expuesto es dable confirmar que sin perjuicio del concepto emitido en el oficio220-047901 de 2015 respecto a la necesidad de elaborar en las SAS las actas a que hubiere lugar, resulta claro que cuando se trate de una sociedad por acciones simplificada, con accionista único, las actas deben ser suscritas por el mismo o por su representante.
 
En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida con los efectos descritos en el Art. 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo

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