CORRECCION DE ESTADOS FINANCIEROS - CAUSAL DE DISOLUCION POR PERDIDAS

Oficio SUPERSOCIEDADES 220-177556 Del 05 de Diciembre de 2012

 

ASUNTO: Corrección de los Estados Financieros y Causal de disolución por pérdidas

 

Me refiero a su comunicación radicada con el número 2012-01- 311518, mediante la cual informa haber sido contratado como contador de una sociedad limitada cuya participación de los socios que además son hermanos, corresponde al 50% de cuotas a cada uno, una semana antes de mi contratación uno de los Socios que a la vez desempañaba el cargo de Representante Legal ha fallecido; la entidad hacía un mes no contaba con el servicio de un profesional en contaduría, en razón a que la persona que desempañaba ese cargo, cambio su domicilio a otra ciudad.

 

En las verificaciones que he venido haciendo encontré las siguientes situaciones:

 

1. La Entidad reporta anualmente informes a la Supersociedades.

 

2. Verificando el libro mayor y balances al corte de diciembre 31 de 2011, encontré que la entidad tiene registrada pérdidas acumuladas por 57 millones y a su vez el resultado del ejercicio de ese año arrojó una pérdida de 26 millones; sin embargo, al comparar este panorama con los estados financieros reportados a la Supersociedades, encuentro que los valores de la pérdida del ejercicio y de las pérdidas acumuladas fueron alterados, reportando utilidad acumulada de 44 millones y a su vez una utilidad por el ejercicio del año 2011 por 20 millones, dejando de reportar en el patrimonio la suma de 149 millones de superávit por valorizaciones a fin, de compensar el valor de patrimonio y dejar las demás cifras de activos y pasivos iguales a lo asentado en el libro mayor y balances.

 

3. De otro lado el libro mayor y balances a junio 30 de 2012 presentaba un saldo de 300 millones en caja, los cuales eran inexistentes, situación ante la cual indicaron el otro socio, la encargada de tesorería y la anterior contadora que esos dineros fueron utilizados por el socio fallecido y que nunca permitió que los mismos se le cargaran a cuenta por cobrar a socios; ante esta situación efectúo un ajuste cargando los mismos al socio fallecido, elaborando igualmente la correspondiente nota a los estados financieros con corte a julio de 2012, indicando que este ajuste es provisional hasta tanto, el 50% de las cuotas correspondiente al socio fallecido sean asignadas a sus herederos y en una junta de socios se tomen las medidas correspondientes del caso, sea de investigar la versión ya mencionada del faltante en caja o la de asumir ese gasto en la empresa.

 

4. Al verificar la composición del patrimonio, encuentro un asiento en el superávit de capital correspondiente a un crédito mercantil, por valor de 149 millones, con un contrapartida en el activo, situación que no es acorde a lo preceptuado en el decreto 2649 de 1993 artículo 66, en razón a que este crédito mercantil no fue pagado efectivamente, sino, que presuntamente fue un ajuste que buscaba netamente ocultar la causal de liquidación en que viene incursa la empresa por disminución de su patrimonio a una cifra negativa. Ante este panorama efectué el ajuste correspondiente a fin de mostrar el patrimonio real de la Entidad, elaborando la correspondiente nota explicatoria en el estado financiero a corte de julio 31 de 2012.

 

5. El trámite de sucesión del socio fallecido se encuentra radicada en un juzgado de familia.

 

De acuerdo con este panorama me permito efectuar los siguientes interrogantes:

 

A. ¿Conociendo que los estados financieros que fueron reportados a la Supersociedades por el año 2011 no corresponden a la realidad, debo esperar hasta el mes de febrero y marzo de 2013 que son los vencimientos para el reporte de la información financiera del año 2012, para reportar correctamente los estados financieros del año 2011 (ya que se reporta 2012 y 2011) y adjuntar las Notas a los estados Financieros del año 2012, donde se indica y aclara todas estas inconsistencias? O que debo hacer?

 

B. Estando esta entidad en causal de liquidación y al no poderse efectuar una Junta de Socios, en razón a que sólo existe uno, y las normas indican que las decisiones en este tipo de sociedades deben ser plurales, como se pueden tomar decisiones en el sentido de liquidar la empresa o capitalizarla, sabiendo que para estos efectos se requiere que el máximo órgano tome las decisiones del caso y la respectiva acta debe ser formalizada en la respectiva Cámara de Comercio?

 

Para efectos de responder los interrogantes por usted planteados, lo primero que debe tenerse en cuenta, es que de acuerdo con el artículo 19 del Decreto 2649 de 1993, es que la responsabilidad de la preparación y presentación de los estados financieros de una sociedad comercial, recae en el administrador, en este caso del gerente, quien tiene el deber de presentar al máximo órgano social los estados financieros para que éste decida sobre las medidas a adoptar. .

 

Respecto del primer interrogante, es preciso manifestar que la Superintendencia ha emitido múltiples pronunciamientos, los que podrá encontrar en la página web de este organismo, en la siguiente dirección: www.supersociedades.gov.co.

No obstante lo expresado, me permito transcribir apartes de algunos de estos oficios, así:

 

Oficio 340-001773 del 18 de enero de 2005:

 

“….De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 40 de la Ley 222 de 1995:

 

“Las entidades gubernamentales que ejercen inspección, vigilancia o control, podrán ordenar rectificar los estados financieros o las notas que no se ajusten a las normas legales.

 

Tratándose de estados financieros de fin de ejercicio, las rectificaciones afectarán el período objeto de revisión, siempre que se notifique dentro del mes siguiente a la fecha en la cual se hayan presentado en forma completa ante la respectiva autoridad. Pasado dicho lapso las rectificaciones se reconocerán en el ejercicio en curso…

 

En tal sentido, dentro de su competencia y de acuerdo con las atribuciones conferidas por la ley (artículos 82, 83, 84 y 85 ley 222 de 1995 ) si esta Entidad advierte inconsistencias de tipo contable en los estados financieros procederá conforme a lo contemplado en la norma antes transcrita, es decir, ordenando las rectificaciones a que hubiere lugar, pero quien debe realizarlas es quien se desempeña como representante legal en el momento de efectuar los ajustes correspondientes, pues el saliente ya no tiene injerencia en la sociedad, pudiendo, si fuere comprobado por esta Entidad la ocurrencia de irregularidades que distorsionan la información contable o financiera, imponer sanciones pecuniarias a los responsables de estas situaciones….”.

 

Oficio 115-035282 del 13 de mayo de 2008:

 

“…Concordante con lo anterior, si después de haber preparado y presentado los estados financieros al Máximo Órgano Social, se establece que se incurrió en errores u omisiones como el expuesto en la consulta, la administración del ente económico deberá evaluar la materialidad e importancia relativa de las inconsistencias y dependiendo de las mismas, se presentan dos opciones:

 

a. Reabrir los libros del año inmediatamente anterior, hacer las correcciones y convocar al máximo órgano social para la aprobación de los nuevos estados financieros, ó,

 

b. Efectuar las correcciones en el período en que se advierten, haciendo las revelaciones en las notas a los estados financieros.

 

Para este segundo caso, si las correcciones afectan el estado de resultados, el Plan Único de Cuentas para Comerciantes contenido en el Decreto 2650 de 1993 y sus modificatorios, dispone que la cuenta a utilizar, relacionada con este tema, cuando la corrección afecta los ingresos, es la denominada e identificada con el código PUC 4265-Ingresos de Ejercicios Anteriores y en caso contrario, es decir, si afecta los gastos, la cuenta es la 5375 Gastos Extraordinarios, subcuenta 531515 costos y gastos de ejercicios anteriores.

Finalmente, en el evento de que la sociedad hubiera reportado información financiera a esta Entidad, si la administración de la sociedad escoge la opción de modificar los estados financieros, deberá solicitar autorización para la retransmisión indicando claramente las circunstancias que obligan a dicha rectificación y sus efectos, así como los rubros y valores que se modifican…”

 

En lo que corresponde al segundo interrogante y con la misma observación anterior, en cuanto a que la decisión de disolver o liquidar la empresa, si bien es del máximo órgano social, es deber del representante legal, poner en su conocimiento la situación que podría dar lugar a su disolución; así pues y comoquiera que en el caso planteado uno de los dos socios falleció, el Código de Comercio, en el artículo 378, consagra lo siguiente: “ las acciones serán indivisibles y, en consecuencia, cuando por cualquier causa legal o convencional una acción pertenezca a varias personas, éstas deberán designar un representante común y único que ejerza los derechos correspondientes a la calidad de accionista.

A Falta de acuerdo, el juez del domicilio social designará el representante de tales acciones a petición de cualquier interesado.

El albacea con tenencia de bienes representará las acciones que pertenezcan a la sucesión ilíquida. Siendo varios los albaceas designarán un solo representante, salvo que uno de ellos hubiese sido autorizado por el juez para tal efecto. A falta de albacea, llevará la representación la persona que elijan por mayoría de votos los sucesores reconocidos en juicio”. (la negrilla no es del texto).

 

Por tanto, el heredero que hubiere sido designado como representante de las acciones del socio fallecido, deberá junto con el otro socio, conformar la junta de socios y adoptar las decisiones relacionadas con la capitalización o disolución de la sociedad. Para el efecto, es del caso mencionar que el artículo 220 del Código de Comercio, por el cual entre otras, se establecía un plazo de seis meses para adoptar una decisión, fue modificado por el artículo 24 de Ley 1429 de 2010, el que amplió el plazo a 18 meses y cuyo texto para los fines pertinentes, se transcribe a continuación:

 

“ARTÍCULO 24. DETERMINACIÓN DE LA CAUSAL DE DISOLUCIÓN DE UNA SOCIEDAD. Cuando la disolución requiera de declaración por parte de la asamblea general de accionistas o de la junta de socios, los asociados, por la mayoría establecida en los estatutos o en la ley, deberán declarar disuelta la sociedad por ocurrencia de la causal respectiva e inscribirán el acta en el registro mercantil.

 

Los asociados podrán evitar la disolución de la sociedad adoptando las modificaciones que sean del caso, según la causal ocurrida, siempre que el acta que contenga el acuerdo se inscriba en el registro mercantil dentro de los dieciocho meses siguientes a la ocurrencia de la causal.

 

 

Cuando agotados los medios previstos en la ley o en el contrato para hacer la designación de liquidador, esta no se haga, cualquiera de los asociados podrá acudir a la Superintendencia de Sociedades para que designe al liquidador. La designación por parte del Superintendente procederá de manera inmediata, aunque en los estatutos se hubiere pactado cláusula compromisoria.

 

La referida designación se hará de conformidad con la reglamentación que para el efecto expida el Gobierno Nacional.”

 

En los anteriores términos se han atendido sus inquietudes, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento y de lo Contencioso Administrativo.
 
 

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