FUNCIONES DEL REVISOR FISCAL- DERECHO DE INSPECCIÓN

 
OFICIO SUPERSOCIEDADES  220-142203 DEL 15 DE JULIO DE 2016
 
 
Me refiero a su comunicación enviada a esta Entidad y radicada con el número 2016-01-347253, mediante la cual en ejercicio del derecho de petición formula las siguientes preguntas:
 
1- Dentro de las facultades de certificación que tiene el revisor fiscal, puede este órgano de control expedir certificaciones solicitadas por los socios o accionistas, deudores, acreedores, acerca de operaciones comerciales de la sociedad y sobre aspectos contables de esas operaciones?
 
2- Que información (y de que naturaleza) de la solicitada por los socios o accionistas está obligado a suministrar el revisor fiscal de acuerdo a las funciones previstas en el artículo 207 y demás normas vigentes?
 
3- En cabeza de que órgano social o de la sociedad está la facultad de entregar a los socios o accionistas información contable, económica, administrativa y jurídica?
 
4- Está obligado el revisor fiscal a contestar derechos de petición formulados por los socios o accionistas, deudores, acreedores, sobre la situación contable, administrativa, económica y jurídica de la sociedad o de cualquier asunto relacionado con la compañía?
 
5- Cuáles son los alcances de las facultades de los socios o accionistas frente al derecho de inspección de que trata el artículo 48 de la ley 222 de 1995?
 
Sobre el particular, es pertinente precisar que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades emite los conceptos de carácter general a que haya lugar sobre las materias de su competencia, razón por la cual sus repuestas en esta instancia no están dirigidasresolver situaciones de índole particular y concreta.
 
1- Para absolver las inquietudes contenidas en los numerales 1, 2 y 5, este Despacho se pronunció con un tema similar al respecto mediante el oficio 340- 062858 del 30 de noviembre de 2004, que reitera el concepto emitido por esta Entidad a través del oficio 340-72295 del 30 de julio de 1999, en el sentido de indicar que el revisor fiscal no puede suministrar informes, datos a un accionista de manera individual o particular, sólo puede hacerlo ante el máximo órgano social, apartes del que se transcribe a continuación la parte pertinente:
 
“ (…)
 
El Código de Comercio establece que el revisor fiscal debe rendir dos informes como son: el contenido del dictamen sobre los estados financieros y el contenido del informe al máximo órgano social.
 
Aparte de las funciones del revisor fiscal contempladas en el artículo 207 del Código de Comercio, el artículo 38 de la Ley 222 de 1995 le estableció la función de dictaminar aquellos estados financieros certificados que se acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de este, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoria generalmente aceptadas.
 
El artículo 7º de la Ley 43 de 1990, relacionado con las normas de auditoria generalmente aceptadas, en cuanto a las relativas a la ejecución del trabajo expresa:
 
a. El trabajo debe ser técnicamente planeado y debe ejercerse una supervisión apropiada sobre los asistentes, si los hubiere.
 
b. Debe hacerse un apropiado estudio y una evaluación del sistema de control interno existente, de manera que se pueda confiar en él como base para la determinación de la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoria.
 
c. Debe obtenerse evidencia válida y suficiente por medio del análisis, inspección observación, interrogación, confirmación y otros procedimientos de auditoria, conel propósito de allegar bases razonables para el otorgamiento de un dictamen sobre los estados financieros.
 
En cuanto a las normas relativas a la rendición de informes, señala: 
 
Siempre que el nombre de un contador público sea asociado con estados financieros, deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con tales estados. Sí practicó un examen de ellos, el contador público deberá expresar claramente el carácter de su examen, su alcance y su dictamen profesional sobre lo razonable de la información contenida en dichos estados financieros.
 
El artículo 214 del Código de Comercio consagra que , el revisor fiscal deberá  guardar completa reserva sobre los actos o hechos de que tenga conocimiento en ejercicio de su cargo y solamente podrá comunicarlos o denunciarlos en la forma y casos previstos expresamente en las leyes”
 
Así las cosas, el revisor fiscal no puede suministrar a ningún accionista de manera individual o particular, informes, datos ni explicaciones relacionadas con sus  funciones, solamente puede y debe hacerlo ante la asamblea general de accionistas o junta de socios, o ante la junta directiva.”
 
2- Frente a la tercera inquietud, me permito señalar que corresponde al órgano de la administración de la compañía a través del representante legal, suministrar la información contable, económica, administrativa y jurídica, en ejercicio del derecho de inspección previsto en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, que al efecto señala:
 
“Los socios podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, en los términos establecidos en la ley, en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad. En ningún caso, este Derecho se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados. Puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad.
 
Las controversias que se susciten en relación con el derecho de inspección serán resueltas por la entidad que ejerza la inspección, vigilancia o control. En caso de que la autoridad considere que hay lugar al suministro de información, impartirá la orden respectiva.
 
Los administradores que impidan el ejercicio del derecho de inspección o el revisor fiscal que conociendo de aquel incumplimiento se abstuviere de denunciarlo oportunamente, incurrirán en causal de remoción. La medida deberá hacerse efectiva por la persona u órgano competente para ello o, en subsidio, por la entidad gubernamental que ejerza la inspección, vigilancia o control del ente”. (El llamado es nuestro).
 
Al respecto, es oportuno transcribir apartes del concepto emitido por esta Entidad a través del oficio 220-116-059 del 21 de agosto de 2013, apartes del mismo a continuación me permito transcribir:
 
(“…”)
 
ii) Del estudio de la norma antes transcrita, se desprende que la misma regula varios aspectos importantes relacionados con el derecho de inspección, saber:
 
a) que los socios podrán ejercerlo sobre los libros y papeles de la sociedad;
 
b) en las oficinas de la administración del domicilio principal de la sociedad; 
 
c) que dicho derecho no podrá hacerse extensivo sobre documentos que versen sobre secretos industriales; 
 
d) que las controversias que se susciten en torno al derecho de inspección serán resueltas por la entidad que ejerza la inspección, vigilancia o
control;
 
e) que los administradores que impidan el ejercicio del derecho de  inspección o conociendo el incumplimiento se abstuvieren de denunciarlo oportunamente, incurrirán en causal de remoción.
 
iii) En cuanto al primer aspecto, se refiere a que los socios solamente podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y documentos de la sociedad, en los términos establecidos por la ley para cada tipo de sociedad, por ejemplo en las sociedades de responsabilidad limitada se puede hacer en cualquier tiempo (artículo 369 del Código de Comercio), so pena de sanciones a los administradores que impidan el ejercicio de tal derecho; en las sociedades por acciones, el derecho de inspección podrá ejercerse dentro de los quince días anteriores a la reunión de asamblea (artículo 379 ibídem); en las sociedades por acciones simplificada SAS, el aludido derecho se podrá ejercer durante los cinco (5) días anteriores a la reunión, a menos que en los estatutos se convenga un término superior (artículo 20 Ley 1258 de 2008), etc.
 
iv) En relación con el segundo aspecto, se observa que el artículo 447 de la legislación mercantil, consagra que el derecho de inspección sobre los libros de la sociedad y sobre los comprobantes de contabilidad, así como sobre los papeles sociales, debe llevarse a cabo en las oficinas donde funcione la administración de la compañía, independientemente del tipo societario de que se trate y las delimitaciones que tenga, pues no hay duda en cuanto que los asociados en aras de facilitar un normal desenvolvimiento del ente social deben procurar no entorpecer el ritmo normal de sus actividades.
 
Ahora bien, dentro de la estructura en que se desenvuelve una compañía y con el fin de lograr una mayor funcionalidad de sus actividades, pueden existir dentro de las oficinas de administración de la misma, áreas perfectamente delineadas donde se puedan adelantar ciertas actividades, tales como obtener determinada información, ejercer el derecho de inspección, radicar correspondencia y presentar poderes para la representación en la reunión del máximo órgano social.
 
(“…”)
 
Sin embargo, es de advertir que es deber de los administradores tener a disposición de los asociados en forma permanente los libros y demás documentos que señale la ley, en otras palabras dicha información debe encontrarse disponible al momento en que cualquiera de ellos acuda a las oficinas de la sociedad para su inspección. En todo caso, y en el evento de que la administración tenga que ubicar los documentos que no hayan sido suministrados, la búsqueda de los mismos debe adelantarse de manera diligente, procurando siempre dar un trato equitativo a todos los socios y respectar el ejercicio del derecho de inspección a los mismos (numeral 6 del artículo 23 de la Ley 222 de 1995).”
 
Respecto al quinto interrogante, procede remitirse a los apartes pertinentes del Oficio 220-139378 del 09 de octubre de 2013, que reiteró el concepto emitido por esta Entidad mediante oficio 220-109678 del 12 de diciembre de 1999, relacionado con los alcances del derecho de inspección, en donde esta entidad expresó:
 
(“…”)
 
Al respecto, esta entidad ha manifestado que el derecho de inspección es "un derecho esencial del asociado pero no por ello se puede afirmar que tiene carácter absoluto frente a las compañías, la ley (Código de Comercio, artículos 379, numeral 4 y 447) le señala contornos temporales y de contenido".
 
"Estima esta Superintendencia que lo fundamental a dilucidar es lo relacionado con el contenido de ese derecho, o para el caso en concreto, cuales son aquellos "libros y papeles sociales" y "los libros y demás comprobantes exigidos por la ley" aludidos en las disposiciones legales citadas"
 
"…Los límites temporales los ha definido el legislador (15 días hábiles), pero no los cualitativos, por lo que incumbe a la doctrina su precisión, en orden a evitar trastornos en la mecánica administrativa de las empresas y a precaver que los competidores conozcan los secretos industriales y comerciales y el know-how que son intangibles muy valiosos de todo empresario. Esa es la tendencia doctrinaria y legislativa para proteger la empresa".
 
"De ahí que no todos los documentos vinculados con las operaciones y negocios deben ponerse a disposición de los accionistas y si se trata de libros de contabilidad es indudable que el libro de registro de acciones técnicamente no puede considerarse pieza contable. Pero el legislador no lo ha excluido expresamente de los que pueden ser objeto de la inspección previa a la asamblea. (Doctrinas y Conceptos Jurídicos- 1995– Superintendencia de Sociedades, página 171).
 
Referente al punto anterior, el citado artículo 48 de la ley 222, consagra que "En ningún caso, este derecho se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad". (…).
 
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales tienen el alcance a que alude el artículo 28 del Código de procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

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