REGISTRO EN LA CÁMARA DE COMERCIO ES CONSTITUTIVO DE LA CONDICIÓN DE REPRESENTANTE LEGAL

 

OFICIO SUPERSOCIEDADES 220-021774 DEL 11 DE FEBRERO DE 2014

EL REGISTRO EN LA CÁMARA DE COMERCIO ES CONSTITUTIVO DE LA CONDICIÓN DE REPRESENTANTE LEGAL (SE REITERA POSICIÓN).

Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual pone de presente algunas consideraciones relacionadas con el carácter constitutivo y/o declarativo del registro mercantil, que sustenta a través de jurisprudencia de la Corte Constitucional y del Consejo de Estado; la autorizada opinión del Dr. Néstor Humberto Martínez y pronunciamientos proferidos por la Entidad, para luego formular las siguientes consultas:

"1. ¿El certificado de Cámara de Comercio es la única prueba que evidencia el nombramiento de un representante legal o es posible utilizar otros medios probatorios que tengan validez para este efecto?

2. ¿Qué sucedería en el evento en que el nombramiento de una persona como representante legal de una sociedad se encuentre en trámite de registro y no aparezca en el certificado cómo inscrito? ¿Podría esta persona representar a la sociedad en ese evento?".

Sobre el particular, previamente es necesario reiterar en esta oportunidad la posición que en materia de registro mercantil sustenta la Entidad, según el cual el registro es constitutivo de la calidad de representante legal o lo que es lo mismo, la designación de quien es nombrado para ocupar el cargo de representante legal de una sociedad sólo produce efectos jurídicos cuando su nombramiento haya sido inscrito en el registro mercantil. Cómo la argumentación que ha sustentado la posición de esta Entidad, de acuerdo con su escrito, es de su conocimiento, basta entonces con traer a colación algunos apartes de la sentencia C.-621 de 2003, a través de la cual la Corte Constitucional declara la exequibilidad condicional de los artículos 164 y 442 del Código de Comercio y de algunos conceptos cuya argumentación y consideraciones responden las preguntas planteadas, a saber:

1. Entre otros argumentos la Entidad ha expresado que conforme con lo dispuesto en el artículo 164 del Código de Comercio "Las personas inscritas en la cámara de comercio.... como representantes de una sociedad..... conservarán tal carácter para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección (...)" (Resaltado fuera del texto).

A su turno, el numeral 4º del artículo 29 del Ord. Cit. señala que "...los actos y documentos sujetos a registro no producirán efecto respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripción." (Negrilla nuestra), de donde se ha concluido que el registro del nombramiento en la Cámara de Comercio es constitutivo de la condición de representante

legal, por ejemplo, por lo que es a partir de ese momento que él así designado e inscrito se encuentra en ejercicio de las funciones que la ley y los estatutos le imponen al cargo.

Es así que a través del Oficio 220- 75107 de 11 de noviembre de 2003, reiterado, entre otras oportunidades, a través del Oficio 220-104512 de 2 de noviembre de 2010, expresó, con fundamento en la normatividad mencionada "….se colige entonces, que el registro del nombramiento en la Cámara de Comercio correspondiente, es constitutivo de la condición de representante legal, principal o suplente, por tanto a partir de la fecha del mismo, el designado para el cargo de principal, se encuentra en el ejercicio de las funciones legales y estatutarias que el cargo impone, mientras que para el caso de la suplencia, surge la expectativa para reemplazar al principal en las faltas absolutas, temporales o accidentales del mismo.

(….)

Ahora bien, en cuanto a las prohibiciones, por vía de ejemplo, en el artículo 185 del C. de Co., el legislador dispone que salvo los casos de representación legal, los administradores no podrán representar cuotas o acciones diferentes a las propias, en reuniones del máximo órgano social, ni votar los balances de fin de ejercicio ni las de liquidación, mientras estén en el ejercicio de sus cargos, expresión que en concepto de esta Superintendencia "....hace referencia al desarrollo real de las actividades propias del cargo discernido, en este caso, del de administrador, por lo que no es suficiente la designación y su aceptación para que pueda hablarse de su ejercicio, pues la ley es muy clara y en parte alguna establece la prohibición para las personas que hayan sido designadas sino para aquellas que estén en ejercicio del cargo...", concepto que concluye expresando que "(...) están inhabilitados para representar acciones ajenas los directivos suplentes que hayan ejercido el cargo..." (Resaltado no es del texto- Res. 0811 de 12 de diciembre de 1980).

En resumen, inscritos los nombramientos de quienes representan legalmente una compañía, se entiende que de inmediato asumen las funciones que le son propias, su no ejercicio o el abandono de las gestiones, además de que en nada modifica la investidura, sería violatorio de la ley por cuanto a ellos corresponde, entre ellas, velar por el estricto cumplimiento de la ley y los estatutos; el adecuado desarrollo del objeto social y el funcionamiento de la compañía (Art. 23 Cit. Ley), luego las acciones u omisiones de los administradores dará lugar a la aplicación del régimen de responsabilidad que asumen frente a la sociedad, asociados y terceros en general. Situación diferente se predica respecto de las prohibiciones o inhabilidades, eventos en que habrá de tenerse en cuenta la calidad de principal o suplente, en ejercicio de las gestiones propias del cargo del titular, según el caso".

En otro pronunciamiento, a través del Oficio 220- 49546 de 27 de septiembre de 2004, se expresó "Al respecto, la Corte Constitucional en Sentencia C-621 del 29 de julio de 2003, al pronunciarse sobre la constitucionalidad de los artículos 164 y 442 del Código de Comercio, afirmó lo siguiente: "del texto de los artículos acusados no se deduce con claridad si los efectos de la falta de inscripción del "nuevo nombramiento" se producen

únicamente frente a terceros. En efecto, las normas no sólo no lo señalan, sino que el artículo 164 dice que el representante o revisor "para todos los efectos legales" continuará siendo el que aparece inscrito. Aunque es dable pensar que el conocimiento que tengan los socios respecto de la causa que puso fin al ejercicio del cargo hace que frente a ellos y a la sociedad sí sea oponible la desvinculación y que por lo tanto ante ellos no exista la responsabilidad inherente a la función de representante legal o revisor fiscal, en cierta clase de sociedades, especialmente en las anónimas, no es presumible el conocimiento general por parte de los socios respecto de la renuncia, remoción, muerte o cualquier otra causa de retiro del cargo.

El precepto normativo permite concluir que el registro del nombramiento de representante legal o revisor fiscal tiene un carácter constitutivo, en cuanto a que los efectos jurídicos de la designación no se producen sino con la inscripción en la Cámara de Comercio, pues la norma expresamente señala que para todos los efectos legales quien figure como revisor o representante legal, lo seguirá siendo hasta tanto continúe inscrito en el registro mercantil".

2. La Corte Constitucional en la mencionada sentencia (C-621 del 29 de julio de 2003) al examinar la legalidad de los artículos 164 y 442 Cit. claramente expresa. "Ahora bien, especial importancia reviste la representación legal respecto de la posibilidad que tiene la sociedad de comparecer en juicio como demandante o demandada. En efecto, de acuerdo con las normas procesales, las sociedades, como personas jurídicas que son, comparecen al proceso por medio de sus representantes legales. Dentro de los requisitos de toda demanda incoada por o en contra de una persona jurídica, es menester señalar el nombre y domicilio de su representante legal y acompañar la prueba de tal representación, que en el caso de las sociedades comerciales es el certificado expedido por la cámara de comercio sobre lo anotado en el registro. Este certificado de existencia y representación legal, ha dicho esta Corporación, "es prueba necesaria para acreditar la representación legal de una persona jurídica privada. La calidad de representante legal de una persona jurídica no se puede probar a través del medio que libremente se escoja". (Sentencia T-382 de 2002. M.P Marco Gerardo Monroy Cabra)".

En otro de sus apartes también se lee: "Como puede verse, el alcance normativo de las anteriores disposiciones (Se refiere a los artículos 164 y 442 del Código de Comercio) consiste en establecer que la designación de representantes legales y revisores fiscales sólo produce efectos jurídicos cuando ha sido inscrita en el registro mercantil. Ahora bien, cuando por cualquier causa (renuncia, remoción, muerte, etc.), la persona cuyo nombre aparece inscrito deja de ocupar cargo, el sólo registro de este hecho no es suficiente para que cesen sus obligaciones y responsabilidades como tal, pues lo que determina esta cesación no es el registro de la renuncia, remoción, muerte, incapacidad o cualquier otra circunstancia que ponga fin al ejercicio de sus funciones, sino la inscripción cómo representante legal o revisor fiscal de la persona llamada a reemplazarlo.

En efecto, a pesar de que el artículo 163 del Código de Comercio permite el registro de la revocación de los administradores o revisores fiscales, no es ésta inscripción la que pone fin a las obligaciones y responsabilidades de quienes ejercen estos cargos, sino que, por mandato de las normas acusadas, solamente el "registro de un nuevo nombramiento" desvincula definitivamente tal responsabilidad suya frente a la sociedad"

3. Por último, también resulta pertinente poner de presente que la Corte Constitucional en la sentencia T- 382 de 2002, precedentemente citada, a la que alude precisamente la C-621, uno de sus considerandos indica:

"El certificado de existencia y representación legal es prueba necesaria para acreditar la representación legal de una persona jurídica privada.

La calidad de representante legal de una persona jurídica no se puede probar a través del medio que libremente se escoja. El Código de Comercio en su artículo 117 consagra:

"(....) Para probar la representación de una sociedad bastará la certificación de la cámara respectiva, con indicación del nombre de los representantes, de las facultades conferidas a cada uno de ellos en el contrato y de las limitaciones acordadas a dichas facultades, en su caso."

Como se observa, al consagrar esta forma particular de probar la representación legal de una sociedad, se limita la libertad probatoria de quien desee acreditar tal hecho. En efecto, se trata de una prueba solemne sin la cual no se tendrá acreditada la facultad para obrar en nombre de la sociedad.

Siendo esto así, el juez que al momento de reconocer un nuevo apoderado dentro del proceso desee verificar que éste ha obtenido poder del representante legal de la persona jurídica parte en el proceso, sólo podrá encontrar probada tal circunstancia en el certificado de existencia y representación legal de la entidad con el cual podrá cotejar si quien otorga poder para actuar en el proceso es quien representa legalmente a la sociedad". (Destacados nuestro).

En ese orden de ideas, la argumentación antes expuesta permite responder los interrogantes planteados de la siguiente manera:

1. Tal como lo ha expresado la Corte Constitucional, en diversas sentencias, y sustenta la Entidad en sus pronunciamientos, el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio es el único documento que acredita y faculta a una persona para obrar en nombre de una sociedad.

2. Pese a que la hipótesis planteada no es muy clara, el tema del registro mercantil queda resuelto en lo expuesto en el numeral precedente.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su escrito, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad (www.supersociedades.gov.co) o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.

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