JUNTA DIRECTIVA – OBLIGACIÓN DE REALIZAR REUNIONES Y ELABORAR LAS ACTAS RESPECTIVAS

 

OFICIO SUPERSOCIEDADES 220-21771 DEL 11 DE FEBRERO DE 2014

ASUNTO: JUNTA DIRECTIVA – OBLIGACIÓN DE REALIZAR REUNIONES Y ELABORAR LAS ACTAS RESPECTIVAS.

Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2013-01-556303, por la cual realiza la siguiente consulta:

"Una Sociedad por Acciones Simplificada tiene estipulado dentro de sus estatutos sociales que la Junta Directiva se reunirá mensualmente sin embargo las necesidades de la empresa y el desarrollo de los negocios no han hecho necesario que la junta se reúna con la frecuencia indicada en los estatutos y por no haber existido tales reuniones tampoco existen actas. En la actualidad la Asamblea de Accionistas pretende hacer una reforma estatutaria para eliminar la Junta Directiva como Órgano Social.

Consulta:

¿Qué constancia se debe dejar sobre las reuniones de Junta Directiva y las respectivas actas que no se realizaron?

¿Hay algún tipo de sanción para la Sociedad por haberse celebrado dichas reuniones?

¿En qué consisten estas sanciones? ¿Quién las impone?

¿Se puede/debe hacer actas "ficticias" de cada mes corrido sin que se haya celebrado reunión para evitar sanciones?".

Sobre el particular, debemos partir de la base que el cuerpo colegiado denominado Junta Directiva, no es de obligatoria existencia en las sociedades por acciones simplificadas, salvo que se estipule en los estatutos sociales. Ahora bien, las normas sobre su funcionamiento se pueden determinar en la carta social y de no pactarse nada al respecto, es claro que este órgano debe regirse por las normas legales correspondientes, como lo es el código de comercio.

Respecto a la obligación de elaborar actas de las reuniones del cuerpo colegiado que nos ocupa, tuvo su origen en lo consagrado en el artículo 28 del Código de Comercio, el cual contemplaba en su ordinal 7º el deber de inscribir en el registro mercantil, entre otros libros, "Los de actas de a asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles." (El resaltado es nuestro). Si bien, el registro del libro de actas del cuerpo colegiado fue eliminado, la obligación de continuar llevando el libro citado continúa.

Valga anotar, a título de información, que en lo atinente con la elaboración de las actas resultantes de las reuniones de la Junta Directiva, la ley no establece los requisitos y formalidades que las mismas deban tener, sin embargo, esta superintendencia ha sostenido que en ellas deben constar los hechos relevantes, consignarse todas y cada

una de las diferentes situaciones que las determinan, tales como fecha y hora de la reunión, forma en la cual se convocó, lista de asistentes, asuntos tratados, votos emitidos a favor o en contra o en blanco, fecha de la terminación de la reunión, y desde luego, todas las actas deberán estar firmadas por las personas que hayan actuado como presidente y secretario en cada oportunidad, de tal suerte que puedan tener un importante valor probatorio (artículos 189 y 431 de la Legislación Mercantil).

En este orden de ideas y siendo consecuentes con lo expuesto, frente a sus inquietudes, lo procedente es que la administración cumpla a cabalidad lo consagrado en los estatutos sociales, convocando al cuerpo colegiado en du debida oportunidad, elaborando las actas de dichas reuniones y asentándolas en el libro de actas. Al ser una sociedad por acciones simplificada, si ese es el querer de los asociados, bien puede proceder a suprimir la existencia de la misma. De no realizarla las reuniones, no es necesario dejar constancia pues no sería admisible actas que excusen el deber de los administradores, quienes están sujeto a lo dispuesto en los estatutos; los administradores no pueden abrogarse la discresionalidad de considerar o no atender las estipulaciones.

Respecto a las sanciones por incumplimiento de las normas legales y estatutarias, debe quedar perfectamente nítido que siempre que no contravengan normas legales, los administradores de la compañía, entre ellos, el representante legal y los miembros de la junta directiva, deben velar por el cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias, so pena de las sanciones previstas en la ley y de la responsabilidad solidaria e ilimitada por los perjuicios que se cause a la sociedad, a los asociados y terceros en general (Arts. 22, 23 y 24 de la Ley 222/95).

Finalmente, no deja de asombrar a este organismo, lo impertinente de consultar a la entidad gubernamental, si puede o debe hacerse "actas "ficticias" de cada mes corrido sin que se haya celebrado reunión para evitar sanciones?". Como puede pretender que como guardianes del orden legal y estatutario frente a las sociedades comerciales, avalemos un actuar irregular, que bien puede ser el inicio de un proceso penal; no sobra llamar la atención a la consultante para que reflexione sobre el actuar en forma prudente, con principios y estándares de responsabilidad, atendiendo la juridicidad y las buenas prácticas y haciéndose responsables por la desatención de las obligaciones.

En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes anotarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo.

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