REGISTRO DE ACTAS, SU NUMERACIÓN Y LOS EFECTOS JURIDICOS DE NO REALIZARSE EN LA FORMA PREVISTA POR LA LEY

 

OFICIO SUPERSOCIEDADES 220-021720 DEL 10 DE FEBRERO DE 2014

REGISTRO DE ACTAS, SU NUMERACIÓN Y LOS EFECTOS JURIDICOS DE NO REALIZARSE EN LA FORMA PREVISTA POR LA LEY

 

Me refiero a su escrito radicado en esta entidad con el número citado en la referencia, con la cual consulta este a este despacho se sea absuelto los siguientes temas, así:

(…)

"CONSULTA:

"a). Como regla general en cualquier tipo de sociedad, siempre se debe llevar el registro de las Actas, debidamente identificadas con una numeración cronológica y en forma continua.

"1°. En consecuencia, cuando no hay consecutivo o no se conoce el número de acta, cuál es el procedimiento a seguir?

"2°. En el caso de inscripción de Acta de Disolución y Nombramiento de Liquidador, La Cámara de Comercio asigna número de acta o la sociedad puede disponer el número que crea conveniente según las actas obtenidas en la misma Cámara de Comercio o iniciar numeración a las mismas?

"Lo anterior, en caso de que la Sociedad a disolver y liquidar no lleve el consecutivo de sus Actas.

"3°. Que consecuencia jurídica existiría si la sociedad no lleva el consecutivo de sus actas?

"b) Para una Reunión Extraordinaria de una Sociedad, es jurídicamente viable plantear en la Convocatoria a la Reunión y en el Orden del Día de la misma, en el Acta respectiva, un numeral relacionado con PROPOSICIONES Y VARIOS?

"c) Cuando es obligatoria la citación a la Superintendencia de Sociedades en el caso de Disolución y Liquidación de una Sociedad, según la Normativa del Código de Comercio Colombiano."

Este despacho pasará a absolver los interrogantes planteados en el orden propuesto, no sin antes advertir que la función de atender las consultas sobre los temas relacionados con la Inspección Vigilancia y Control de las sociedades comerciales cuya supervisión le fue asignada a este organismos por mandato de la ley, es general y abstracta, de suerte que sus pronunciamientos no tienen la potestad de vincularla como tampoco comprometen su responsabilidad, entre cosas por cuanto su contenido de suyo no es de obligatorio cumplimiento o ejecución.

Ahora bien, tal y como se indicó anteriormente y en relación con sus interrogantes se tiene:

1. PROCEDIMIENTO A SEGUIR CUANDO NO HAY CONSECUTIVO O NO SE CONOCE EL NÚMERO DE ACTA

El artículo 189 el Código de Comercio, prescribió lo siguiente: "Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas." (Negrilla fuera de texto).

Así mismo, el artículo 195 ibídem estableció: "La sociedad llevará un libro, debidamente registrado en el que se anotará por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios." (Negrilla fuera de texto).

De igual forma el artículo el artículo 431 ídem, estableció: "Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal. Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura." (Negrilla fuera de texto).

Por su parte, también el artículo 131 del decreto 2649 de 1993, sobre el tema del libro de actas, ordenó: "Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos. Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto." (Negrilla fuera de texto).

Adicionalmente y de suma importancia, la previsión legal contenida en el artículo 132 del Decreto 2649 de 1993, el cual estableció el procedimiento respecto de la corrección de errores en las actas, así: "Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pié de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección. La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo."

De suyo también el numeral 3 del artículo 57 del Código de Comercio establece que los errores u omisiones en libros de comercio deben salvarse con un nuevo asiento en la fecha en que ellos se advierten. (Negrilla fuera de texto).

No sobra indicar, que los hechos irregulares en la contabilidad darán lugar a sanciones de tipo pecuniario, como de tipo probatorio en el sentido de restarle existencia o insuficiencia en la misma y de carencia de eficacia probatoria a los estados financieros.

Por su parte, el representante legal como responsable de la información financiera y contable deberá establecer los mecanismo idóneos para la conservación de los libros, para lo cual en caso de pérdida o destrucción de los libros, deberá proceder conforme lo prescribe el artículo 135 de Decreto 2649 de 1993, así: "El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso. Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes. Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros. Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición." (negrilla fuera de texto). Sobre el particular esta Superintendencia por oficio 220-75989 de diciembre de 2 de 1998, acerca de la pérdida o reconstrucción del libro de actas, señalo:

(…)

"Previo el denuncio correspondiente por pérdida, extravío o destrucción de los libros, el comerciante debe proceder a solicitar la inscripción en la cámara de comercio respectiva de los nuevos libros, acreditando el cumplimiento de los requisitos para el efecto exijan tales organismos. Los registros, por mandato de la Ley, deben reconstruirse dentro de los seis meses siguientes a la ocurrencia del hecho, utilizando como base las copias de las actas que reposen en la compañía o en poder de terceros vr. gr. superintendencia, juzgados, notarias, cámaras de comercio, entre otras. En caso de imposibilidad para la

reconstrucción de la totalidad de las mismas, el representante legal, el contador público o el revisor fiscal, si lo hubiere, dejarán constancia de tal hecho en el libro correspondiente."

De igual forma, oficio 220-61660 de septiembre 20 de 2000, este despacho se pronunció al respecto, así:

(…)

"De los procedimientos viables para poner en orden lo libros de comercio de una sociedad particularmente los registros de actas, y así cumplir con los deberes legales del comerciante.

"Cuando una persona adquiere la calidad de comerciante, en forma automática contrae además de derechos, obligaciones, una de las cuales se encuentra expresamente señalada en el artículo 19 del Estatuto Mercantil, que en concordancia con el artículo 48 de la misma obra, exige conformar y registra entre otros, los libros que ostentan la calidad de obligatorios, los que además deben ser llenados conforme a las disposiciones a que ese estatuto se refiere y aquellas concomitantes, en orden de mantener una adecuada información de la sociedad.

"Respecto al tema de actas, la ley las considera documentos a través de los cueles el órgano rector o cualquier cuerpo colegiado, de manera clara, completa y fidedigna, deja constancia de sus decisiones. Por ello el legislador, consciente de su valor probatorio, además de la exigencia de registrar ante la cámara de comercio aquellas expresamente señaladas en orden a que se surtan sus efectos frente a terceros, ha buscado la protección de la exactitud de los hechos en ellas contenidos, razón por la cual las rodeó de garantías adicionales como por ejemplo la de hacer constar en el libro correspondiente que aquellas sean firmadas por las persona que ofician como presidente y secretario en las respectivas reuniones. Al mismo tiempo indicar el medio, la antelación de convocatoria los asistentes y los votos emitidos en cada caso (artículo 189 y 431 del Código de Comercio), y señalar en cada acta el nombre del órgano, identificando cada una con numeración sucesiva y continua (artículo 131 del Decreto 2649 de 1993 y 195 del C de Co.).

"Así, en el caso de omisiones, la ley establece que cuando se hayan pasado en la forma inadvertida datos exigidos en la misma ley o en los estatutos de la sociedad, las personas que en su momento actuaron como presidente y secretario, a través de actas adicionales pueden suplir las mismas, circunstancias que no se predica cuando de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos se trata, en tal evento necesariamente se requiere, amén de actuar como ya se dijo, que su contenido sea aprobado por el respectivo órgano o por las personas que este designó para el efecto. (Negrilla y subraya fuera de texto).

"Hora de si de lo que se trata es de corregir errores por trascripción, simplemente se hace una anotación al pie de la página correspondiente o se utiliza cualquier otro medio de reconocido valor técnico que permita constatar esa subsanación, pero en caso contrario, esto es, si se deben anular algunos folios, simplemente la persona que lo

realiza debe hacer la anotación del por qué aquella se realizó, además de su plena identificación. (Negrilla y subraya fuera de texto).

"No sobra agregar que conforme a lineamientos del Código de Procedimiento Civil, las actas se consideran documentos privados que poseen fuerza probatoria en lo que a su autenticidad se refiere. Por tal razón, el libro de actas, como cualquier otro de su estirpe, ostenta su ánimo demostrativo en la medida en que se diga auténtico, pues la exigencia no tiene otra finalidad, como siempre, que la de establecer certeramente el contenido del documento (Art. 252 ibídem), presunción que como es obvio admite prueba en contrario, pues su autenticidad se encuentra dada por la materia que comprende, el autor y el contenido.

"Por último, en caso de pérdida total por cualquier circunstancia, se debe colocar el denuncio correspondiente, y dentro de los seis (6), meses siguientes a la situación descrita, hacer acopio de los informes o demás documentos o copias que obren en manos de terceros, en cuyo caso se debe indicar el motivo de la reposición. Igualmente si a ésta hay lugar, no por pérdida del libro, si no, porque se ha omitido, el asiento de las correspondientes actas en el mismo oportunamente, no se tratará de reposición sino de adecuación o reconstrucción del libro, debiéndose en tal caso apelar a la copia de las actas que abren en los archivos de la compañía así: (Negrilla y subraya fuera de texto).

"1. Si las actas son auténticas, es decir llenan los requisitos exigidos por los artículos 252 y 254 del Código de Procedimiento Civil, pueden transcribirse en el nuevo libro sin el lleno de ningún requisito.

"2. Si son simples fotocopias, es necesario establecer su autenticidad, antes de su trascripción, vr. gr. por testimonio de personas que hayan intervenido en su elaboración o en el original como testigos actuarios o que las hayan conocido posteriormente; por información de un juez o de un notario que haya conocido el original, luego de efectuada la correspondiente confrontación, aun cuando el documento no se halle protocolizado en esa notaría o en el archivo del Juzgado (artículo 253 del Código Citado).

Finalmente, cabe advertir que de acuerdo con el artículo 39 del Código Mercantil, antes de efectuar lo anterior, debe darse cumplimiento a la obligación de inscribir en el Registro Mercantil el libro mencionado para dar así seguridad y certeza a los asientos que allí se hagan.

(…)

"Por último, no hay que pasar por alto el hecho que dentro de las obligaciones radicadas en cabeza de los administradores y del revisor fiscal se encuentran precisamente la de actuar conforme a las disposiciones legales, entre las cuales se encuentran precisamente la de llevar los libros de la sociedad de acuerdo a lo por ellas señalado, so pena de faltar a los deberes que su cargo ostenta con las consabidas sanciones que tal falta genere. (Oficio 220-61660 de septiembre 20 de 2000)."

Así mismo, también en oficio 220-08106 de marzo 4 de 2000, este despacho precisó:

(…)

"El legislador en el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, clasificó los documentos en públicos y privados y definió como documento público aquel que es "… otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es otorgado por notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública". En cuanto a los documentos privados, se limitó a observar que dentro de ésta categoría se encuentran los que no reúnen los requisitos para ser documento público.

"As vez, previo la autenticidad de los documentos públicos, salvo que mediante tacha de falsedad se compruebe lo contrario; no así respecto de los documento privados, frente a los cuales previo dos grandes sistemas para establecer su autenticidad: El reconocimiento y la presunción de autenticidad, en los eventos taxativamente enumerados en el artículo 252 del Código de Procedimiento Civil.

"En efecto, el artículo 252 el Código de Procedimiento Civil, dispone: " se presume auténticos los libros de comercio debidamente registrados y llevados en legal forma, y los demás documentos privados a los cuales la ley otorgue tal presunción"; as u vez, el artículo 49 del Código de Comercio establece: "Para los efectos legales cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos".

"A su vez el artículo 85 del Código de Comercio, establece: "la sociedad llevará un libro, debidamente registrado, en el que se anotaran por orden cronológico las acta de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Esas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios".

"De otra parte el Código de Comercio en su artículo 189, señala que "Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. La copia de estas actas, autorizadas por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que conste en ella, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas", precepto que reitera el artículo 431ibidem, cunado señala" lo ocurrido en la reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmaran por el presidente de la asamblea y su secretario, o en su defecto, por el revisor fiscal".

"Del análisis de las normas anteriormente citadas, se desprende lo siguiente:

"1. En los casos en que el presidente y el secretario de la reunión, no se hubieren designado estatutariamente, le corresponde al máximo órgano social al tiempo de la reunión nombrar las personas que han de actuar en tal condición.

"2. La firma del presidente y del secretario, conforme a lo previsto por el artículo 431 del Código de Comercio puede suplirse con la firma del revisor fiscal, previsión legal que aplica solo para las sociedades por acciones, pero que se hace extensiva a aquellas que por virtud de los dispuesto por el parágrafo 2 del artículo 13 de la ley 43 de 1990, tengan a 31 de diciembre activos brutos equivalentes a cinco mil salarios mínimos y/o cuyos ingresos brutos sean o excedan al equivalente a tres mil salarios mínimos, y general a sociedades que cuentan con revisor fiscal."

(…)

"En este sentido el legislador presume la autenticidad de los libros de comercio registrados y llevados en legal forma, presupuestos que en torno al valor probatorio de la actas, debe concretarse necesariamente en establecer con certeza que el documento elaborado corresponde a la voluntad social, expresada por el máximo órgano social, circunstancia que de suyo implica el cumplimiento de unos requisitos de forma, los que en este caso coinciden con los previstos en los artículos 189 y 431 del Código de Comercio.

"Así pues, de la previsión legal contenida en el artículo 189 ibídem, se desprende que la intención del legislador fue la de conferirle el carácter de prueba suficiente a las copias de las actas que cumplan con la totalidad de las formalidades legales con la sola exigencia de la autorización que de ellas emita "el secretario o algún representante de la sociedad", presupuesto del que se deriva que resulta innecesaria la presentación del libro de actas para verificar su correspondencia con el acta original.

"De acuerdo con lo expresado, los documentos que carecen de la firma del presidente y secretario de la reunión o en su defecto del revisor fiscal, no tienen el carácter de actas del máximo órgano social y por tanto, no pueden ser esgrimidas como tales (Oficio 220-081106 de marzo 4 de 2000)."

Adicionalmente, por oficio220-032204 del 24 de junio de 2005, se indicó:

(…)

"En este orden de ideas, el mecanismo ante la imposibilidad de la firma de un acta de junta directiva por parte de quienes actuaron como Presidente y Secretario la correspondiente reunión, resultarían conducentes en opinión de este despacho, las siguientes opciones.

"1. De conformidad con el artículo 431 del código citado, la firma de uno y otro, puede sustituirse con la firma del Revisor Fiscal, opción que sería viable siempre que dicho funcionario hubiere concurrido a la correspondiente reunión, bajo la consideración que al tenor del artículo 213 ibídem, le asiste derecho al mismo de intervenir en la deliberaciones de la Junta Directiva cuando sea citado a ellas.

"2. De no ser posible la opción anterior y dado que la finalidad de la firma del acta, amén de su aprobación por parte del propio órgano o de la persona en que éste delegue tal atribución, es la de dotar al acta como documento, del suficiente valor probatorio, se

podría optar por inclusión de las decisiones de las que da cuenta el acta que carece de la indicadas firmas, en un acta posterior y por ende correspondiente a una nueva reunión, en la que el mismo órgano social consienta expresamente en incluir. De esta manera, la propia Junta Directiva subsanaría la omisión reafirmando la decisiones fueran adoptadas en oportunidad anterior y aceptando la expresión probatoria de ello, mediante la respectiva constancia en el acta que se levante de es nueva y posterior reunión.

"3. Si bien es cierto que en los términos del artículo 189 ibídem las actas que cumplan con las formalidades pertinentes, son prueba suficiente de los hechos que consten en ellas y por lo mismo, son el medio probatorio principal de las decisiones contendidas en las mismas, también lo es que por regla general, no son el único medio, pues la ley mercantil ni procedimental excluyen de manera expresa la aplicación de otros medios de prueba para suplir la ausencia o falta de aquel, salvo la restricción que opera en el caso de los administradores para establecer hechos que no consten en las actas, según indica la disposición señalada, pero tal restricción, por su carácter de tal, solo tiene vigencia en el supuesto señalado; por tano; no operaria para los hechos que pretendan hacer los asociados o eventualmente, tercero y adicionalmente, estaría circunscrita al caso de la actas de asamblea o junta de socios.

"Así las cosas, sería procedente en concepto de este despacho, llegar a la certeza o acreditar unas decisiones adoptadas o hecho ocurridos en el trascurso de una reunión de junta directiva, en relación con la cual no se levantó acta carece de las formalidades necesarias, a través de cualquiera de los medio previstos en la legislación que regula el procedimiento civil y cuya práctica no necesariamente impone la iniciación o curso de un proceso judicial, pues mediante la figura de la recepción de pruebas anticipadas, como los testimonios, el interrogatorio de parte o la inspección judicial para futura memoria, podría producirse la prueba que permita acreditar las decisiones o los hechos señalados en un eventual proceso judicial.

"II PROCEDIMIENTO PARA CORREGIR EN ACTA DE ASAMBLEA INCONSISTENCIA EN LA FECHA

"En lo que se refiere al procedimiento para corregir las inconsistencia en cuanto a la fecha de realización y terminación de la reunión de asamblea general de accionistas a la que se refiere el acta, de la que no es posible levantar acta adicional por la imposibilidad de su firma por arte de quienes actuaron como presidente y secretario, estima esta Entidad que por tratarse de un error de simple trascripción como su escrito indica, la corrección de la misma bien puede hacerse en el acta de una reunión posterior del mismo órgano, lo que no debe ofrecer mayor dificultad ya que la ocurrencia del error sin duda puede ser simple o fácil constatación. Oficio 220-022017 del 21 de febrero de 2008."

De esta manera se da respuesta a la primera inquietud de la consulta.

2. LA CÁMARA DE COMERCIO NO ASIGNA NÚMERO DE ACTA.

Al respecto es propio citar el siguiente concepto emitido por la Cámara de Comercio, en relación con el tema:

(…)

"Por regla general las actas de juntas no necesitan su inscripción; la excepción a dicho principio opera cuando por mandato legal se exige la formalidad, para efectos de dar publicidad a actos que interesan a terceros.

"1. Las designaciones de miembros de junta directiva – cuando existe dicho órgano – así como la designación de representante legales y de revisores fiscales C.Co. art. 163.

"2.La apertura de sucursales, así como el nombramiento de factores de la misma.

"3. Las que limiten los actos del gerente a una determinada cuantía, cuando la misma se haga en desarrollo del contrato social, y por haberse previsto tal situación en los estatutos (en los demás casos es necesaria la escritura pública).

"De las actas de junta directivas, se registrarán las correspondientes a los nombramientos de representante legales, cuando se trata de un asunto de su competencia. De existir este órgano y en el evento que tenga asignada la función de regular la que competa a sucursales deberá remitir las actas de apertura y cierre de las mismas, así como de nombramiento de terceros". Cámara de Comercio de Bogotá, oficio 03-370. 6/84."

Además de las actas citadas en alusión, también se registran las actas de Declaratoria de Disolución de la sociedad como el acuerdo para evitar la disolución de la sociedad y la determinación de reactivar la sociedad.

De todo lo expuesto, es necesario indicar que la Cámara no es el órgano competente para dar la numeración o consecutivo a las actas de las asambleas, o junta de socios, sino que es al presidente y secretario de la asamblea, o en su defecto al revisor fiscal, o el máximo órgano social, y por ende al representante legal como responsable de la contabilidad y de los libros de comercio, los que velaran por la regularidad establecida en la ley respecto de esta numeración, y la cámara deberá verificar previamente si el acta reúne los todo los requisitos de ley para proceder a su registro en caso contrario se abstendrá de hacerlo.

A tono con lo anteriormente registrado se deberá analizar en cada caso si lo acaecido se refiere a que se omitieron datos exigidos por la ley en las actas, o contienen errores de transcripción, pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles, la reconstrucción de los libros y papeles, por lo cual se procederá conforme las soluciones previstas en la ley en cada caso indicadas anteriormente.

Finalmente, los administradores deben rendir cuentas comprobadas de su gestión al fin de cada ejercicio, dentro del mes siguientes a la fecha en la cual se retiren de su cargo en los términos del artículo 45, 46 y 47 de la Ley 222 de 1995, y como deber de los liquidadores exigir la cuentas de la gestión a los administradores anteriores, o a cualquiera que haya manejado intereses de la sociedad, siempre que tales cuentas no hayan sido aprobadas de conformidad con la ley o el contrato social, en los términos del numeral 1° del artículo 238 del Código de Comercio en concordancia el mandato relativo a

la rendición provocada de cuentas del artículo 370 del Nuevo Código General del Proceso.

En consecuencia, queda resuelta la inquietud relativa a la numeración de las actas y el órgano competente para ello.

3. LAS CONSECUENCIAS JURÍDICAS DE NO LLEVAR LOS LIBROS DE COMERCIO EN LEGAL FORMA - LIBRO DE ACTAS.

Desde luego, que es un obligación legal, el que las actas deben enumerarse sucesivamente para cada una de ellas, en virtud de los dispuesto en los artículos 189, 195, 431 del Código de Comercio, en concordancia con lo establecido en el artículo 131 y siguientes de Decreto 2649 de 1993 y Circular D-001 de 1991 expedida por esta Superintendencia, en la que se precisa la forma de elaborar las actas.

No en vano, el legislador ha establecido una serie prohibiciones con relación al manejo de los libros de comercio, como las sanciones por infringir las mismas a tono con lo dispuesto en el artículo 57, 58 del Código de Comercio, entre las cuales se encuentran sanciones de tipo económico como multas, sanciones penales, como de tipo probatorio al restarle todo valor legal como prueba en favor del comerciante que los lleve, lo anterior en concordancia con lo previsto en el artículo 43 de la Ley 222 de 1995.

Así mismo, el Estatuto Tributario Decreto 624 de 1989, en sus artículos 654 y 655, establecen hechos irregulares en la contabilidad, como las sanciones de orden tributario por las irregularidades en la misma.

También es propio, citar la jurisprudencia sobre este tópico tan importante, alusivo con el fundamento del valor probatorio de los libro de comercio entre los cuales se encuentra, el libro de actas, así:

(…)

"La ley admite pruebas especiales en asuntos mercantiles, por altas razones: como la de atender a las costumbres o sistemas universales que consultan las necesidades del comercio; como la de sancionar con ineficacia probatoria los libros mal llevados; como la de reconocer que el comerciante conoce la verdad de lo atestiguado por él tiene interés en evitar su propio engaño; como la compensar con fe y crédito la diligencia de quien lleva sus libros regularmente; como la de hacer amable la obligación legal de tener libros; como la de interpretar que los comerciantes se han otorgado tácitamente el mandato recíproco de asentar en orden cronológico y día por día sus operaciones, y como la de admitir que los libros son comunes a quienes ejercen el comercio, porque dan resultado y constituyen la prueba de relaciones también comunes. Todo naturalmente sobre la base de que los libros sean llevados con la regularidad requerida."

De igual modo, es importante indicar que el artículo 68 del Código de Comercio, fue derogado por el literal c) del artículo 626 de la Ley 1564 de 2012, el cual Rige a partir del 1o. de enero de 2014, En los términos del numeral 6) del artículo 627, ante lo cual fue

recogido por el artículo 624 del nuevo Código General del Proceso, en relación con la EFICACIA PROBATORIA DE LOS LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO, así:

(…)

"Artículo 264.Libros de comercio.

"Los libros y papeles de comercio constituyen plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí.

En las demás cuestiones, aun entre comerciantes, solamente harán fe contra quien los lleva, en lo que en ellos conste de manera clara y completa, y siempre que su contraparte no los rechace en lo que le sea desfavorable.

En las cuestiones mercantiles con persona no comerciante, los libros solo constituyen un principio de prueba a favor del comerciante, que necesitará ser completado con otras pruebas.

"La fe debida a los libros es indivisible. En consecuencia, la parte que acepte en lo favorable los libros de su adversario, estará obligada a pasar por todas las enunciaciones perjudiciales que ellos contengan, si se ajustan a las prescripciones legales y no se comprueba fraude.

"Si un comerciante lleva doble contabilidad o incurre en cualquier otro fraude de tal naturaleza, sus libros y papeles solo tendrán valor en su contra. Habrá doble contabilidad cuando un comerciante lleva dos o más libros iguales en los que registre en forma diferente las mismas operaciones, o cuando tenga distintos comprobantes sobre los mismos actos.

Al comerciante no se le admitirá prueba que tienda a desvirtuar lo que resultare de sus libros.

"En las diferencias que surjan entre comerciantes, el valor probatorio de sus libros y papeles se determinará según las siguientes reglas:

"1. Si los libros de ambas partes están ajustados a las prescripciones legales y concuerdan entre sí, se decidirá conforme al contenido de sus asientos

. "2. Si los libros de ambas partes se ajustan a la ley, pero sus asientos no concuerdan, se decidirá teniendo en cuenta que los libros y papeles de comercio constituyen una confesión.

"3. Si los libros de una de las partes no están ajustados a la ley, se decidirá conforme a los de la contraparte que los lleve debidamente, si aquella no aduce plena prueba que destruya o desvirtúe el contenido de tales libros.

"4. Si los libros de ambas partes no se ajustan a las prescripciones legales, se prescindirá totalmente de ellos y solo se tomarán en cuenta las demás pruebas allegadas al juicio, y

"5. Si una de las partes lleva libros ajustados a la ley y la otra no los lleva, los oculta o no los presenta, se decidirá conforme a los de aquella, sin admitir prueba en contrario. "Con todo, si una parte ofrece estar a lo que conste en los libros y papeles de la otra, se decidirá conforme a ellos."

De suerte, que como quedó anotado son diversas las consecuencias jurídicas por no llevar en legal forma los libro de comercio, entre ellos el libro de actas, dándose por resuelta la inquietudes sobre el particular.

4. REUNIÓN EXTRAORDINARIA Y LA INCLUSIÓN DE UN NUMERAL RELACIONADO CON PROPOSICIONES Y VARIOS.

Las reuniones extraordinarias de la asamblea se efectuarán cuando lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes de la compañía, por convocación de la junta directiva, del representante legal o del revisor fiscal.

Dicha convocatoria, se hará en la forma prevista en el artículo 424 del Código de Comercio, es decir se hará en la forma pactada en los estatutos y, a falta de estipulación, mediante aviso que se publicará en un radio de circulación en el domicilio principal de la sociedad. Tratándose de asamblea extraordinaria en el aviso se insertará el orden del día.

Por su parte, el artículo 425 ibídem, prescribió que en las asambleas extraordinarias no se podrán tomar decisiones sobre temas no incluidos en el orden del día publicado.

Pero, por decisión de la mayoría ordinaria prevista en el artículo 68 de la Ley 222 de 1995, es decir la mayoría de los votos presentes, podrá ocuparse de otros temas, una vez agotado el orden del día, y en todo caso podrá remover a los administradores y demás funcionarios cuya designación le corresponda.

Por oficio 100-115227 de diciembre 28 de 1999, este despacho se pronunció al respecto, así:

"Del análisis de las normas legales pertinentes, se desprende que el orden del día responde a la relación discriminada de los temas que se someterán a estudio y decisión de la junta de socios o asamblea general de accionistas, lo cual significa que el orden del día da a conocer de antemano la agenda de las deliberaciones que permita a los asociados prepararse para opinar y votar a conciencia, o por lo menos, con algún conocimiento de causa; pero la inclusión de algún tema en el orden del día, no significa de ninguna manera que el órgano social se debe sentir obligado a su aprobación, pues si de la deliberación sobre la conveniencia o no de aprobar el punto en particular, la mayoría requerida llega a la decisión adversa, ésta es la que procede, pues el máximo órgano social de la compañía es el máximo depositario de la expresión colectiva."

Debe quedar claro, que el temario a discutir en el orden del día de una reunión extraordinaria, que por su naturaleza se realizan cuando así lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes de la compañía, se exige que se elabore teniendo en cuenta una

relación pormenorizada y discriminada de los temas a deliberar por parte del máximo órgano social, por lo cual la propuesta de incluir en el orden del día el tema "proposiciones y varios", desdibuja la misma en razón de su indefinición, lo cual no es propio de este tipo de reuniones, salvo que agotados los puntos a tratar, el máximo órgano social decida ocuparse de otros temas siempre que así lo apruebe la asamblea por mayoría de los votos presentes.

5. ES OBLIGATORIA LA INTERVENCIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES EN UNA LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA RESPECTO DE LA APROBACIÓN DEL INVENTARIO DEL PATRIMONIO SOCIAL DE LAS SOCIEDADES SUJETAS A SU VIGILANCIA Y CONTROL.

El artículo 6° del decreto reglamentario 2330 del 25 de junio de 2008, prescribió cuando es obligatorio la aprobación por parte de esta Superintendencia del inventario del patrimonio social de una sociedad sujeta a su vigilancia y control dentro de un proceso de liquidación voluntaria, así:

(…)

"Artículo 6°.De conformidad con lo dispuesto en el artículo 124 de la Ley 1116 de 2006, deberán presentar a la Superintendencia de Sociedades para su aprobación, el inventario del patrimonio social en los términos establecidos en los artículos 233 a 237 del Código de Comercio:

"a). Las sociedades mercantiles por acciones y las sucursales de sociedades extranjeras sometidas a la vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades, cuando una vez elaborado el inventario del patrimonio social, los activos no alcancen para cubrir el pasivo externo;

"b). Las sociedades comerciales por acciones y las sucursales de sociedades extranjeras vigiladas o controladas por la Superintendencia de Sociedades que en el momento de su disolución o terminación de los negocios en el país, según sea el caso, tengan a su cargo pasivos por concepto de pensiones de jubilación, bonos o títulos pensionales.

"Parágrafo. Cuando de conformidad con el inciso 1° del artículo 219 del Código de Comercio, la disolución o terminación de los negocios en el país provenga del vencimiento del término de duración de la sociedad o sucursal de sociedad extranjera, la fecha del inventario corresponderá al mismo mes en el cual expiró el término de duración respectivo. En los demás casos, la fecha del inventario corresponderá al mismo mes a aquel en el cual quedó inscrita en el registro mercantil la escritura pública contentiva de la disolución de la sociedad, o de la terminación de los negocios en Colombia, en el caso de las sucursales de sociedades extranjeras".

En los anteriores términos, se ha dado contestación a su consulta, en los plazos de ley, no sin antes advertirle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo.

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