REFORMA DE ESTATUTOS – LOS MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA ADQUIEREN DICHA CALIDAD A PARTIR DE LA ACEPTACIÓN DEL CARGO Y NO DESDE SU REGISTRO

 

OFICIO 220-233469 DEL 30 DE DICIEMBRE DE 2013

ASUNTO: REFORMA DE ESTATUTOS – LOS MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA ADQUIEREN DICHA CALIDAD A PARTIR DE LA ACEPTACIÓN DEL CARGO Y NO DESDE SU REGISTRO.

Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2013-01-451046, por la cual informa que en una sociedad por acciones simplificada se realizó una reforma integral de los estatutos, en donde se "incluyo el nombramiento de nuevos miembros de junta directiva para la sociedad y no se realizó ninguna modificación al capital suscrito ni pagado de la misma", con base en ello consulta:

"a A la hora de realizar una reforma integral de los estatutos de una sociedad, en la cual no se está modificando el capital suscrito ni el capital pagado de la misma, y teniendo en cuenta que la modificación de estos (en caso de presentarse) no constituye reforma estatutaria, ¿es necesario relacionar, en el acta de accionistas que contiene los nuevos estatutos, el capital suscrito y el capital pagado de la sociedad?

b A la hora de realizar una reforma integral de estatutos de una sociedad, en la cual se incluye el nombramiento de nuevos miembros de Junta Directiva, ¿se considera requisito indispensable para que la Cámara de Comercio acepte los nuevos estatutos, que estos estén acompañados de la aceptación de los cargos expresa y por escrito, por parte de los sujetos designados? ¿Este mismo requisito operaría en el caso en que dichos sujetos hubiesen manifestado su aceptación de manera verbal en la Asamblea de accionistas en la cual se aprobaron los nuevos estatutos y de la cual los mencionados hicieron parte?".

Sobre el particular, en relación con sus inquietudes contenidas en los puntos a y b, de manera clara y concreta le manifestamos lo siguiente:

A Con respeto a una reforma integral de estatutos realizada por el máximo órgano social de la compañía, es claro que ella debe estar contenida en el acta que se levante para tal efecto, y en la cual se describa lo ocurrido en la reunión respectiva.

Ahora bien, conforme lo consagrado en el artículo 189 del estatuto mercantil, "Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además,la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso"

"(………)" (El resaltado es nuestro).

En este orden de ideas, frente a esta inquietud tenemos que sí la reforma es integral, o sea incluye todo el régimen que gobierna al ente jurídico, sería conveniente que en el texto de la misma se señale también la forma como está integrado el capital social, siendo

como parece ser una sociedad por acciones, indicarse el capital autorizado, suscrito y pagado. Respecto al acta del máximo órgano social, como lo señala el artículo 189 del Código de Comercio, "deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso", y por lo tanto no es requisito que se indique el capital suscrito y pagado, solo basta dejar constancia de los votos emitidos.(Resaltamos).

B Los miembros de una junta directiva, elegidos por el máximo órgano social de una sociedad, no cumplen funciones de representación sino de gestión, razón por la que la calidad es obtenida no a partir del registro (cuyo efecto es la de dar publicidad), sino de la aceptación del cargo, verdad que encuentra sustento al integrar en derecho los artículos 163 y 164 del Código de Comercio.

En efecto, mientras la primera norma no le da a la designación o revocación de tales administradores la calidad de reforma estatutaria, sino como desarrollo o ejecución del contrato social, la segunda dispone que la calidad de miembro de la Junta Directiva, se recalca, no la da el registro sino la aceptación del cargo.

Fácil es concluir entonces que para desarrollar las labores que por ley y estatutos le corresponde adelantar a los miembros del cuerpo colegiado, no se requiere que la persona se posesione del cargo sino aceptarlo. Esta aceptación, toda vez que no existe norma legal que señale un camino, bien puede ser de manera verbal o por escrito, ante el máximo órgano social, o de no darse expresamente alguna de las anteriores, puede entenderse su aceptación tácita si realiza labores atinentes con el cargo para el cual fue designado.

Así las cosas, la inscripción de tales nombramientos no cumple otra finalidad que la de informar a los terceros; publicidad que es útil en la medida que la junta directiva comparte con el representante legal el manejo de los bienes y negocios de la empresa y, en principio, tiene atribuciones suficientes para ordenar que se ejecute o celebre cualquier acto o contrato comprendido dentro del objeto social y para tomar determinaciones necesarias en orden a que la sociedad cumpla sus fines (artículo 438 ibídem.) (Doctrinas y Conceptos Jurídicos 1995- Superintendencia de Sociedades, páginas 302 y 303).

Ahora bien, teniendo en cuenta que es innegable que los miembros de la Junta Directiva son administradores y que el objeto de la inscripción en el Registro Mercantil es el dar publicidad a dichos actos para que puedan ser oponibles a terceros, debe entenderse que

ésta debe hacerse en el menor tiempo posible, toda vez que la ley no señaló un plazo para el efecto. (Oficio 220-16259 del 11 de marzo de 2003).

En este orden de ideas, y para dar respuesta a este punto, es preciso hacer claridad en cuanto que para el registro de la reforma de estatutos ante la Cámara de Comercio, y en el evento que en dicho acto también se eligieron nuevos miembros de junta directiva, no es necesario que se adjunte por escrito la aceptación del cargo por cada uno de los integrantes y de haber sido de manera verbal, es claro que ello ya se dio y eso es suficiente, recalcando que la calidad de miembro del cuerpo colegiado no es obtenida a

partir del registro, el cual solo da publicidad, sino de la aceptación del cargo y este asentimiento, verbal, escrito o tácito no se inscribe.

Finalmente, valga anotar, independientemente de lo anotado, que la inscripción en el registro r mercantil de los miembros de la junta directiva no tiene una finalidad distinta a la de informar a los terceros; publicidad que es útil en la medida que este órgano comparte con el representante legal el manejo de los bienes y negocios de la compañía y, en principio, tiene atribuciones suficientes para ordenar que se ejecute o celebre cualquier acto o contrato comprendido dentro del objeto social y para tomar determinaciones necesarias en orden a que la sociedad cumpla sus fines (artículo 438 ibídem.).

En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes anotarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo.

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