MIENTRAS NO SE REGLAMENTEN DISTINTOS ASPECTOS DEL FUNCIONAMIENTO DE JUNTA DIRECTIVA, LOS ADMINISTRADORES DEBEN VELAR POR LO CONTEMPLADO EN CÓDIGO DE COMERCIO.

 

OFICIO SUPERSOCIEDADES 220-219518 DEL 13 DE DICIEMBRE DE 2013

 

MIENTRAS NO SE REGLAMENTEN LOS DISTINTOS ASPECTOS DEL FUNCIONAMIENTO DE LA JUNTA DIRECTIVA, LOS ADMINISTRADORES DEBEN VELAR POR LO CONTEMPLADO EN EL CÓDIGO DE COMERCIO.

Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual formula algunas inquietudes relacionadas con las reuniones de la junta directiva, habida consideración que la ley mercantil no regula el tema de la suspensión de las mismas y, según concepto de esta Superintendencia no es aplicable por analogía la normatividad respecto a las asambleas del máximo órgano social como es el caso del artículo 430 del Código de Comercio. Tampoco existe regulación respecto de la antelación con la que se deben realizar las convocatorias y la posibilidad de realizar reuniones diferentes al domicilio social, por lo que, con fundamento en la legislación comercial vigente y la jurisprudencia aplicable, el peticionario solicita las siguientes aclaraciones:

"1- ¿Es procedente la posibilidad de suspender las deliberaciones de la junta directiva, cuando los estatutos no reglamentan el tema?. De llegar a ser posible, ¿cuál es el procedimiento aplicable para reanudarlas?

2- Si los estatutos de una empresa no regulan el tema de convocatorias a las juntas directivas, ¿Cuál es el tiempo de antelación aplicable para la convocatoria de las juntas directivas?

3- No existiendo norma legal que lo prohíba y si los estatutos no lo hacen, salvo que se trate de reuniones universales, ¿es posible realizar una junta directiva en un lugar diferente al domicilio social?".

En primer lugar, tal como se expresa en las consideraciones previas expuestas en el escrito no existe en la Legislación Mercantil normatividad que regule en su integridad el funcionamiento de la junta directiva, de ahí que esta Entidad en diversos pronunciamientos ha expresado que en desarrollo del principio de la autonomía de la voluntad, los accionistas pueden incluir dentro de las cláusulas sociales (Núm. 6º, Art. 110 del Código de Comercio) o vía reglamento interno aprobado por el máximo órgano social o por la misma junta directiva de la compañía pautas que regulen de manera completa e integral los asuntos no previstos en el Ordenamiento Jurídico, entre otros, suspensión de reuniones y en cuanto a la convocatoria, forma, medio y antelación, de las reuniones ordinarias y/o extraordinarias, tampoco previstas por el legislador, casos en los cuales de obligatoria observancia para todos los asociados (Art. 1602 C. C. ), por lo que en el entretanto para esta Entidad, como también lo ha expresado, no es posible la aplicación analógica de la normatividad que se prevé en el artículo 1º del Código de Comercio que dispone que los casos no regulados expresamente serán decididos por analogía de sus normas, pues los presupuestos para su aplicación obedece "a) la ausencia de norma expresa aplicable al caso; y, b) que se trate de asuntos similares, uno de ellos regulado en forma expresa por el legislador; siendo el principio de la analogía aquel según el cual,

donde existe una misma razón de hecho, debe existir una misma disposición de derecho", condiciones que se echan de menos al comparar y confrontar la integración, el funcionamiento, las atribuciones y finalidad, entre otros aspectos, de la asamblea general de accionistas o junta de socios y de la junta directiva, lo que permite concluir que objetivamente son aspectos completamente opuestos y diferentes, lo que impide la aplicación de las normas de un órgano social a otro (Oficio 220- 39773 de 2005).

En ese orden de ideas, si los aspectos señalados no están regulados al interior de la sociedad y no es posible la aplicación de la normatividad que regula las reuniones del máximo órgano social, los miembros de la junta directiva, en calidad de administradores de la compañía, deberán velar porque las reuniones de la junta directiva se ajusten a la ley en cuanto a la convocatoria prevista en el artículo 437 del Código de Comercio, que a la letra dice: "La junta podrá ser convocada por ella misma, por el representante legal, por el revisor fiscal o por dos de sus miembros que actúen como principales", así como dar cumplimiento y observar las mayorías deliberativas y decisorias previstas en el mismo artículo cuando reza "La junta directiva deliberará y decidirá válidamente con la presencia y los votos de la mayoría de sus miembros, salvo que se estipulare un quórum superior" (Destacados fuera de texto), cumplimiento de la ley que también le corresponde a la revisoría fiscal, si la hubiere, como al representante legal de la misma conforme los términos del artículo 23, numeral 2º de la Ley 222 de 1995.

Ahora bien, en temas como reuniones por derecho propio y las llamadas de segunda convocatoria la Entidad ha hecho claridad respecto a su inaplicabilidad, argumentación contenida en el Oficio 220- 1951 de 12 de enero de 1995, publicado en el libro de Doctrinas y Conceptos Jurídicos, 1995, Pág. 299, oportunidad en la que expresó:

"(….)

Por otra parte, es necesario indicar que ni las reuniones por derecho propio ni las denominadas reuniones de segunda convocatoria a las que se refieren los artículos 422 y 429 del Código de Comercio, proceden en tratándose de juntas directivas, toda vez que están consagradas única y exclusivamente para los máximos órganos de las sociedades, vale decir, asamblea general de accionistas o junta de socios, como nítidamente se aprecia de la lectura de las disposiciones legales pertinentes, lo que entre otras, se explica por el hecho de que, si bien la realización de las reuniones de los mencionados órganos puede en ocasiones dificultarse, ya sea por causa de los administradores o negligencia de los asociados, en cuyo caso tiene justificación ese tipo de reuniones especiales, no sucede así con las de la junta directiva, si se tiene en cuenta que sus miembros son de libre elección y remoción del máximo órgano social, lo que le permite a éste cuando lo estime conveniente o necesario, proceder a modificar su composición".

Otro concepto que viene al caso traer a colación hace referencia a la convocatoria a reuniones de la junta directiva, a través del Oficio 220- 16472 de 15 de marzo de 2012 la Entidad conceptuó "2. Respecto al procedimiento para la citar a los miembros de la junta directiva, debo manifestarle que el Código de Comercio si bien contempla la forma de integrarse, inhabilidades, elección y remoción, quórum y atribuciones, guarda silencio,

entre otros asuntos, en relación con la forma, medio y antelación de la convocatoria a las reuniones de la junta directiva, sólo existe una referencia en el inciso segundo del artículo 437 del Código de Comercio…..

Cómo puede observarse la norma determina quienes están facultados legalmente para convocar, de ahí la importancia que al interior de la sociedad o la misma junta directiva expida el reglamento que regule el funcionamiento de la misma, entre otros asuntos lo relacionado con el procedimiento para la convocatoria así como la forma para designar a su presidente, indicando su período y demás atribuciones acordes con el ejercicio de las funciones que la ley y los estatutos sociales le asignan a dicho órgano social en concordancia con el desarrollo de las actividades propias del ente social.

Sobre el tema esta Entidad ha expresado: "…. el hecho de no establecerse nada respecto al tema no es óbice para que en el seno de cada sociedad se reglamente a través de sus estatutos sociales el funcionamiento del cuerpo colegiado, entre otros, lo concerniente a la existencia de un presidente, su designación y demás detalles en torno al tema. Ahora, el que en éstos tampoco se haya dispuesto nada sobre el particular, no es impedimento para que sea el mismo órgano quien compulse su propio reglamento, en aras a fijar unas pautas de acción, pues de todas formas resulta conveniente la existencia de una cabeza de autoridad que dirija y organice su comportamiento interno.

Así mismo, la asamblea como máximo órgano rector puede disponer los parámetros regentes para su existencia y funcionamiento, adoptando por ejemplo, las pautas para su designación, período, facultades específicas etc.; en ausencia de cláusulas concretas al respecto, corresponderá a la junta directiva establecer su modus operandi, y en tal virtud, elegir su presidente, siendo de su discreción valorar en qué momento lo remueve, o, si por el contrario, lo ratifica, de manera expresa o tácita evento en el cual el hecho mismo de no removerlo puede entenderse como una confirmación de su encargo. Lo anterior no se opone a que los directivos expresen sus inquietudes frente a la asamblea, para que pueda si lo considera pertinente pronunciarse en torno al tema con efecto vinculante, siempre y cuando se reúna en las condiciones previstas en los estatutos de la ley" (Oficio 220- 30623 publicado en Internet el 30 de mayo de 2000).

No obstante lo expuesto, en el entretanto, como no existe norma legal que regule el tema de la convocatoria a las reuniones de la junta directiva y mientras su funcionamiento sea regulado por la asamblea general o por la misma junta directiva, habrán de tomarse las medidas conducentes a la asistencia de los miembros principales que integran la junta directiva, con el fin de que participen en las deliberaciones y decisiones de los asuntos que le son propios.

En cuanto a tipos de reuniones, diferentes a las denominadas universales, en Oficio 220- 23264 de 28 de marzo de 2000 la Entidad señaló "(…..) no ha sido ajeno el legislador al desarrollo y evolución de la actividad mercantil, por ello ya en la Ley 222 de 1995 se consagran figuras como la de los artículos 19 y 20, que permiten las reuniones no presenciales como una nueva forma de reunión del máximo órgano social o de junta directiva y una alternativa para toma de decisiones, en ambos casos, con la

participación y votación de todos los asociados o miembros, sin que sea requisito indispensable la convocatoria para un día, hora y lugar determinados, lo que permite sesionar en cualquier parte inclusive en el exterior, puesto que la ley no determina el lugar donde deben encontrarse los asociados, miembros o el representante legal. (….)".

En resumen de lo expuesto, la Entidad ha sido de la opinión que si en los estatutos sociales no se prohíbe de manera expresa las reuniones de la junta directiva fuera del domicilio social y teniendo en cuenta que tampoco existe restricción alguna en el Ordenamiento Mercantil, la junta directiva eventualmente puede sesionar en lugar diferente al domicilio social, siempre que a las reuniones asista la totalidad de sus miembros principales o en ejercicio, caso en el cual la ausencia temporal o definitiva del principal debe estar debida y claramente sustentada y probada.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su escrito, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad (www.supersociedades.gov.co) o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.

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