LA COMISIÓN NO ES UN ÓRGANO COLEGIADO POR TANTO SUS INTEGRANTES DEBEN FIRMAR EL ACTA EN SEÑAL DE APROBACIÓN

 

OFICIO SUPERSOCIEDADES 220-105659 DEL 08 DE JULIO DE 2014

 

LA COMISIÓN NO ES UN ÓRGANO COLEGIADO POR TANTO SUS INTEGRANTES DEBEN FIRMAR EL ACTA EN SEÑAL DE APROBACIÓN. LA VALIDEZ DE UNA DECISIÓN ES EL RESULTADO DE UN PROCEDIMIENTO LEGAL.

Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual pone de presente que en los estatutos de una entidad sin ánimo de lucro está estipulado que frente a vacíos en estos son aplicables las normas del Código de Comercio y las de las sociedades anónimas. De manera concreta manifiesta que en los estatutos se prevé que las actas de la asamblea se puedan aprobar por una comisión nombrada para el efecto, por lo que en una asamblea pasada fueron designadas 7 personas para integrar la comisión, pero dado que en otras oportunidades se ha tardado y entorpecido la aprobación del acta por este mecanismo, la asamblea aprobó que la comisión también aprobara el acta por mayoría de sus miembros.

Pone de presente que de acuerdo con el concepto 220-170852 del 14 de diciembre de 2011, que a su vez remite al Oficio 220- 49438 del 21 de agosto de 1998, esta Superintendencia expresó "….cuando es la asamblea quien cumple la función, se ha de estar a las reglas aplicables a la adopción de las decisiones en general en cuanto a mayorías, a menos que estatutariamente se hayan estipulado condiciones especiales, al paso que cuando se delega la aprobación en otras personas, todas y cada una de ellas deben expresar su consentimiento sobre la veracidad del acta, toda vez que en ese caso no se trata de un cuerpo colegiado, sino que la delegación se entiende hecha en cada una de las personas, de suerte tal que para la aprobación se requiere la anuencia de todos los designados (….)".

Finaliza el escrito aduciendo que si bien los estatutos no prevén que las actas se aprueben por una mayoría de la comisión, la asamblea aprobó por unanimidad este procedimiento, destaca que la entidad cuenta con más de 1000 miembros y se hace imposible citar a una asamblea que apruebe el acta e igualmente menciona que es una práctica usual que las personas que se postulan luego se rehúsan a revisar el borrador del documento, utilizándolo como mecanismo de bloqueo del acta.

Luego de lo expuesto consulta "la validez desde el punto de vista de las sociedades comerciales, que la asamblea haya aprobado este procedimiento, esto es que se apruebe por mayoría".

Sobre el particular, es preciso poner de presente que esta Entidad no es competente, menos aún vía consulta, para pronunciarse sobre la validez de las decisiones adoptadas en el seno de la asamblea general de accionistas o junta de socios de ningún tipo de sociedad, ni aun tratándose de aquellas sujetas a la inspección, vigilancia y/o control de esta Superintendencia (Arts. 83, 84 y 85 de la Ley 222/95), la validez de las decisiones adoptadas por el máximo órgano social será el resultado del agotamiento del procedimiento señalado para la impugnación de actos o decisiones previsto en el artículo

421 del C. P. C., modificado por el artículo 1º, Núm. 224 del Dec 2282 de 1989; artículo 382 del Código General del Proceso que entrará a regir entre el 1º de enero de 2014 y el 1º de enero de 2017, según lo determine el Consejo Superior de la Judicatura o, tratándose de sociedades vigiladas por esta Superintendencia, el tramite previsto en el artículo 137 de la Ley 446 de 1998, que se reitera en el artículo 24, numeral 5º, literal c) del C. G. del P., referido a las sociedades sujetas a su supervisión.

Aunado a lo expuesto, también se precisa informarle que en materia de aprobación de actas, la opinión que ha sostenido la Entidad es precisamente la contenida en el concepto que se trae a colación, argumentación que ha sido reiterada en distintos pronunciamientos resultado del análisis de las normas que en el Código de Comercio regulan el tema, entre ellas, el artículo 189 cuyo texto además ha orientado el Instructivo para la Elaboración de Actas (Circular D- 001/91), que entre otros aspectos contempla: "(….)

Al finalizar la sesión es conveniente hacer un receso para elaborar el acta respectiva con el fin de someterla a aprobación antes de que aquella concluya, caso en el cual deberá indicarse el número de votos con que ésta sea aprobada.

Si tal procedimiento no es factible, la propia asamblea o junta de socios puede nombrar una comisión de dos o más personas para que la apruebe.

El original del acta debe firmarse por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión o, en su defecto, por el revisor fiscal, así como por las personas comisionadas para aprobar el acta, en caso de haber sido nombrada comisión para ese efecto.

(….)".

No obstante, sea esta la oportunidad para reiterar, como quedó anotado, la aprobación del acta en principio corresponde al máximo órgano social de ahí que la Entidad sugiera que al finalizar la sesión es conveniente un receso para su elaboración de manera que la misma sea aprobada por el órgano social competente. Sin embargo también ha examinado que nada impide que la asamblea o junta de socios designe una comisión de dos o más personas para ese efecto, caso en el cual serán los designados quienes asumen la obligación de aprobar el acta, por ello en el concepto antes citado claramente se expresa que cada una de las personas designadas debe aprobar el acta "toda vez que…. no se trata de un cuerpo colegiado, sino que la delegación se entiende hecha en cada una de las personas, de suerte tal que para la aprobación se requiere la anuencia de todos los designados", inclusive también ha expresado que quienes hayan sido designados como presidente y secretario de la reunión pueden simultáneamente ser comisionados para aprobar el acta, si así lo aprueba el órgano social competente con el quórum y las mayorías previstas en los estatutos o en la ley para las decisiones comunes (Oficio 220- 024507 de 2010).

Consecuentes con lo expuesto el procedimiento por el cual indaga en el escrito se aparta del Ordenamiento Mercantil como del criterio que vía doctrinal ha expuesto la Entidad, pues se insiste, las actas deben ser aprobadas por la asamblea general de accionistas o

la junta de socios o, en su defecto, por todas y cada una de las personas que integran la comisión designada para tal efecto.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su escrito, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad (www.supersociedades.gov.co) o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.

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