OBLIGACIONES DE SOCIEDADES SUJETAS A VIGILANCIA DE ESTA SUPERINTENDENCIA Y OTROS TEMAS.

 

OFICIO SUPERSOCIEDADES 220-139462 DEL 09 DE OCTUBRE DE 2013

 

ASUNTO: OBLIGACIONES DE SOCIEDADES SUJETAS A VIGILANCIA DE ESTA SUPERINTENDENCIA Y OTROS TEMAS.

 

Me refiero a su comunicación radicada con el número 2013-01-335647, mediante la cual formula las siguientes consultas:

1. Por favor enlistar todas las obligaciones que una sociedad comercial debe cumplir, como consecuencia de encontrarse en estado de vigilancia, según lo previsto en el decreto 4350 de 2006 art.1 l it. a.

2. ¿Cuál es el régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de intereses, vigente para los administradores de las sociedades comerciales?

2.1 ¿Cuál es el ámbito de aplicación del artículo 5 de la ley 155 de 1959?

2.2 ¿Cuál es el ámbito de aplicación del artículo 6 de la ley 155 de 1959?

3. Respecto del régimen de inversión extranjera, por favor aclarar qué condiciones deben tener cada una de las personas que pueden firmar la declaración de cambio (formulario No. 4).

4. Por favor informar si esa Superintendencia ha tenido conocimiento de casos en los que se haya desvirtuado alguna delas presunciones previstas en el artículo 27 dela ley 222 de 1995. Por favor enlistar los casos con número de decisión de esa entidad, si fuera el caso.

5. Por favor aclarar el alcance del artículo 54 del Código de Comercio: ¿Entiende esa Autoridad que si se elimina cualquier email que tenga relación con los negocios de la empresa, habría infracción de esa obligación de conservar la correspondencia?

Al respecto, para resolver el primer interrogante planteado, sea lo primero observar que las facultades asignadas a esta Superintendencia con ocasión de las funciones de inspección, vigilancia y control, están contenidas en los artículos 83,84, 85 y 86 de la ley 222 de 1995; por su parte, el artículo 34 de la misma ley, establece para las sociedades la obligación de preparar y difundir estados financieros al final de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados. Tales estados se difundirán junto con la opinión profesional correspondiente, si esta existiere.

Acorde con esta obligación la Superintendencia profiere anualmente una circular dirigida a las sociedades vigiladas, mediante la cual fija las fechas para remisión a esta entidad, de los estados financieros de fin de ejercicio; las fechas se fijan teniendo en cuenta los dos últimos dígitos del NIT de las compañías; la circular se publica en el Diario Oficial y en la página de la Superintendencia de sociedades, en la siguiente dirección: www.supersociedades.gov.co . De otra parte, de acuerdo con el artículo 44 de la ley 1429 de 2010, por el cual se modificó el artículo 121 de la ley 1116 de 2006, es obligación de las sociedades vigiladas o controladas, pagar una contribución a esta Superintendencia.

Para el efecto, la resolución 560-004147 del 17 de julio de 2013, dispone que los recursos para cubrir los gastos de funcionamiento e inversión, provienen de la contribución y fija los montos de las mismas sobre los activos registrados en el balance cortado a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, o que figuren en el último balance que repose en los archivos de la Superintendencia de Sociedades. El texto de la Resolución podrá consultarse también en la página web de esta Superintendencia. En todo caso, es preciso que tenga en cuenta que las funciones de vigilancia, facultan a la Superintendencia para impartir órdenes, relacionadas con el cumplimiento de la ley y de los estatutos, por parte de las sociedades comerciales.

En lo que corresponde al segundo interrogante, es preciso que tenga en cuenta la circular 100-006 del 25 de marzo de 2008, Publicada en el Diario Oficial 46.941 del 26 de marzo de 2008 y a su vez, en la página web de esta entidad para lo cual deberá ingresar por normatividad, en el link de circulares, en la que por fechas podrá encontrar ésta dentro del año 2008.

El punto correspondiente al alcance del artículo 5° de la Ley 155 de 1959, solo podrá resolverse en la medida en que indique exactamente cuál es el tema materia de su inquietud. A continuación se transcribe el texto del artículo: "Extiéndese la incompatibilidad establecida en el artículo 7o de la Ley 5a de 1947, para los miembros de las Juntas Directivas y los Gerentes de establecimientos de crédito y Bolsas de Valores, a los Presidentes, Gerentes, Directores, representantes legales, administradores y miembros de Juntas Directivas de empresas, cuyo objeto sea la producción, abastecimiento, distribución o consumo de los mismos bienes o la prestación de los mismos servicios, siempre y cuando tales empresas individual o conjuntamente consideradas, tengan activos por valor de veinte millones de pesos ($ 20.000.000.00) o más.

PARAGRAFO. Derogado por el artículo 99, Ley 45 de 1990. La incompatibilidad establecida por el presente artículo no cobija a los Presidentes, Gerentes, representantes legales y administradores de las compañías de Seguros que por exigencia de la Ley deben constituir otras sociedades para operar en los ramos de seguros de Vida, seguros generales y capitalización.

ARTICULO 6o. Los Presidentes, Gerentes, Directores, representantes legales, Administradores o miembros de Juntas Directivas de empresas industriales constituidas en forma de sociedades anónimas no podrán distribuir por si ni por interpuesta persona los productos, mercancías, artículos o servicios producidos por la respectiva empresa o sus filiales, ni ser socios de empresas comerciales, que distribuyan o vendan principalmente tales productos, mercancías, artículos o servicios.

Esta incompatibilidad se extiende a los funcionarios de sociedades de responsabilidad limitada que tengan como socios otras sociedades, en forma tal que el número total de personas naturales exceda de veinte (20).

PARAGRAFO 1o. La prohibición contenida en este artículo se extiende a los padres, cónyuges, hermanos e hijos de aquellos funcionarios.

PARAGRAFO 2o. Las empresas tendrán un plazo de diez y ocho (18) meses para dar cumplimiento a lo dispuesto en este artículo. "

En cuanto al punto tercero, en el que se consulta por el régimen de inversión extranjera, acerca de las condiciones que deben tener cada una de las personas que firman la declaración de cambio ( formulario número 4), es preciso observar que este formulario está diseñado para conocer los intervinientes de la operación de cambio de inversión extranjera en Colombia o inversión colombiana en el exterior, de tal manera que quienes pueden suscribirla son los inversionistas, sus representantes o apoderados y/o, las sociedades receptoras de la inversión.

En este sentido, la circular DCIN 83 de 2003, por la cual se regulan los procedimientos para efectuar el registro de las operaciones de cambio por parte del Banco de la República, con sus actualizaciones, dispone en el punto 7.1., dispone lo siguiente: Generales y Procedimientos de Registro, así:

(…) Para la canalización de las divisas a través del mercado cambiario, deberá diligenciarse la declaración de cambio por inversiones internacionales (formulario N° 4). La declaración de cambio deberá presentarse personalmente por el inversionista, apoderado o quien represente sus intereses ante los intermediarios del mercado cambiario o transmitirse, vía electrónica, al Departamento de Cambios Internacionales del Banco de la República en el caso de canalización a través de cuentas corrientes de compensación.

Se presumirá que quien suscriba los formularios de inversiones internacionales como apoderado de los inversionistas internaciones o como representante de sus intereses, está facultado para actuar como tal." (La negrilla no es del texto).

En lo que tiene relación con el punto cuarto de su solicitud, se informa que las providencias ejecutoriadas producto de las investigaciones administrativas relacionadas con situaciones de control o de grupo empresarial, son públicas y pueden consultarse por los interesados, por lo cual se sugiere acudir directamente en el Grupo de Gestión Documental y revisar las respectivas providencias.

El quinto punto, que hace relación a la conservación de los libro y papeles del comerciante, le informo que con ocasión de la expedición y entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005, específicamente su artículo 28, cesó la obligación legal contenida en el artículo 60 del Código de Comercio que imponía la necesidad de conservar permanentemente la documentación social, aún cuando con la posibilidad de que después de los diez años, se acudiera a un medio técnico adecuado que garantizara su reproducción exacta en relación con el cual se cumplieran los demás requisitos que contemplaba la norma. Dicho artículo reza:

"ARTÍCULO 28. RACIONALIZACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.

Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales."

De conformidad con la normatividad transcrita, hoy día el comerciante debe conservar la documentación societaria por un periodo de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento, o comprobante, pero para tal efecto puede elegir si lo hace en medio escrito, o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta, que debe cumplir los requisitos establecidos en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999.

Por otra parte, no sobra hacer mención acerca de la posibilidad que la actual normatividad, específicamente el Decreto 805 del 24 de abril de 2013 (que modifica el artículo 56 del Código de Comercio) brinda al comerciante de llevar los libros de comercio en forma electrónica, incluso, prevé la posibilidad de que las cámaras de comercio presten el servicio de archivo y custodia de los libros de comercio que se lleven en dicho medio.

Para mayor comprensión del tema, le transcribo apartes del oficio 220-16158 del 26 de marzo de 2007 que se refiere al tema en comento:

"…El artículo 28 de la Ley 962 del 8 de julio de 2005, en concordancia con el artículo 86 ídem, en aras de simplificar trámites y erradicar procedimientos que al parecer de dicha ley se traducían en "exigencias injustificadas a los administrados", derogaron expresamente y en su integridad los artículos 60 del Código de Comercio y 134 del Decreto 2649 de 1993, que se referían a términos y procedimientos para la destrucción de los libros y documentos sociales, entre los cuales se cuentan las facturas citadas. Esto equivale a decir que, hoy día (según lo dispone dicha ley a través de los mencionados artículos), solamente existe la obligación de conservar los libros y documentos sociales, por medio escrito o cualquier medio técnico, magnético o electrónico, por un periodo de diez (10) años, contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, luego de lo cual, podrán ser destruidos sin que para tal efecto deba mediar la intervención de la cámara de comercio.

Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto sobre el particular en materia tributaria, dada la prevalencia de que goza la normatividad fiscal (último inciso del artículo 136 del Decreto 2649 de 1993)".

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales tienen el alcance a que alude el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

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