ANTE TRANSFORMACION A SAS NO ES INDISPENSABLE CAMBIO DE LIBROS SOCIALES

Oficio SUPERSOCIEDADES 220-134980 Del 26 de Noviembre de 2012

 

ASUNTO: Ante la transformación a sociedad por acciones simplificada no resulta indispensable el cambio de libros sociales.

El cambio de razón social de una sociedad por acciones no obliga al cambio de títulos accionarios.

 

Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2012-01-293413, mediante el cual, a propósito de la transformación de una sociedad anónima en sociedad por acciones simplificada con ocasión de la cual se eliminó la figura de junta directiva y el capital quedó conformado por un solo accionista, presenta algunas inquietudes relacionadas, de una parte, con la posibilidad de continuar haciendo uso de los libros de actas tanto de Asamblea de Accionistas como de Registro de Accionistas, que venían usándose en la sociedad anónima, así como con la destinación del libro de actas de la eliminada Junta Directiva, y de otra, con la posibilidad de continuar utilizando el talonario de acciones de la anónima para las acciones que se suscriban en la sociedad por acciones simplificada. De otra parte, cuestiona si frente al cambio de nombre de una sociedad, puede ésta continuar usando el talonario de acciones con el nombre anterior o si resulta indispensable expedir nuevos talonarios con el nombre actual.

 

R/. Sobre el primer particular, el cual apunta a dilucidar si en virtud de la transformación de una sociedad anónima a sociedad por acciones simplificada debe ésta adquirir nuevos libros o seguir con los que tiene, es preciso traer a colación lo manifestado sobre el particular por esta oficina mediante Oficio 220-038555 del 6 de agosto de 2007, a saber:

 

“Para dar respuesta a la consulta planteada, se hace necesario tener en cuenta que mientras el numeral 2º del artículo 19 del Código de Comercio, es obligación de todo comerciante “Inscribir en el registro mercantil todos los libros respecto de los cuales la ley exija esa formalidad”, el acto de transformación forma parte de la facultad que de reformar estatutos tienen exclusivamente la junta de socios o la asamblea general de accionistas, para lo cual deben considerarse las normas rectoras de la sociedad que se constituye (artículo 171 del Código de Comercio), y cuya finalidad es hacer ajustes en orden a cumplir cabalmente los fines propuestos.

 

Significa esto último que la adopción de una nueva especie de sociedad, de ninguna manera implica cambios en el desarrollo de la persona jurídica como tal, dado que es un acto compatible con la naturaleza esencialmente mudable de la sociedad mercantil. Además, el artículo 167 del Estatuto Mercantil es claro en advertir que "La transformación no producirá solución de continuidad en la existencia de la sociedad como persona jurídica, ni en sus actividades ni en su patrimonio", expresiones que permiten afirmar que de ninguna manera se trata de una nueva persona jurídica la que resulte de dicha reforma, con actividades distintas o que llegue a afectar la prenda general de los acreedores, que resulta salvaguardarla en esta clase de operación, y mucho menos se vean afectados los libros que determina la ley como obligatorios (artículo 49 idem).

 

De otra parte, para afianzar el tema es necesario considerar otras disposiciones de nuestra legislación tales como:

 

El inciso 3° artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, cuando indica que "se deben llevar los libros necesarios" para el registro de todas sus operaciones”, El nombrado numeral 2º del artículo 19 del C. de Co., que al interpretarlo, establece que están sujetos a inscripción en el registro mercantil los libros de actas (junta directiva y máximo órgano social), el de accionistas o de socios. Y, los de contabilidad a que refiere el artículo 28 numeral 7° ibidem.

 

Así las cosas, es claro que independientemente al acto de transformación, los libros del anterior tipo social mantienen indemnes hasta que sean utilizados en su integridad, haciendo obviamente las anotaciones y claridades que correspondan dada la nueva realidad del ente económico.”

 

De conformidad con el anterior concepto, el cual, dada la filosofía en la que se fundamenta resulta perfectamente aplicable a la transformación de una sociedad del tipo de las anónimas en sociedad por acciones simplificada, es dable concluir que ante el evento de la transformación, la sociedad como persona jurídica puede terminar de diligenciar los libros que traía en el tipo societario precedente, claro está, siempre que en los mismos se haga la aclaración de que dichos libros pertenecen actualmente a una sociedad por acciones simplificada. Una vez agotadas las hojas de los libros anteriores, se deberán registrar en la Cámara de Comercio los libros que corresponden a una sociedad de las reguladas por la Ley 1258 de 2008.

 

En cuanto al libro de actas de la junta directiva de la sociedad anónima, resulta claro que, ante la eliminación de tal órgano de administración en virtud de la transformación, no hay lugar a continuar diligenciándose; no obstante, resulta imperioso conservarlo, por lo menos, durante el término de conservación de documentos a que alude el 962 de 2005.

 

De otra parte, en relación con la situación planteada en la que una sociedad cambia su razón social y se pregunta si los títulos accionarios que llevan impresa la anterior razón social de la compañía deben ser sustituidos por otros que lleven impreso el nombre actual, considera esta oficina que, si bien el artículo 401 del Código de Comercio determina que, entre otras indicaciones, los títulos accionarios deberán contener la denominación de la sociedad, no hay estricta necesidad de cambiar los títulos en el evento descrito por cuanto, en primer lugar, no existe riesgo en conservar en el título la razón social anterior dado que la prueba “reina” sobre la propiedad accionaria es la información reflejada en el Libro de Registro de Accionistas, y de otra, en tratándose el cambio de razón social de una reforma estatutaria que en virtud de tal naturaleza debe ser protocolizada (sociedad anónima) e inscrita en el Registro Mercantil, basta hacer un examen a la información pública que reposa ante la citada autoridad registral respecto de las variaciones en el nombre de la compañía para verificar las denominaciones que la han individualizado y de allí colegir que se trata de la misma persona jurídica a la cual alude un título accionario timbrado con la razón social anterior.

 

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales tienen el alcance a que alude el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo.
 
 

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