CORRECCION DE ACTAS


Oficio SUPERSOCIEDADES 220-053086 Del 23 de Mayo de 2013

Referencia: Corrección de Actas - 2013-01-113619.

Me refiero a su escrito radicado con el número de la referencia a través del cual luego de efectuar algunas consideraciones en torno a una reunión que por derecho propio efectuaron los socios de una compañía, para preguntar:

1. ¿Qué ocurre con los derechos de los socios que concurren oportunamente a la reunión por derecho propio con pleno cumplimento de las prescripciones de fecha, hora y lugar y se encuentran con que las dependencias administrativas de la sociedad se encuentran cerradas?

2. Adicionalmente señala como PRETENSIONES en su escrito que:

a. Se le informe del carácter vinculante o no de los conceptos emitidos por la Superintendencia de Sociedades, sobre temas de su competencia.

b. Se le informe si la postura del concepto referido en su escrito se mantiene en la actualidad y si hay más pronunciamientos en igual o parecido sentido, indicando numero de radicación y remitiendo copia de los mismos.

c. Para el caso concreto se manifieste de forma clara mediante concepto acerca de la procedencia o no de registrar el acta de la reunión por derecho propio.

d. Se nos ilustre el paso a seguir para lograr el registro del acta.

1. Sobre el particular, me permito manifestarle que la función de atender consultas es general y abstracta, sobre temas relacionados con procesos de insolvencia, inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales cuya supervisión le fue asignada a este organismo, de suerte que no es posible por esta vía emitir pronunciamientos de ninguna índole sobre situaciones particulares y concretas, ni asesorar a los peticionarios en el desarrollo de procedimientos que se surten al interior de las sociedades comerciales en las que participen como socios.

Ahora bien, atendiendo los puntos puestos de presente en forma general y abstracta tenemos:

El artículo 422 del código de comercio, advierte que las reuniones ordinarias de la asamblea se deben realizar por lo menos una vez al año en las fechas establecidas en los estatutos de la sociedad, y si estos no lo han considerado, la reunión ordinaria se realiza dentro de los tres primeros meses del año.

Seguidamente dice el artículo 422 del código de comercio que si tal reunión ordinaria no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril a las 10 de la mañana.

Así mismo, es importante señalar lo dispuesto por el artículo 429 del código de comercio en el sentido que en una reunión por derecho propio es permitido deliberar y tomar decisiones validas "con un número plural de socios cualquiera sea la cantidad de acciones o cuotas que esté representada.", es decir que siempre que haya más de un socio así no representen el 50% de la acciones procederá la asamblea y las decisiones allí tomadas tendrá plena validez, excepto aquellas para las que a ley ha fijado de forma específica y particular una mayoría decisoria determinada.

Por consiguiente, no basta reunirse por derecho propio, lo cual puede hacerse en las condiciones señaladas, el punto central es que las decisiones tomadas en la reunión, se realicen con la presencia de las mayorías decisorias determinadas en la Ley o en los estatutos, pues de no llenarse este requisito, es factible que las decisiones sean ineficaces, nulas o inoponibles.

Es de advertir, que las Cámaras de Comercio por mandato legal, particularmente en lo referente en el artículo 163 del Código de Comercio, podrán abstenerse de hacer la inscripción de las decisiones que no cumplan con las prescripciones legales o estatutarias.

3. Respecto a la consulta relacionada con el domicilio en donde se habrá de efectuar la reunión por derecho propio, es importante destacar que el artículo 426 del Código de Comercio, advierte que la asamblea se reunirá en el domicilio principal de la sociedad, el día y hora indicados en la convocatoria, no obstante podrá, reunirse sin previa citación y en cualquier sitio, cuando estuviere representada la totalidad de las acciones suscritas.

De manera que los socios podrán reunirse en asamblea por derecho propio, cuando:

1. No han sido convocados dentro de los tres primeros meses del año, ya sea por disposición de los estatutos o por aplicación de la ley;

2. Y siempre que se reúnan en el domicilio principal de la sociedad, el día, a la hora y en el lugar indicado en la convocatoria.

Sí por alguna razón no les es posible reunirse en el domicilio principal, podrán reunirse sin previa citación y en cualquier sitio, cuando estuviere presente la totalidad de los socios, estas son las denominadas reuniones o asambleas universales.

En consecuencia, los socios se reunirán en el domicilio social por derecho propio, cuando no han sido convocados dentro del termino señalado en la Ley o en los estatutos, el día, a la hora y en el lugar indicado en la convocatoria, de manera que si se reúnen por derecho propio en un lugar distinto al domicilio social, se entenderá en los términos del artículo 186 del Código de Comercio, que las decisiones allí tomadas son ineficaces artículo 190 de la citada disposición.

Ahora, que pasa cuando los socios concurren oportunamente a la reunión por derecho propio dentro de las prescripciones de fecha, hora y encuentran cerradas las oficinas de la sociedad, presentándose un aparente impedimento para el legitimo derecho que tienen a enterarse de la situación de la sociedad y adoptar medidas.

Al respecto, a través de oficio 220-34409 de 1995, entre otros aspectos, esta Entidad señaló:

"En opinión de este Despacho sería absurdo pretender que esa circunstancia impida la realización de la reunión referida, toda vez que tanto los presupuestos que la determinan como las condiciones a que está sujeta se cumplirían, pues en ese supuesto es claro que los socios se han hecho presentes con el objeto de reunirse, en el lugar que corresponde, esto es, en las oficinas de la administración, no obstante que físicamente no puedan ubicarse dentro de las mismas"

Por tanto la ley no reguló de manera expresa la hipótesis materia de análisis, esta Superintendencia estima viable que cuando se hagan presentes dos o más asociados en el domicilio principal donde funciones la administración, con el fin de reunirse por derecho propio y no logren por cualquier razón el ingreso a las oficinas, pueden celebrar l reunión en el lugar de acceso a las mismas siempre que permanezcan en él hasta que culmine la sesión (…) dejando en el acta respectiva constancia de los hechos a que se ha hecho mención(…)"

Del concepto transcrito, se observa que si bien la Ley no reguló esta circunstancia, como es que en una reunión por derecho propio se impida el acceso a las oficinas de la compañía, para la realización de la asamblea, en concepto de esta Entidad se podría llevar a cabo la reunión en el lugar de acceso a las mismas, siempre y cuando:

1. Se hagan presentes dos o más asociados al domicilio principal donde funcione la administración de acuerdo con el domicilio social establecido por los socios e inscrito en el registro mercantil;

2. Que se celebre la reunión en el lugar de acceso a las mimas y siempre que permanezcan en el hasta que culmine la sesión;

3. Que los hechos señalados queden registrados en el acta;

4. Y por último, la sesión debe tener lugar a las diez de la mañana del primer día hábil del mes de abril, fecha que puede variar si cae en día sábado, pues éste sólo tendrá el carácter de hábil, si las oficinas de la administración laboran normalmente durante el mismo.

El concepto expuesto, se encuentra vigente, postura doctrinal que no se hace obligatoria para otra autoridad administrativa, la cual puede acogerla como orientación y para la decisión de actuaciones particulares y concretas.

De otra parte, es pertinente señalar que la Cámara de comercio no está sujeta a la vigilancia de esta entidad y sus actuaciones pueden ser cuestionadas ante el superior administrativo de las mismas como lo es la Superintendencia de Industria y Comercio.

Respecto a los pronunciamientos efectuados por la Oficina Jurídica, en este sentido, podrán ser consultados en la página de Internet (www.supersociedades.gov.co) o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.

En los anteriores términos ha sido resuelta su consulta, no sin antes manifestarle que la misma fue tramitada dentro del plazo legal y con los efectos contemplados en el artículo 28 del Código de Procedimiento y de lo Contencioso Administrativo

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