REGLAMENTO DEL EJERCICIO DEL DERECHO DE INFORMACION DE MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA

 

Oficio SUPERSOCIEDADES 220-043858 Del 06 de Mayo de 2013

 

ASUNTO: Reglamentación del ejercicio del derecho de información de los miembros de junta directiva.

Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2013-01-083264, mediante el cual eleva la siguiente consulta: "Se puede restringir el acceso a la información de una sociedad, tales como es la contabilidad, libros de actas, etc., a los miembros de la junta directiva, de tal manera que estos tengan derecho de inspección no en forma permanente sino dentro de un periodo anterior a la fecha de las reuniones programadas o convocadas? ¡Cuáles son los supuestos para que opere dicha restricción?"

R/. Sobre el particular, es preciso advertir que el derecho de inspección como tal, es inherente a la calidad de socio, el cual se halla consagrado en los artículos 369 y 447 del Código de Comercio y 48 de la Ley 222 de 1.995. No obstante, los administradores en cumplimiento del mandato que les fuera encomendado legal y estatutariamente, desde luego que también han de tener acceso a los libros, comprobantes y documentos de la empresa, con el fin de tener suficiente ilustración para los fines pertinentes, pero ya no como derecho de inspección, sino de información, que es el referido a los administradores, cuyos objetivos son los que marcan la diferencia entre uno y otro.

Nuestra actual normatividad societaria no se ocupa de establecer procedimientos o límites en el tiempo o en la información objeto de examen de los miembros de junta directiva, así como tampoco impide tal regulación al interior de una compañía, por lo que tales situaciones deben ser establecidas, ya sea en los estatutos, o en silencio de éstos, por el mismo órgano colegiado de administración al momento de reglamentar su propio modus operandi.

Ahora, sobre los alcances del derecho de información de los administradores societarios, este Despacho se ha pronunciado con anterioridad, como lo hizo a través del Oficio 220-3036 del 21 de enero de 2000, cuyos partes pertinentes a continuación se transcriben.

"…en lo que hace al derecho de información predicable de los órganos de administración de una sociedad para el cumplimiento del mandato que les fuera encomendado legal y estatutariamente, éste se justifica en la necesidad de contar con la suficiente ilustración que les permita enterarse real y satisfactoriamente de la situación de la sociedad y así poder adoptar las decisiones que estimen pertinentes. (...)

Si bien es cierto que la legislación mercantil no regula el referido derecho de información, en el sentido de establecer hasta donde llega la facultad de los administradores, especialmente la de los miembros de las juntas directivas (independientemente de que, a su vez, se detente la calidad de socio o accionista) y que, en principio, éstos estarían facultados para exigir y obtener todo tipo de información que su actividad demande, incluso aquella que por su naturaleza se encuentra reservada, no es menos cierto que de acuerdo con lo arriba expuesto y conforme a lo establecido en los artículos 434 a 438 del Código de comercio, en concordancia con el artículo 198 y 199 ídem., el precepto contenido en el artículo 22 de la Ley 222 de 1.995, que les reconoce la calidad de administradores, no puede entenderse como la extensión de las facultades propias del órgano a cada uno de sus miembros individualmente considerados, echando de menos y de paso haciendo nugatoria la colegialidad y colectividad características de dicho órgano de administración, lo que impone la necesidad de que sea considerado objetivamente.

Lo anterior se sustenta en la pluralidad de su conformación impuesta en la ley, en el modo en que se eligen sus principales y suplentes y en la forma como delibera y decide.

En ese orden de ideas para los efectos del ejercicio de las funciones que legal y estatutariamente le corresponde a la junta directiva, sus miembros habrán de ceñirse a lo dispuesto en los estatutos sociales, así como a los deberes, obligaciones y régimen de responsabilidad de que tratan los artículos 23 y 24 del Código de Comercio, lo cual no implica que, so pretexto del derecho de información, y amparados en la calidad de administradores que les otorga la ley, estén facultados de manera individual para requerir a su arbitrio y sin limitación alguna los documentos que su parecer indique, porque ello supondría, a más de una extralimitación de funciones, el desconocimiento a la ley de las mayorías y a la norma general de adopción de las decisiones de los órganos de composición colectiva, característica fundamental de la legislación societaria colombiana.

Lo anterior supone que si la junta directiva, como cuerpo colegiado de administración, y para el ejercicio de las funciones que legal y estatutariamente le competen, en un momento dado requiere acceder a información que en principio es reservada (Know how, secretos industriales, etc.), podrá solicitarla conforme a las reglas establecidas para la toma de decisiones, sin perjuicio claro está, que los estatutos prevean disposiciones que lo prohíban o restrinjan o, por el contrario, faculten expresamente a la junta para acceder sin límites a ella, todo en los términos establecidos en el artículo 438 del Código de Comercio).(...)

Finalmente, resulta conveniente puntualizar que el derecho de inspección radicado en cabeza de los socios o accionistas de una sociedad, es conceptual y sustancialmente diferente al derecho de información en cabeza de sus administradores, pues, de acuerdo a las consideraciones anotadas, tienen matices diversos y se dirigen a objetivos diferentes."

Así las cosas, considera esta oficina que el grado de responsabilidad que la ley impone a los administradores societarios (Art. 200 del Código de Comercio) por su gestión, implica que sus decisiones se adopten con el lleno del convencimiento previo que solo se consigue a través del examen de la información societaria pertinente, por lo que el acceso a la misma por parte de la junta directiva conformada como tal no puede serle negado. No obstante, tal como se anotó anteriormente, dicho acceso sí puede ser reglamentado en cuanto a los plazos y su periodicidad, ya sea estatutariamente o en el reglamento que elabora la junta directiva sobre su propio funcionamiento.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales tienen el alcance a que alude el artículo 28 del Código de procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

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