SUSPENSION Y REANUDACION DE REUNIONES DEL MAXIMO ORGANO SOCIAL

 

Oficio SUPERSOCIEDADES 220-037354 Del22 de Abril de 2013

 

Ref.: Radicación 2013- 01- 063443

Suspensión y reanudación de reuniones del máximo órgano deben sujetarse a los requisitos establecidos en el artículo 430 del Código de Comercio. Consecuencias por su inobservancia.

Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual pone de presente que la asamblea ordinaria se llevó a cabo dentro de los 3 primeros meses del año, fue suspendida y está pendiente de continuar. Sin embargo, de acuerdo al artículo 430 de Código de Comercio, la misma debe realizarse dentro de los 3 días siguientes, plazo no se cumplió, por lo que pregunta:

-"Que procedimiento se debe seguir si no se dio cumplimiento al artículo 430.

-Cuanto tiempo se debe esperar para que se reanude la asamblea.

-Que validez tiene la asamblea sino se ha terminado.

-Se debe citar una nueva asamblea sin tener en cuenta la que no se terminó.

-Lo aprobado hasta antes de suspenderse la asamblea tiene validez, así no se haya terminado la asamblea y por tanto no se haya registrado el acta en Cámara de Comercio.

-Que función debe asumir el Revisor Fiscal ante esta situación".

Con relación a las preguntas formuladas, debo manifestarle que esta Entidad ha se pronunciado en diversas oportunidades examinando distintos aspectos de la llamada suspensión de deliberaciones de la asamblea general o junta de socios, razón por la cual se traerá a colación algunos apartes que contribuirán a resolver los interrogantes planteados.

No obstante lo anterior, para el desarrollo y claridad de los pronunciamientos se hará referencia a los hechos o argumentación del peticionario; posteriormente a las preguntas planteadas y, finalmente, la respuesta de la Entidad frente a cada una de las consultas formuladas, a saber:

1. Oficio 220- 15757 de 30 de abril de 1998.

- " Una sociedad que convoca y realiza su Asamblea dentro de los términos previstos en el artículo 422 del C. de C. y dentro del desarrollo de la asamblea, decide, cuando apenas se ha abordado el 10% del orden del día, suspender las deliberaciones y aplazarlas para fecha posterior superior a los tres días contemplados en el artículo 430 del C. de C….."

- "1. La reunión a realizarse es válida?

2. La sociedad debe convocar a Asamblea Extraordinaria para evacuar el resto de los puntos pendientes?"

- "(….)

Los elementos de juicio hasta aquí expuestos dan pie para que este Despacho interprete el inciso primero del artículo 430 del C. de Co., así:

El legislador previó la posibilidad de que las deliberaciones de la asamblea sean suspendidas cuantas veces sea posible dentro de un lapso máximo de tres días y así lo decida en cada caso un número necesariamente plural de asociados que represente al menos el 51% de las acciones representadas en la reunión, siempre y cuando los debates se reanuden prontamente y con la advertencia de que los mismos no podrán prolongarse más allá de los tres días antedichos; si no se encuentra representada la totalidad del capital suscrito.

El criterio que se acaba de expresar contribuye a la aclaración de las dudas que existen acerca del lapso que debe tenerse en cuenta entre la suspensión y reanudación de las deliberaciones de la asamblea. En efecto, conforme con lo dicho, a este propósito debe estarse estrictamente al significado gramatical del vocablo "luego" que empleó el legislador al redactar la disposición en referencia, como lo enseña el principio general de hermenéutica aplicable en estos casos.

Nótese de todos modos, que la necesidad de que la reunión de la asamblea se reanude dentro de los tres días señalados por la ley al indicar el término máximo de las deliberaciones en el evento de que éstas sean suspendidas, si no está representada la totalidad de las acciones suscritas, responde perfectamente a la prontitud o celeridad que requiere el inciso en cuestión para los fines en él previstos, vale decir, para la reanudación de los debates. Desde luego, que si fuere posible suspender las deliberaciones para reanudarlas en cualquier tiempo, una sesión podría iniciarse en enero, seguir en julio y continuar en diciembre por ejemplo, lo cual se prestaría para que se tejieran triquiñuelas en orden a obtener la no asistencia de ciertos grupos o personas en un momento determinado.

(….)

De lo dicho se concluye que conforme con lo previsto en el artículo 430 inciso primero del C. Co., las deliberaciones de la asamblea pueden ser suspendidas para reanudarse luego cuantas veces sea posible dentro de un lapso no superior a tres días para lo cual es necesario que cada suspensión sea aprobada con el voto del 51% al menos de las acciones representadas, emitido por un número plural de asistentes. Sin embargo, podrá sobrepasarse el término precipitado para los fines de las deliberaciones, si se encuentra representada la totalidad de las acciones suscritas." (Oficio OA-13931 de Julio 11 de 1980).

Así las cosas, esta Superintendencia considera que una asamblea que se inicia por ejemplo el 31 de marzo, con un quórum deliberativo y decisorio que conlleva a que la misma se pueda desarrollar pero que no completa la totalidad del orden del día y cuando se está llevando a cabo la reunión se suspende para reanudarla el 10 o el 30 de abril o el 20 de mayo, teniendo como fundamento lo contemplado en el artículo 430 del Código de Comercio, desborda a todas luces los parámetros establecidos previamente para tal efecto, toda vez que el término máximo para suspender la reunión no puede exceder de tres días, espacio dentro del cual si puede suspenderse cuantas veces se quiera, pero si excede el mismo (tres días), debe estar en esa sesión que exceda dicho término, presente o debidamente representado el cien por ciento(100%) del capital social.

En este orden de ideas, podemos dar contestación a sus preguntas de la siguiente manera:

1. La reunión a realizarse es válida?.

Es válida, siempre y cuando, la determinación de suspender las deliberaciones por más de tres días, haya sido adoptada por el cien (100%) por ciento del capital social y que al momento de reanudarse la misma, se encuentre presente el mismo porcentaje.

2. La sociedad debe convocar a Asamblea Extraordinaria para evacuar el resto de los puntos pendientes?

Si no se dan los presupuestos anteriores, es claro que debe necesariamente convocarse a una reunión de carácter extraordinario, con el fin de concluir el temario que no se agotó en la reunión respectiva".

2. Oficio 220- 19529 de 3 de mayo de 2004.

- "La junta ordinaria fue suspendida….".

- ¿Son válidos los puntos que se agotaron del orden del día; o, simplemente se bebe (sic) invalidar la Junta (sic) como tal y citar nuevamente? Y si, es esto último ¿Con que tiempo debo citar nuevamente a junta o sigo el procedimiento (5 días hábiles para citar a Reunión extraordinaria)?".

- "(….)

SUSPENSIÓN DE LA JUNTA ORDINARIA:

3. El artículo 186 del Código deCcomercio en concordancia con el artículo 190 ibídem sujeta la eficacia y validez de las reuniones del máximo órgano social a que las mismas se lleven a cabo en el domicilio social y con el lleno de requisitos legales y estatutarios en cuanto a convocación y quórum, en consecuencia,

habiéndose dado cumplimiento a los mismos, las decisiones adoptadas bien sea aprobadas o denegadas, tienen el efecto que les de el sentido de la decisión.

Ahora bien, menciona en su escrito que "la junta ordinaria fue suspendida", lo cual nos lleva a otro supuesto jurídico que es el del artículo 430 del Código de Comercio que establece pautas precisas para la suspensión de las reuniones (2), cuya inobservancia acarrea que las decisiones no se ajusten a derecho y que por lo tanto deba convocarse nuevamente el máximo órgano social, en la forma prevista en los estatutos sociales y en su defecto en la ley, según las voces del artículo 372 ibídem.

(2) El artículo 430 del Código de Comercio establece los siguientes requisitos para suspender las reuniones del máximo órgano social: 1) Que la decisión de suspender la reunión la adopte un número plural de asistentes que represente, el cincuenta y uno por ciento, por lo menos de las acciones representadas en la reunión; 2) Que las deliberaciones no se prolonguen por más de tres días, si no está representada la totalidad del capital suscrito".

3. Oficio 220- 058333 de 10 de diciembre de 2007.

Previa exposición de los hechos ocurridos en una reunión de asamblea general de accionistas se plantea una serie de interrogantes relacionados con la legalidad de las determinaciones allí adoptadas.

"(….)

…. para que se puedan suspender las deliberaciones de la asamblea es necesario que tal determinación sea adoptada por un número plural de asistentes que represente como mínimo el cincuenta y uno por ciento de las acciones representadas en la reunión, y de otra que la reanudación se debe realizar dentro de los tres días siguientes, ya que de prolongarse la suspensión por un término superior deberá estar representada la totalidad de las acciones suscritas para que se pueda hablar de la misma reunión.

Es claro que si se retoman las deliberaciones en las condiciones indicadas en el artículo 430 en comento, la reanudación debe ser considerada como la simple continuación de la reunión anteriormente suspendida, por lo que los poderes otorgados para la primera sesión conservan su vigencia para la reanudación.

En este orden de ideas se pasa a dar respuesta a sus preguntas de la siguiente manera:

a. Se puede declarar como legal la asamblea realizada?".

De acuerdo con lo manifestado en el presente oficio esta Superintendencia mediante la resolución de consultas no cuenta con facultades para pronunciarse sobre la legalidad de lo ocurrido en las reuniones de asamblea general de accionistas.

b. Quien define su legalidad?".

La legalidad de las determinaciones adoptadas en una reunión de máximo órgano social solo puede ser discutida ante los jueces o ante la Superintendencia de Sociedades en las condiciones señaladas en los artículos 194 del Código de Comercio y 137 de la Ley 446 de 1998.

c. Se puede considerar como suspendida la asamblea y continuarlas en las condiciones con que se venía realizando, refiriéndome con el mismo presidente y secretaria de asamblea, miembros encargados del escrutinio.

La determinación de si puede considerarse como suspendida la reunión depende de si se decidió la suspensión por un número plural de asistentes representantes de por lo menos el cincuenta y uno por ciento de las acciones representadas en la reunión, circunstancia esta que desconoce este Organismo.

No obstante, en el evento de que sí se haya optado por la suspensión, la reanudación de las deliberaciones procederá en los términos descritos en el artículo 430 del Estatuto Mercantil.

(….)

e. Se puede declarar nula la asamblea y realizar una nueva en condiciones distintas?".

Por las mismas razones expuestas en la primera respuesta, este Despacho se abstiene de opinar sobre la declaratoria de nulidad de la asamblea a que usted hace alusión.

Con relación a la celebración de una nueva reunión, es de recordar que de conformidad con lo previsto en los artículos 181, 422 y 423 del Código de Comercio, la asamblea de accionistas puede reunirse de manera ordinaria dentro del término fijado en los estatutos o dentro de los tres meses siguientes a cada ejercicio social, o de forma extraordinaria cuando lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes de la compañía.

f. A (sic) quien es el responsable de lo sucedido?".

Sobre esta pregunta se ha de señalar que la Superintendencia de Sociedades no cuenta con facultades para determinar quién o quienes son los responsables de los hechos ocurridos durante las reuniones del máximo órgano social".

Expuesto clara y ampliamente el criterio de la Entidad respecto al tema de la suspensión de reuniones del máximo órgano social, su reanudación y las posibles consecuencias por inobservancia de los requisitos establecidos en la ley, en el orden planteado en el escrito, se resuelven las preguntas de la siguiente manera:

- "Que procedimiento se debe seguir si no se dio cumplimiento al artículo 430".

Tal como quedó indicado, en primer lugar, la suspensión de la reunión ha debido adoptarse por un número plural de socios o accionistas representantes, cuando menos, del 51% del capital presente en la reunión; así adoptada la suspensión se está ante una reunión cuyas deliberaciones pueden reanudarse. En segundo lugar, al no haberse reunido como lo indica la preceptiva mencionada, esto es, dentro del los tres (3) días siguientes a la fecha de la reunión, su continuidad estará condicionada a la presencia del total de las cuotas o acciones en que se encuentre dividido el capital de la compañía.

Así las cosas, si no se observan los anteriores presupuestos, lo que procede es una nueva convocatoria a fin de deliberar y decidir sobre los temas objeto de la reunión que no se llevó a cabo, acatando las reglas prescritas en la ley o en los estatutos sociales en cuanto a convocatoria y quórum se refiere (Arts. 186, 422 y 423 del C. de Co.).

- "Cuanto tiempo se debe esperar para que se reanude la asamblea".

Tal como quedo indicado, la reunión debe reanudarse dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha de la reunión, plazo que puede obviarse si se encuentra presente o debidamente representado el 100% del capital social, circunstancia en la que se puede hablar de la misma reunión, sin que el legislador haya previsto plazos para ese evento.

- "Que validez tiene la asamblea sino se ha terminado".

Si bien vía consulta no le es dable la Entidad determinar la legalidad o no de las decisiones adoptadas por el máximo órgano social, es claro que el artículo 190 del C. Cit. determina "Las decisiones tomadas en una reunión celebrada en contravención a lo prescrito en el artículo 186 serán ineficaces; las que se adopten sin el número de votos previstos en los estatutos o en las leyes, o excediendo los límites del contrato social, serán absolutamente nulas; y las que no tengan carácter general, conforme a lo previsto en el artículo 188, serán inoponibles a los socios ausentes o disidentes".

Sin embargo, tal como quedo expresado en la argumentación antes expuesta, la legalidad de las determinaciones adoptadas en una reunión de máximo órgano social podrá ser discutida, salvo que en los estatutos se prevea la justicia arbitral, ante la justicia ordinaria en los términos que dispone el artículo 421 del C. P. C., modificado por el artículo 1º, Núm. 224 del Dec. Ext. 2282 de 1989, o ante la Superintendencia de Sociedades en los términos del artículo 137 de la Ley 446 de 1998.

Para aclaración del consultante, es preciso indicarle que el artículo 194 del Código de Comercio citado en alguno de los pronunciamientos transcritos, que preveía el procedimiento de las acciones de impugnación, fue derogado por el artículo 118 de la Ley 1563 de 2012.

- "Se debe citar una nueva asamblea sin tener en cuenta la que no se terminó.

Responde la inquietud lo expresado en el primero de los interrogantes.

- "Lo aprobado hasta antes de suspenderse la asamblea tiene validez, así no se haya terminado la asamblea y por tanto no se haya registrado el acta en Cámara de Comercio".

Tal y como quedo indicado no le es dable a la Entidad vía consulta determinar la legalidad o validez de las decisiones. Sin embargo conforme a la argumentación expuesta, la cual se reitera, la inobservancia de las pautas previstas en la ley para la suspensión y reanudación de la asamblea acarrea que las decisiones no se ajusten a derecho y que por lo tanto deba convocarse nuevamente.

- "Que función debe asumir el Revisor Fiscal ante esta situación".

Las funciones del revisor fiscal en el ejercicio de sus funciones, frente a la sociedad, asociados o terceros las determina el legislador de manera general en el artículo 207 del C. de Co., al paso que en su calidad de contador público habrá de remitirse a la Ley 43 de 1990.

Así las cosas, al revisor fiscal corresponde, entre otras funciones: "2) Dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea o junta de socios, a la junta directiva o al gerente, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la sociedad…..;

4) Velar por que se lleven regularmente…. las actas de las reuniones de la asamblea, de la junta de socios y de la junta directiva…. impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines". (Art. 207 Cit.).

No obstante lo expuesto, debe tenerse presente que la reunión es de socios o accionistas pues se trata del máximo órgano social, quienes deciden suspender las deliberaciones para reanudarlas posteriormente, bien dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha de la reunión, o posteriormente a ese plazo si se reúne el 100% de los socios o accionistas, casos en los cuales no se requiere nueva convocatoria pues se trata de la misma reunión, solo bastaría el acuerdo entre los asociados para determinar el lugar, fecha y hora.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su escrito, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad (www.supersociedades.gov.co) o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.

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