SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA (LEY 1258 DE 2008) – CONSTITUCIÓN Y AUTENTICACIÓN DEL DOCUMENTO DE CONSTITUCIÓN

 

OFICIO SUPERSOCIEDADES 220-209296 DEL 04 DE DICIEMBRE DE 2013

ASUNTO: SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA (LEY 1258 DE 2008) – CONSTITUCIÓN Y AUTENTICACIÓN DEL DOCUMENTO DE CONSTITUCIÓN.

Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2013 – 01 - 415222, por medio del cual plantea las siguientes inquietudes relacionadas con la autenticación del documento de constitución de la sociedad por acciones simplificada:

Sobre el particular a continuación se pasa a dar respuesta a sus interrogantes en el mismo orden en que fueron formulados.

Primera Pregunta

¿Cuál es el alcance del control de legalidad que debe hacer la Cámara de Comercio de Bogotá frente a las solicitudes de inscripción de documentos de constitución de sociedades por acciones simplificadas, al tenor de los dispuesto en los artículos 5 y 6 de la Ley 1258 de 2008?

R/ Antes de absolver el presente cuestionamiento, es preciso traer a colación la normatividad que se relaciona con el tema objeto de consulta.

Dispone el parágrafo 1º del artículo 5º de la Ley 1258 de 2008 "El documento de constitución será objeto de autenticación de manera previa a la inscripción en el registro mercantil de la Cámara de Comercio, por quienes participen en su suscripción. Dicha autenticación podrá hacerse directamente o a través de apoderado."

A su vez, el artículo 73 del Decreto 960 de 1970 (Estatuto Notarial): "El notario podrá dar testimonio escrito de que la firma puesta en un documento corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él, previa confrontación de las dos. También podrá dar testimonio de que las firmas fueron puestas en su presencia, estableciendo la identidad de los firmantes."

Realizando una interpretación armónica del parágrafo 1º del artículo 5º de la Ley 1258 de 2008 y del artículo 73 del Decreto 960 de 1970, se ha de señalar que cuando la primera de las disposiciones citadas determina que el documento de constitución será objeto de autenticación, la misma en sí está significando es que las firmas impuestas en el documento privado por quienes lo suscriben son las que deben ser autenticadas, en los términos previstos en la segunda de las normas mencionadas.

Sentado lo anterior, es de anotar que la autenticación de las firmas ha de cumplirse entonces utilizando alguna de las modalidades previstas en el ya citado artículo 73 del Decreto 960 de 1970, esto es, mediante el testimonio escrito de un notario de que la firma puesta en un documento corresponde a la de la persona que previamente la haya registrado ante él, o de que las firmas fueron puestas en su presencia, estableciendo en este caso la identidad de las partes.

De suerte, que el alcance de control de legalidad que ejerce la Cámara de Comercio, se limita a verificar previo a la inscripción en el registro mercantil, que el documento de constitución contenga la autenticación de las firmas de quienes lo suscriben, de manera que si no contiene este requisito deberá abstenerse de inscribir el documento de constitución de la sociedad.

Segunda Pregunta

¿Conforme con lo previsto en el parágrafo 1 del artículo quinto de la Ley 1258 de 2008, el control de legalidad de la Cámara de Comercio, frente a los actos a que se refiere el numeral anterior, se extiende a la verificación de la autenticación del documento en debida forma, es decir, a la comprobación de que cada hoja lleve los sellos y rubricas del Notario, en la forma señalada en el Decreto 960 de 1970?

R/ Como se señaló, realizando una interpretación armónica del parágrafo 1º del artículo 5º de la Ley 1258 de 2008 y del artículo 73 del Decreto 960 de 1970, se ha de señalar que cuando la primera de las disposiciones citadas determina que el documento de constitución será objeto de autenticación, la misma en sí está significando es que las firmas impuestas en el documento privado por quienes lo suscriben son las que deben ser autenticadas, en los términos previstos en la segunda de las normas mencionadas.

Y bajo estas consideraciones la Cámara de Comercio debe cerciorarse de que las firmas impuestas en el documento de constitución se encuentren autenticadas por quienes suscriben el documento.

Tercera Pregunta

¿Cuál es la sanción legal que procede frente al acto de constitución de la sociedad (…) en la forma como quedó registrado, precisando si el documento así otorgado puede estar viciado de inexistencia, ineficacia, nulidad o alguna otra sanción prevista en las disposiciones vigentes?

R/ Frente a este particular, no es procedente por vía de consulta e emitir un pronunciamiento como lo exige, en razón a que las respuestas que se generan son generales y no comprometen a la Entidad frente a casos concretos, los cuales deben ventilarse ante las instancias correspondientes para asegurar el debido proceso y derecho a la defensa Constitucional de las partes involucradas.

Cuarta Pregunta y

¿A quién corresponde declarar dicha sanción legal y bajo qué procedimiento?

R/ Podría solicitarse una investigación administrativa ante esta Entidad, siempre y cuando la sociedad involucrada no se encuentre vigilada por otra superintendencia y cumpla con los requisitos señalados en el Decreto Antitrámites 0019 de 2012.

Así mismo, podría iniciarse por quien tenga legitimación en la causa, un proceso verbal sumario ante superintendencia en los términos del artículo 24 numeral 5° literal D del

Código General del Proceso, para que el Juez determine si existe algún vicio en el documento de constitución de la sociedad a que se refiere en su escrito.

Quinta Pregunta

¿Procede la declaración de oficio de esta sanción?

R/ Como se señaló en esta instancia de consulta no puede afirmarse tal situación, sin embargo, la declaración de un vicio de legalidad procede por vía judicial y no administrativa.

Sexta Pregunta

¿Qué efecto tiene el acto de registro realizado por la Cámara de Comercio de Bogotá, en clara inobservancia de lo establecido por los artículos 5 y 6 de la Ley 1258 de 2008?

R/ Al respecto es importante advertir que mientras no exista decisión emanada de alguna autoridad competente, en el sentido de señalar lo que usted afirma en su escrito, como es que a su parecer no se ajusta a la Ley, el registro es oponible frente a terceros, y en esa medida goza de completa legalidad.

Séptima Pregunta

¿Procede la revocatoria directa del acto de registro o debe ser revocado o cancelado por orden de autoridad competente y, si es lo último, cuál sería la entidad facultada para ordenar dicha revocatoria o cancelación?

R/ Procede por orden de autoridad competente, situación que se ventilaría ante la misma cámara o ante la Superintendencia Industria y Comercio..

Octava Pregunta

¿ Sí la Cámara de Comercio es informada de la irregularidad contenida en el documento de constitución inscrito en el registro mercantil como quedó atrás anotado , ésta obligado a dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 39 del Código de Comercio?

R/ La sola información de una supuesta falsedad no es suficiente, si la Cámara de Comercio registró el acto de constitución, supone que lo efectúo porque cumplía con los requisitos legales señalados, luego si posteriormente resulta lo contrario, debe mediar orden de autoridad competente, para que proceda la cancelación del registro.

No debe perderse de vista que el objetivo principal del registro mercantil es la de suministrar a terceros y al público en general información relativa a las sociedades, y en esa medida goza de plena validez publica al punto que la información contenida en dicho registro es oponible frente a terceros.

Novena Pregunta

¿Bajo qué argumento podría la Cámara de Comercio de Bogotá abstenerse de cumplir con la obligación de denuncia que le impone el artículo 38 del Código de Comercio, siendo clara la manipulación o alteración del documento original y estando la prueba en sus archivos del registro mercantil?

R/ Esta respuesta no puede ser atendida, en razón a que la Cámara de Comercio frente a estos hechos es autónoma en dar respuesta a las inquietudes y denuncias hechas en su contra, máximo cuando la misma pone en duda el control de legalidad ejercido por dicha entidad.

Es de advertir que la Superintendencia de Industria y Comercio es la encargada de vigilar y controlar a las Cámaras de Comercio, luego ante esa instancia debe solicitarse investigación administrativa para que en cumplimiento del debido proceso y derecho a la defensa, se defina cualquier situación de fondo sobre el particular.

Solicitud Puntual

Conforme con sus repuestas a las preguntas formuladas en el acápite anterior, y las facultades y deberes que la ley ha asignado, le solicito iniciar las acciones y tomar las medidas que procedan frente a irregularidades que quedaron expuestas en este escritorio, con el fin de establecer los responsables y evitar la prolongación de los efectos y eventuales perjuicios a terceros.

R/ Frente a esta solicitud, es de ratificar lo manifestado como es que por vía de consulta no es procedente obtener respuesta particular y concreta frente a los hechos por usted señalados.

Razón por la cual le corresponde como interesada en la definición de la situación acudir a las siguientes instancias, para obtener dentro de los postulados constitucionales del debido proceso y derecho a la defensa, decisión de fondo:

1. Solicitar una investigación administrativa a la sociedad referida en su escrito, para lo cual deberá cumplir con las disposiciones que sobre el particular se regulan en el artículo 152 del Decreto Antitrámites 0019 de 2012, que modificó el artículo 87 de la Ley 222 de 1995.

2. Así mismo, podría iniciarse por quien tenga legitimación en la causa, un proceso verbal sumario ante superintendencia en los términos del artículo 24 numeral 5° literal D del Código General del Proceso, para que el Juez determine si existe algún vicio en el documento de constitución de la sociedad a que se refiere en su escrito.

3. Frente a las afirmaciones efectuadas en contra de la citada Cámara de Comercio, solicitar investigación administrativa ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Para mayor información e ilustración sobre éste y otros temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet (www.supersociedades.gov.co) o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.

En los anteriores términos ha sido resuelta su consulta, no sin antes manifestarle que la misma fue tramitada dentro del plazo legal y con los efectos contemplados en el artículo 28 del Código de Procedimiento y de lo Contencioso Administrativo

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