SOCIEDAD LIMITADA: DERECHO DE INSPECCION - REPARTO DE UTILIDADES - CESION DE CUOTAS - SOLUCION DE CONFLICTOS

Oficio SUPERSOCIEDADES 220-074517 Del 17 de Junio de 2013


Ref.: Radicación 2013- 01- 153161


Sociedades de responsabilidad limitada. Derecho de inspección; reparto de utilidades; cesión de cuotas; mecanismos para solucionar eventuales conflictos.


Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual formula las siguientes preguntas:
“1. Qué debo hacer si soy socia minoritaria de una sociedad de responsabilidad limitada y el socio mayoritario se niega a permitirme la revisión de los libros de comercio?
2. Qué debo hacer si ya le he solicitado por escrito al socio mayoritario que me permita el acceso a los libros de comercio, y el socio mayoritario se niega a recibirme la comunicación en la que estoy haciéndole la solicitud?. Los empleados de la empresa dicen que sin su autorización no le ponen el sello de recibido a la carta que yo le envié, aunque ya conoce su contenido porque yo la dejé en la empresa.
3. Qué debo hacer si la sociedad fue constituida desde el año 2000 y nunca me han repartido utilidades?
4. Qué debo hacer si me encuentro interesada en vender mi participación en la sociedad pero que me reconozcan el valor real de mis cuotas sociales. Cómo saber a cuánto asciende dicho valor si no me permiten revisar ningún documento?.
5. Cuál es el procedimiento que utiliza la Superintendencia de Sociedades si solicito su intervención para que no sigan atropellando mis derechos?”
En primer lugar, debo manifestarle a la consultante que esta Entidad en ejercicio de la facultad de absolver consultas se limita a proferir una opinión de manera general y en abstracto, aportando a la persona interesada elementos de juicio necesarios de manera que pueda adoptar las medidas y/o acciones que considere más conveniente para la resolución de la situación particular y concreta.
Precisada la competencia en materia societaria, de los hechos referidos la Entidad colige que los mismos se circunscriben a los siguientes asuntos: i) derecho de inspección; ii) reparto de utilidades; iii) cesión de cuotas sociales y iv) mecanismos para la solución de los conflictos existentes al interior de la compañía, que se atenderán bajo la regulación que le es propia a las sociedades de responsabilidad limitada, que es el tipo societario del caso planteado, no sin antes poner de presente algunos de los derechos que la ley le otorga a quienes ostentan calidad de socio o accionista de las sociedades comerciales y, de manera general, se señalan algunas de las funciones que corresponden al máximo órgano social.
A manera de ejemplo, el artículo 379 del Código de Comercio, aplicable a las sociedades del tipo de las limitadas por remisión del artículo 372 Ibídem, señala los derechos de los asociados, entre los que se destacan:
1. Participar en las deliberaciones y votar en las reuniones de junta de socios.
2 Recibir una parte proporcional de los beneficios sociales establecidos por los balances de fin de ejercicio, con sujeción a lo dispuesto en la ley o en los estatutos;
3. Negociar libremente las cuotas sociales, a menos que se haya estipulado el derecho de preferencia, caso en cual deberá agotarse el procedimiento previsto en los estatutos o, en caso contrario, dar a aplicación al artículo 363 y ss. del mismo Cód.
4. “…. examinar en cualquier tiempo, por sí o por medio de un representante, la contabilidad de la sociedad, los libros de registro de socios y de actas y en general todos los documentos de la compañía” (Art. 369 Ord. Mtil.).
5. En caso de la liquidación de la sociedad, una vez pagado el pasivo externo, recibir una parte proporcional de los activos sociales.
Sumado a lo anterior el artículo 187 del Cód. Cit., aplicable a todos los tipos societarios que se regulan en el Ordenamiento Mercantil, determina de manera general las funciones que corresponden a la junta de socios, las cuales, según lo dispone el legislador podrán cumplirse en las reuniones ordinarias o extraordinarias; entre ellas se destacan:
1. Decidir sobre las reformas al contrato de sociedad.
2. Aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas de los administradores, así como disponer de las utilidades sociales.
3. Participar en las elecciones o designaciones que le corresponda a dicho órgano social, según los estatutos, y fijar la remuneración correspondiente.
5. Considerar los informes de los administradores y del revisor fiscal, si lo hubiere.
En claro, a grosso modo, los derechos que ostentan los asociados y las funciones que le corresponden al máximo órgano social, con relación a los temas planteados tenemos:
i) Derecho de inspección.
Tal como quedó mencionado, el derecho de inspección confiere a los asociados de las sociedades de responsabilidad limitada la posibilidad de examinar en cualquier tiempo, todos los documentos de la compañía, la contabilidad y los libros de registro de socios y de actas de la junta de socios, así como de la junta directiva, si dicho órgano social se encuentra previsto en el contrato de sociedad, sin embargo para su ejercicio debe tenerse presente que el 48 de la Ley 222 de 1995 determina que el mismo debe llevarse a cabo “en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principales”, además de que señala que si bien pueden examinarse los libros y papeles de la sociedad, de tal examen quedan excluidos “los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad”.
Pero adicionalmente, el legislador previó en la misma normativa, de un parte, que si del ejercicio de tal derecho se deriva alguna controversia, ésta será resuelta por la entidad que sobre el ente social ejerce inspección, vigilancia y/o control, al paso de que también dispone que la vulneración del mismo puede ocasionar la remoción del administrador, bien por parte del órgano social o por la entidad gubernamental competente.
Lo expuesto sin perjuicio de las sanciones previstas en el artículo 86, numeral 3º de la Ley 222 Cit., por violación a claros preceptos de orden legal y/o estatutario, pues en ejercido del cargo el representante legal, por ejemplo, está obligado a velar por su estricto cumplimiento sumado a que cómo administrador responde solidaria e ilimitadamente por los perjuicios que por dolo o culpa ocasione a la sociedad, a los asociados o a terceros (Arts. 22, 23, Núm. 2º y 24 de la Cit. Ley).
ii) Reparto de utilidades.
También quedó atrás anotado que recibir utilidades es un derecho del asociado previa decisión de la junta de socios, obviamente sobre la base que del ejercido social inmediatamente anterior la sociedad hubiere arrojado utilidades. Es precisamente para el desarrollo de tal función que el legislador dispone que el máximo órgano social debe reunirse ordinariamente, por lo menos una vez al año dentro de los tres (3) primeros meses, con el fin de examinar la situación de la compañía, hacer las designaciones que corresponda, aprobar o no el balance de fin de ejercicio que debe someterse a su consideración, tal como lo disponen los artículos 422 C. C.; 45, 46 y 47 de la Ley 222 Cit. relacionados con el artículo 446 del Código Cit.
En relación con la distribución de utilidades solo queda por precisar que deben ser aprobadas por la junta de socios, siempre que se encuentren justificadas en balances fidedignos y después de hechas las reservas legal, estatutaria y ocasional, previa las apropiaciones para el pago de impuestos (Art. 451 Cód. Ib.)
iii) Cesión de cuotas sociales.
Tal como previamente quedó indicado los socios pueden ceder las cuotas sociales de las que son titulares, sin embargo sobre el supuesto que estatutariamente se haya contemplado el derecho de preferencia, se precisan apartes del Oficio 220-033557 del 3 de julio de 2007, no sin antes advertirle que el tema ha sido examinado ampliamente y desde distintas perspectivas, pronunciamientos publicados en libros y divulgados a través de Internet.
“En primer lugar, la cesión de cuotas implica una reforma al contrato social, por lo que debe ser adoptada con las mayorías previstas en el artículo 360 Ib. que a la letra dice: “Salvo que se estipule una mayoría superior, las reformas estatutarias se aprobarán con el voto favorable de un número plural de asociados que represente, cuando menos, el setenta por ciento de las cuotas en que se halle dividido el capital social.
Por su parte, el artículo 362 siguiente claramente dispone “(….) La cesión de cuotas implicará una reforma estatutaria. La correspondiente escritura pública será otorgada por el representante legal de la compañía, el cedente y el cesionario”, al paso que el articulo 358 señala que corresponde a los socios, de manera privativa, la atribución de“1) Resolver sobre todo lo relativo a la cesión de cuotas, así como a la admisión de nuevos socios”.
Más adelante, el artículo 363 establece el procedimiento que debe agotarse cuando algunos de los asociados manifiestan su intención de retirarse de la empresa o de disminuir su participación en el capital. Las condiciones establecidas, salvo que en los estatutos se prevea otro, o por el contrario, se haya previsto la no aplicación del derecho de preferencia en la cesión de cuotas, son de obligatoria observancia. El mencionado artículo expresa “Salvo estipulación en contrario, el socio que pretenda ceder sus cuotas las ofrecerá a los demás socios por conducto del representante legal de la compañía, quien les dará traslado inmediatamente, a fin de que dentro de los quince días siguientes manifiesten si tienen interés en adquirirlas. Transcurrido este lapso los socios que acepten la oferta tendrán derecho a tomarla a prorrata de las cuotas que posean. El precio, plazo y demás condiciones de la cesión se expresarán en la oferta”.
Sumado a lo anterior, solo queda por recordarle que “Si ningún socio manifiesta interés en adquirir las cuotas dentro del término señalado en el artículo 363, ni se obtiene la autorización de la mayoría prevista para el ingreso de un extraño, la sociedad estará obligada a presentar por conducto de su representante legal, dentro de los sesenta días siguientes a la petición del presunto cedente una o más personas que las adquieran, aplicando para el caso las normas señaladas anteriormente. Si dentro de los veinte días siguientes no se perfecciona la cesión, los demás socios optarán entre disolver la sociedad o excluir al socio interesado en ceder las cuotas, liquidándolas en la forma establecida en el artículo anterior (Art. 365 Leg. Cit.).
Así las cosas, no es obligación del socio que pretenda retirarse de la compañía, presentar al tercero, esa obligación corresponde al representante legal según las voces del citado artículo; consecuencia de no contar con el tercero interesado en la negociación, es la decisión de los demás asociados, reunidos en junta de socios, para disolver o excluir al socio que insiste en la negociación”.
iv) Mecanismos para la solución de los conflictos.
- Ahora bien, dado que la situación planteada sugiere la existencia de conflicto entre socios, o entre éstos y la administración, uno de los mecanismos previstos en la ley para la solución de los mismos lo prevé el Código General del Proceso, en el artículo 24, Núm. 5º, literal b) se enuncia que a esta Entidad, en ejercicio de funciones jurisdiccionales, corresponde la resolución de conflictos o diferencias que se susciten en desarrollo del contrato de sociedad, evento en que los interesados pueden concurrir sin abogado, tal como se expresa en el parágrafo 4º del mismo.
- Como medida administrativa podrá solicitar la práctica de una investigación cuando se presenten hechos, actuaciones, gestiones y/o decisiones de los administradores violatorias de la ley y/o de los estatutos, para lo cual se requiere de los presupuestos contemplados en el Cit. artículo 152, que modifica el Art. 87 de la Ley 222 de 1995, al tiempo que la solicitud se ajuste a lo dispuesto en el numeral 3º del mismo.
- Otra herramienta de la que se puede hacer uso es de la conciliación que permite resolver de manera rápida y ágil las discrepancias y/o conflictos existentes entre los asociados, como es el caso expuesto, que bien puede intentarse ante esta Entidad, de acuerdo con la facultad signada en el Parágrafo 2º, Art. 152 del Decreto 019 de 2012.
No obstante lo anterior, es oportuno reiterar lo expresado en el punto i) del presente escrito referido a la facultad sancionatoria asignada a la Entidad como al régimen de responsabilidad a la que están sujetos los administradores de las sociedades comerciales.
En los anteriores términos se ha dado respuesta a su escrito, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad (www.supersociedades.gov.co) o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.

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