REQUISITOS DE FACTURAS Y DOCUMENTOS EQUIVALENTES PARA RECONOCIMIENTO DE PAGO DE HONORARIOS DE JUNTA DIRECTIVA

 

CONSEJO DE ESTADO

SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO

SECCIÓN CUARTA

Bogotá D.C., siete (7) de abril de dos mil dieciséis (2016)

Número interno:    20661

 

 

 

CONSIDERACIONES DE LA SALA

(....)

Soportes del gasto registrado

 

La actora argumentó que la realización de los gastos por pagos de honorarios practicados a los miembros de la junta directiva está debidamente acreditada en el proceso y que la Administración no podía exigir el requisito de la factura porque se negó a expedir la resolución de facturación a los sujetos señalados.

 

Si bien en materia tributaria son admisibles los medios de prueba legalmente aceptados por la legislación fiscal y por la civil[1], el artículo 743 del Estatuto Tributario señaló que la idoneidad[2] de los mismos depende, en primer lugar, de las exigencias que la ley establezca para demostrar determinado hecho.

 

Bajo ese supuesto, para demostrar la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables, el artículo 771-2 del Estatuto Tributario estableció que el documento idóneo es la factura o el documento equivalente, al señalar:

 

“Art. 771-2. Procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables. Para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de facturas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en los literales b), c), d), e), f) y g) de los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario.

 

Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.

 

Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.

 

PARÁGRAFO. En lo referente al cumplimiento del requisito establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario para la procedencia de costos, deducciones y de impuestos descontables, bastará que la factura o documento equivalente contenga la correspondiente numeración”. (Se subraya).

 

La Corte Constitucional[3], al pronunciarse sobre el apego constitucional de la anterior disposición, señaló que la consecuencia del incumplimiento del deber formal de exigir la factura o el documento equivalente por las operaciones que constituyan costo o gasto, es el desconocimiento de los mismos. Al respecto, precisó:

 

La no procedencia de costos o deducciones en el impuesto sobre la renta o de impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas por no contarse con la factura o documento equivalente y no poderlo exhibir ante el funcionario de la Administración Tributaria debidamente comisionado para el efecto cuando así lo exija, corresponde a la consecuencia por la omisión del cumplimiento de la obligación tributaria de exigir la factura o el documento equivalente y por lo tanto de no poder contar con la prueba idónea exigida por la ley para el efecto (…)

 

Aclarado lo anterior, para la Corte los cargos resultan a todas luces improcedentes, pues conforme a lo dispuesto en los artículo 15, 150-12 y 338 de la Constitución, en materia tributaria la libertad probatoria no es absoluta, dado que para esos efectos y por razones de interés público, el legislador se encuentra habilitado para exigir la presentación de documentos privados, como sucede con la norma bajo análisis, según la cual el legislador establece que para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las venta, se requerirá de facturas o documentos equivalentes, así como para exigir que tales documentos cumplan con determinados requisitos que le permitan adquirir la certeza sobre datos necesarios para la determinación del impuesto respectivo. (...)

 

Además, la expedición de factura o documento equivalente así como su exigencia son obligaciones tributarias de carácter formal impuestas por el legislador en virtud de la competencia que le otorga el artículo 338 de la Constitución para determinar directamente todos los elementos del tributo, así como el señalamiento de la forma como se procederá a su recaudo, para lo cual debe actuar también dentro del marco genérico que le fija la propia Constitución”. (Se subraya).

 

Por las razones expuestas, se reitera que la exigencia del artículo 771-2 del Estatuto Tributario, de que los costos y los gastos en el impuesto sobre la renta estén soportados en facturas o documentos equivalentes, implica que la libertad probatoria en esa materia no es absoluta, más aún si se tiene en cuenta que el artículo 618 ibídem, obliga a los adquirientes de bienes y servicios a “…exigir las facturas o documentos equivalentes que establezcan las normas legales, al igual que a exhibirlos cuando los funcionarios de la Administración Tributaria debidamente comisionados para el efecto así lo exijan”.

 

Documentos equivalentes

 

Por disposición del artículo 771-2 del Estatuto Tributario, los documentos equivalentes que sirven de soportes de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta deben acreditar los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 ejusdem que, en su orden, corresponden a:

 

·         Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio;

 

·         Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta;

 

·         Fecha de su expedición y,

 

·         Valor total de la operación.

 

En el mismo sentido, el artículo 2º del Decreto 3050 de 1997[4], señaló que “…la factura o documento equivalente deberá reunir como mínimo los requisitos contemplados en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario”, y agregó que “Lo dispuesto en el parágrafo del referido artículo, se entiende sin perjuicio de la obligación para quien expide la factura o documento, de hacerlo con el lleno de los requisitos de numeración consecutiva, preimpresión y autorización previa contemplados en las normas vigentes”.

 

Los requisitos aludidos fueron reiterados en el artículo 3º del Decreto 522 de 2003, al señalar que el documento equivalente a la factura, en adquisiciones realizadas por responsables del régimen común a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, podía ser expedido por el adquirente con el lleno de los siguientes requisitos: “a) Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios; b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono; c) Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva; d) Fecha de la operación; e) Concepto; f) Valor de la operación; g) Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación (…)”.

 

El artículo 616-1 del Estatuto Tributario, por su parte, estableció que “Son documentos equivalentes a la factura de venta: El tiquete de máquina registradora, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, la factura electrónica y los demás que señale el Gobierno Nacional”. (Se subraya).

 

La anterior disposición, fue reglamentada por el Decreto 1001 de 1997[5] que, en el artículo 11, se refirió a los pagos por honorarios a miembros de juntas directivas, así:

 

“Artículo 11. Pagos a miembros de juntas directivas. En el pago de honorarios a miembros de las juntas directivas, constituye documento equivalente a la factura el expedido por quien efectúa el pago. Este documento deberá contener como mínimo los siguientes requisitos:

 

a)    Razón social y NIT de quien hace el pago;

 

b)    Apellidos y nombre e identificación de la persona a quien se hace el pago;

 

 

c)    Fecha;

 

d)    Concepto;

 

e) Valor”. (Se subraya).

 

De la norma señalada se infiere que el soporte de los pagos que, por concepto de horarios (N.E. debe decir es "honorarios") se realicen a miembros de juntas directivas, es el documento equivalente que para el efecto expida el sujeto o la entidad que realiza el pago.

 

Sobre este punto, la Sala[6] precisó que entre los documentos equivalentes a la factura, se encuentran los pagos a miembros de las juntas directivas. Para esto, indicó:

 

Los documentos equivalentes a la factura fueron enlistados en los artículos 616-1 del Estatuto Tributario; 8, 9, 11, 12, 13, 16 y 17 del Decreto 1001 de 1997, y 5 del Decreto 3050 de 1997. Son ellos:

El tiquete de máquina registradora, la boleta de ingreso a espectáculos públicos o planillas de control de venta, la factura electrónica y los demás que señale el Gobierno Nacional, como boletas, fracciones, fraccionarios o las mismas planillas de control, en loterías, rifas o apuestas; los documentos expedidos por quienes pagan honorarios a miembros de juntas directivas;(…)”.  (Se subraya).

 

Así mismo, señaló los casos en los que no se requiere la expedición de factura o documento equivalente, e indicó los requisitos de tales documentos para los fines referidos, así:

 

De acuerdo con los artículos 616-2 ibídem, 2 del Decreto 1001 de 1997 y 6 del Decreto 3050 de 1997, no se requiere la expedición de factura o documento equivalente en los siguientes casos: (…)

Operaciones realizadas por bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y compañías de financiamiento comercial; ventas efectuadas por los responsables del régimen simplificado; enajenaciones y arrendamientos de bienes que constituyan activos fijos para el enajenante o arrendador no comerciante; operaciones realizadas por Cooperativas de Ahorro y Crédito, Organismos Cooperativos de grado superior, Instituciones Auxiliares del Cooperativismo, Cooperativas Multiactivas e Integrales, y Fondos de Empleados, en relación con sus actividades financieras; operaciones realizadas por responsables del régimen simplificado; por distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido, en lo referente a estos productos; por prestadores del servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con esas actividades; por quienes presten servicios de baños públicos, en relación con esa actividad; por personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria, en relación con esa actividad; y por personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos de IVA o que presten servicios no gravados, siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del régimen simplificado.

Para este tipo de operaciones, el artículo 3 del Decreto 3050 de 1997 dispuso que el documento soporte es el expedido por el vendedor o por el adquirente del bien y/o servicio, y que debe contener: apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad beneficiaria del pago o abono;  fecha de la transacción; concepto; valor de la operación y, discriminación del impuesto generado en la operación, para el caso del impuesto sobre las ventas descontable. Tales requisitos no se aplican para la procedencia de impuestos descontables correspondientes a la retención asumida en operaciones realizadas con responsables del impuesto sobre las ventas del régimen simplificado.

La factura, sus documentos equivalentes y, cuando no existe la obligación legal de expedir ninguno de ellos, los documentos soporte expedidos por los adquirentes de bienes y servicios, son la tarifa legal probatoria para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables y, en esa medida, dejan de ser una simple formalidad para pasar a constituir el presupuesto de un derecho sustancial, en cuanto son fuente de información para el control de la actividad generadora de renta, para el cobro y recaudo de ciertos impuestos y para evitar o disminuir la evasión y el contrabando, en orden a efectivizar los principios constitucionales de solidaridad y prevalencia del interés general”. (Se subraya).

 

En ese orden de ideas, en el caso de los pagos a miembros de juntas directivas el documento de soporte para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, es el documento equivalente que, con el lleno de los requisitos exigidos por el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, expida el sujeto que realiza el pago.

 

Por lo mismo, en este caso es irrelevante si los miembros de la junta directiva de la entidad demandada, estaban o no obligados a expedir factura por los pagos recibidos, porque los deberes formales de expedir los documentos equivalentes, con el lleno de los requisitos exigidos por la normativa aplicable y de presentarlos como soporte de costos y deducciones registradas en su declaración tributaria, recaía única y exclusivamente en la misma sociedad contribuyente que realizó los pagos en discusión.

 


[1] Artículo 742 del Estatuto Tributario.

[2] La idoneidad, en materia probatoria, es la aptitud legal que tiene una prueba para demostrar determinado hecho.

[3] Sentencia C-733 del 26 de agosto de 2003, M.P. Dra. Clara Inés Vargas Hernández.

[4]Por el cual se reglamenta el Estatuto Tributario, la Ley 383 de 1997 y se dictan otras disposiciones”.

[5]Por el cual se reglamentan los artículos 616-1, 616-2 del Estatuto Tributario y se dictan otras disposiciones”

[6] Sentencia 16739 del 23 de septiembre de 2010, C.P. Carmen Teresa Ortiz de Rodríguez.

 

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