REPRESENTACIÓN DE CUOTAS O ACCIONES POR PARTE DE ADMINISTRADORES SOCIALES

OFICIO SUPERSOCIEDADES 220-189721 DEL 25 DE AGOSTO DE 2017
 
 
Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2017-01-
367522 mediante el cual eleva la siguiente consulta:
 
“(…) En una sociedad limitada, uno de los socios que tiene el 12,5% de las cuotas partes ostenta la calidad de representante legal de esta sociedad y, a su vez, el mismo es albacea de una sucesión ilíquida (que representa un 25% de las cuotas partes). En una reunión del máximo órgano social (Asamblea de Socios); para el punto de aprobación de estados financieros, a la luz del Art. 185 del Código de Comercio, se tienen los siguientes interrogantes:
 
-El Albacea, como representante legal de la sucesión ilíquida está exceptuado de la prohibición del Art. 185 mencionado?
 
Dicho socio se debe declarar impedido únicamente por su 12,5% de los aportes?
 
Como representante legal de la sucesión ilíquida de la cual es albacea, si puede participar en la aprobación de estos estados financieros y votar en este punto?
 
Para esta decisión sólo participaría el restante 87,5% de las cuotas partes? (…)”
 
Para los fines de sus inquietudes, es preciso referirse al alcance del artículo 185 del Código de Comercio, el cual establece:
 
“Salvo los casos de representación legal, los administradores y empleados de la sociedad no podrán representar en las reuniones de la asamblea o junta de socios acciones distintas de las propias, mientras estén en el ejercicio de sus cargos, ni sustituir los poderes que se les confieran.
 
Tampoco podrán votar los balances de fin de ejercicio ni las de la liquidación.”(Resaltado y subrayado fuera de texto)
 
Sobre los alcances de la norma se ha referido en extenso la doctrina de esta Superintendencia, como ilustra entre otros el Oficio 220-020491 del 02 de Abril de 2012 en el cual se expresó:
 
“(…)
 
“Al respecto, la norma como regla general prevé que los administradores, entre ellos los miembros de la junta directiva, no pueden representar acciones ajenas en  las reuniones del máximo órgano social de la sociedad, su participación dependerá de que sean titulares de acciones o cuotas a nombre propio o que actúen en nombre y representación legal, entre otras situaciones, de una persona jurídica que al igual ostenta la calidad de socio o accionista de la misma.
 
“En síntesis, los administradores de la sociedad pueden representar acciones en las reuniones del máximo órgano social en dos eventos: i) cuando sean titulares de acciones o cuotas sociales y/o ii) cuando actúen como representante legal de una persona jurídica socia o accionista de la compañía.
 
“En claro los eventos en que los administradores y empleados de la compañía pueden asistir con voz y voto en las sesiones del máximo órgano social, es preciso también indicar que tratándose del balance general de fin de ejercicio “Tampoco podrán votar los balances y cuentas de fin de ejercicio…”, prohibición que tiene por objeto evitar que los administradores de la compañía aprueben su propia gestión…”
 
Ahora, en lo que hace al albacea, es dable afirmar que éste actúa como representante legal de la sucesión ilíquida, conforme lo indica de manera expresa el inciso 3° del artículo 378 del Código de Comercio, a cuyo tenor se tiene que :
 
“(…) El albacea con tenencia de bienes representará las acciones que pertenezcan a la sucesión ilíquida. (…)”
 
A ese propósito la Entidad ha precisado:
 
“ Tratándose de la representación de acciones o cuotas sociales que pertenezcan a una sucesión ilíquida, esta Superintendencia ha concluido y es esa su doctrina vigente que para todos los efectos relacionados con la representación de los derechos de las cuotas, el legislador ha dispuesto que por ser indivisibles, cuando las mismas integran los bienes de una sucesión, será en un caso el albacea con tenencia de bienes designado en el testamento, o en otro caso, una persona representante designada por los albaceas, en caso de ser varios, salvo la autorización judicial a uno de ellos, o finalmente, la persona que sea designada por la mayoría de los votos de los sucesores reconocidos en juicio o en la respectiva actuación notarial, la persona legitimada para ejercer la representación de las acciones o cuotas sociales de la sucesión.
 
Esta designación no tiene lugar en el seno de un órgano social sino que hace parte de un proceso sucesoral en el que no tiene injerencia alguna la sociedad.” (Oficio 220- 13046 de febrero 26 de 2003)
 
De lo expuesto, resulta claro que en el supuesto motivo de la consulta, a pesar de su condición de administrador social, el socio que actúa como albacea de la  sucesión ilíquida de otro asociado fallecido, para todos los efectos puede representar en las reuniones del máximo órgano social las acciones correspondientes y de consiguiente votar con ellas frente a las decisiones de su competencia.
 

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