REGISTRO LIBROS DE COMERCIO

 SUPERSOCIEDADES  220-219492 DEL 12 DE DICIEMBRE DE 2013

 

ME REFIERO A SU COMUNICACIÓN RADICADA CON EL NÚMERO 2013-01-417955, MEDIANTE LA CUAL PREVIA LA EXPOSICIÓN DE ALGUNOS HECHOS, FORMULA ALGUNAS CONSULTAS.

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HECHOS

1. En el año 2001 una sociedad registró su libro de actas de asamblea de accionistas ante la Cámara de Comercio.

2. En el año 2008 registré Hojas adicionales al libro de actas en virtud de la terminación de hojas disponibles en el mencionado libro.

3. Haciendo revisión del libro en mención se descubrió que algunos de los folios de éste y correspondientes al registro realizado en el año 2011, cuenta con el número y letras correspondientes a su consecutivo pero no cuentan con el sello de registro correspondiente que debió poner la Cámara de Comercio de Bogotá.

4. Sin perjuicio de lo anterior, se observa que las actas consignadas en dicho libro han sido impresas de manera consecutiva y en los términos de las actas que han sido producto del máximo órgano social de la sociedad y que adicional a ello ninguna de dichas actas ha sido objeto de impugnación ante los organismos de inspección a los cuales sesta sometida la sociedad.

Con base en dichos supuestos hace unas preguntas que serán atendidas en el orden propuesto así:

Con base a los hechos mencionados anteriormente, me permito solicitar de la manera más atenta la pronta respuesta a la siguiente consulta:

1. ¿Qué consecuencias jurídicas puede traer la existencia de los folios sin los correspondientes sellos de la Cámara de Comercio para la sociedad y sus accionistas?

El registro de libros de comercio, en los casos que obliga la ley dota a los documentos allí incorporados de certeza de inalterabilidad y fidelidad cronológica, si se utilizan folios no registrados puede eventualmente traer problemas de índole probatorio a la sociedad frente a reclamaciones de socios o terceros, conflicto que en todo caso se resolverá en el escenario judicial y haciendo valer los medios probatorios dispuestos a favor de las partes para acreditar la veracidad de los hechos que constan en las actas incorporadas a libros que no cumplen con los requisitos establecidos en la ley.

Así mismo, esta conducta se erige en una irregularidad que puede ser sancionada administrativamente por la entidad de supervisión, sin perjuicio de las acciones de responsabilidad civil que busquen resarcimiento de perjuicios, derivados de la omisión de los administradores.

2. ¿Qué mecanismo puede solventar la situación anteriormente planteada?, toda vez que la falta de sellos en dichas actas puede generar malos entendidos con entes de vigilancia y control.

La omisión ya se ha erigido en una irregularidad que será valorada en el evento de una investigación administrativa; en todo caso, la forma de adoptar mecanismos hacia el futuro es haciendo la aclaración respectiva y asentando las actas en las hojas que con posterioridad se registren, con lo cual se hará evidente el incumplimiento y la decisión de evitar mayores traumatismos hacia el futuro

3. ¿Puede llegar a existir algún tipo de acción judicial por este tipo de irregularidades?

La respuesta a esta pregunta la encontrará en el numeral primero.

4. Tiene facultades un tercero que fue accionista de la sociedad de interponer acciones judiciales en contra de la sociedad y sus accionistas, teniendo en cuenta que hoy desde hace 5 años ya no es accionista y que además participó de las reuniones consignadas en las actas a las cuales les hace falta el sello de registro que debió ser impuesto por la Cámara de Comercio.

Toda persona tiene el derecho constitucional de solicitar el amparo de sus derechos ante las autoridades judiciales, la validez de su pretensión no es susceptible de ser valorada en una consulta general y abstracta.

5. ¿Qué pasa cuando el libro de registro de actas fue registrado con posterioridad a la fecha de la primera acta?

Nuevamente nos remitimos a la respuesta dada en el numeral primero, esto es se constituye en una irregularidad y una omisión en los deberes de los administradores.

6. ¿Qué debe hacerse cuando una hoja del libro de actas se daña y corresponde está a un año anterior a la fecha de la primera acta?

Los casos de fuerza mayor deben documentarse y dejarse constancia en el libro con el objeto de asentar un acta que no guarda orden cronológico con la primera incorporada.

En los anteriores términos se han atendido las inquietudes propuestas, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

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