REGISTRO FOTOGRAFICO DE LIBROS Y PAPELES CONTABLES DE SOCIEDAD EN EJERCICIO DEL DERECHO DE INSPECCION

Oficio 220-032233 Del 03 de Abril de 2013

 

 

Ref: Registro fotográfico de los libros y papeles contables de una sociedad en ejercicio del derecho de inspección.

 

Aviso recibo de su comunicación radicada con el número 2013-01-068044, mediante la cual se refiere al Oficio 220-63283 del 28 de diciembre de 1995 en el que esta Superintendencia expresó su criterio sobre los alcances del derecho de inspección, pronunciamiento del que a su juicio se infiere que el derecho aludido le permite a los accionistas copiar por cualquier medio idóneo el contenido de los documentos que el artículo 447 del Código de comercio ordena poner a disposición de los mismos.

 

Sobre esa base solicita el concepto de este Despacho a cerca de la siguiente pregunta:

 

“ ¿ Puede un accionista de una sociedad anónima, dentro de la oportunidad que señalan los artículos 396 y 447 del Código de Comercio y 48 de la Ley 222 de 1995, tomar registro fotográfico, o mediante otro medio, de los libros y papeles contables sobre los cuales puede ejercer dicho derecho ? ”

 

A ese propósito se debe desde ya advertir que ni el contenido de las disposiciones legales invocadas, ni las consideraciones expuestas por este Despacho en el concepto citado, sugieren que el derecho de inspección le permita a sus titulares copiar por cualquier medio, o capturar a su discreción la imagen de los documentos sobre los cuales recae.

 

Por el contrario, lo que la Entidad concluyó entonces y sigue hasta hoy reiterando, es que según la regla general que se impone dada la finalidad con que ha sido instituido y, el carácter excepcional que representa frente a la reserva legal de que gozan los libros y papeles comerciales conforme a lo dispuesto en el artículo 61 del Código de Comercio, el derecho de inspección no va más allá de la posibilidad de revisar, estudiar, analizar y hasta escudriñar si se quiere, la información respectiva en los términos y condiciones a que haya lugar según el tipo de sociedad de que se trate, sin perjuicio de que excepcionalmente se autorice tomar copias de los documentos señalados o se haga exigible su entrega, cuando la asamblea general de accionistas o la junta de socios así la haya determinado.

 

Así, aunque el tema ha sido ampliamente tratado por la jurisprudencia y la doctrina, no está de más traer algunos apartes del Oficio 220-30201 del 16 de abril de 1999, que a su turno remite al oficio por usted mencionado.

 

“Dispone el artículo 48 de la Ley 222 de 1995: “Los socios podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, en los términos establecidos en la ley, en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad. En ningún caso, este derecho se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad.

 

(…)

 

De conformidad con el precepto anterior, los socios de toda compañía cuentan con la facultad de acudir a las oficinas de administración que funcionen en el domicilio principal y durante el tiempo que determine la ley, para inspeccionar los libros y papeles de la sociedad, con el fin de poderse informar y documentar respecto de la situación contable y financiera de la misma. Sin embargo, tal facultad no implica la posibilidad de solicitar a los administradores copias de los documentos sobre los cuales recae la inspección, pues ello desbordaría la finalidad del referido derecho…

 

“Ahora, en buen uso de la información, esto es, sin romper con los parámetros permitidos por ley en lo que al ejercicio de este derecho se refiere, pregunta usted si es dable acceder a fotocopias de tales documentos, a lo cual vale decir, que en otra oportunidad ya se había pronunciado esta Superintendencia (Oficio No. 220-63283 del 28 de diciembre de 1.995)

 

"La libertad del asociado según las voces del citado artículo 369, es la de examinar, vocablo este, que no tiene una connotación diferente a la de escudriñar con cuidado y diligencia el tema de su interés, pero no va más allá de una simple inspección; esto es, que el asociado no puede, con base en la norma en comento, reclamar a los administradores de la sociedad, nada distinto; sacar fotocopias o exigirlas, supera el derecho allí consagrado...", lo cual no obsta, como también se expuso en la misma oportunidad "....para que en un momento dado la Junta de socios, máximo órgano social, determine la viabilidad de conceder cierta libertad a favor de los socios, para que al examinar los distintos papeles de la empresa en ejercicio del derecho de inspección, se les permita sacar directamente o solicitar de la administración las fotocopias que a bien tengan." (sft)

 

En consecuencia y sin perder de vista que el derecho de inspección como es sabido, no ostenta carácter absoluto y es por tanto susceptible de ser reglamentado, este Despacho frente al interrogante planteado ratifica su concepto, en el sentido de que el mismo no conlleva per se la facultad para sus titulares de sacar, ni solicitar copias, como tampoco la de tomar registros fotográficos o capturar a través de ningún medio tecnológico (dispositivos móviles tales como tabletas o teléfonos inteligentes entre otros) imágenes digitales de los libros y papeles sobre los cuales recae, lo que a su turno implica que la administración no tiene obligación legal de permitirlo, a no ser que medie determinación del máximo órgano social en tal sentido, en cuyo caso es conveniente en opinión de este Despacho fijar las reglas que determinen las condiciones del acceso, como del manejo de la información obtenida a través de medios que posibilitan la reproducción indiscriminada de las imágenes.

 

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su solicitud advirtiendo que el alcance del concepto expresado se sujeta a lo previsto en el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo.
 
 

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