FORMA DE SUBSANAR Y CONSECUENCIAS DE NO INCLUSION DE ACTAS EN EL LIBRO CORRESPONDIENTE *

Oficio SUPERSOCIEDADES 220-034358 Del 11 de Abril de 2013

 

 

Ref.: Radicación 2013- 01- 057676

No inclusión de actas en el libro correspondiente, forma para subsanar y consecuencias.

 

Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual manifiesta “¿Si una empresa levanta un acta, pero no la incluye en el libro de actas, cómo se subsana dicho error?”.

 

Teniendo en cuenta que el tema se encuentra resuelto de tiempo atrás, comedidamente transcribo a continuación apartes del oficio 220- 046551 de 19 de septiembre de 2007, oportunidad en que la Entidad frente a una situación similar a la que aquí se plantea, expresó:

 

“(….)

1. Legalmente que se debe hacer, cuando en el libro de actas de una sociedad anónima, vigilada por esa Superintendencia, por un olvido, se dejó de transcribir un acta debidamente numerada y el acta siguiente -que ya se transcribió en el libro-, se le adjudicó el mismo número de la olvidada? Es decir, figuran dos actas con el mismo número.

 

2. Se puede transcribir en el libro de actas, el acta que se olvidó pasar pero adjudicándole a éste el número que realmente le correspondió, pero seguido de la letra A? por ejemplo Acta Número 12 A.?

 

Sobre el particular, me permito manifestarle que de acuerdo con el artículo 125 del Decreto 2649 deL 29 de diciembre de 1993, por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, en su inciso segundo dispone: “….Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continúa. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.”

 

ARTICULO 131. LIBROS DE ACTAS. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos.

 

Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto.

 

ARTICULO 132. CORRECCION DE ERRORES. Los simples errores de trascripción se deben salvar mediante una anotación al pié de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.

 

La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo. (La negrilla no es del texto).

 

En el entendido que la omisión en la que se incurrió cual fue la de asentar en el libro correspondiente, un acta con fecha posterior a la que se realizó con fecha anterior, a juicio de esta Oficina, lo pertinente para enmendar el error, es cumplir el procedimiento de anulación de los folios previsto por el inciso segundo del artículo 132 del Decreto 2649 de 1993 y así entonces incluir las actas en el orden correspondiente.

(….)”.

 

Sumado a lo anterior, es pertinente recordarle al consultante que los administradores de la sociedad, entre ellos, el representante legal y los miembros de la junta directiva de la compañía (Art. 22 de la Ley 222 de 1995), así como el revisor fiscal, si lo hubiere (Art. 207 del C. de Co.), son responsables de velar porque la sociedad, entendiéndose las distintas dependencias o áreas que hacen parte de la estructura de la empresa, cumplan con la ley y/o con los estatutos de la compañía. (Art. 23, Núm. 2º de la Ley 222 Cit.), so pena de incurrir en las sanciones o multas hasta de 200 SMLM que prevé el numeral 3º del Art. 86 Ib.

 

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su escrito, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad (www.supersociedades.gov.co) o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.

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