DERECHO DE INSPECCIÓN EN LA SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA

 

OFICIO SUPERSOCIEDADES 220-157028 DEL 06 DE NOVIEMBRE DE 2013

 

 

REF: DEL DERECHO DE INSPECCIÓN EN LA SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA.

En atención su comunicación radicada bajo el No0. 2013-01-386480, me permito manifestarle que en relación con el tema del derecho de inspección tratándose de las sociedades de responsabilidad limitada, esta Superintendencia ha proferido una cantidad importante de conceptos que analizan aspectos de diversa índole como los que su solicitud plantea, a los cuales podrá acceder en la P. Web donde se incluyen entre otros, los pronunciamientos que la Entidad emite en materia societaria, con el fin de posibilitar precisamente que los interesados absuelvan directamente sus inquietudes.

A manera de preámbulo es relevante anotar que el derecho de inspección regulado en legislación mercantil, está acorde con los principios que orientan los derechos fundamentales en la Constitución Política y como tal no constituye una excepción al principio del libre desarrollo de la personalidad de las personas que prevé el artículo 16 ibidem, cuyo límite como es sabido lo imponen los derechos de los demás y el orden jurídico. Corresponde entonces a la consagración legal del derecho derivado de la condición de socio que en las sociedades de responsabilidad limitada tiene como fin permitirles examinar en cualquier tiempo por sí o por medio de un representante, la contabilidad de la sociedad, los libros de registro de socios y de actas y, en general todos los documentos de la compañía, con el fin de puedan ejercer su derecho a votar en las reuniones del máximo órgano social con un mayor conocimiento de la gestión de los negocios sociales, en aras a contribuir al mejor desarrollo de los fines de la empresa.

A ese propósito esta Superintendencia con apoyo en la jurisprudencia ha reiterado que este derecho desde luego no tiene carácter absoluto, como quiera que no se puede convertir en un obstáculo permanente que atente contra la buena marcha de la empresa (por lo que resulta viable su reglamentación), como tampoco extenderse según las voces del artículo 48 de la Ley 222 de 1995, a documentos que versen sobre asuntos industriales o cuando se trate de datos que puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad.

En este orden de ideas, como regla general se tiene que si bien los asociados gozan del derecho de inspección les concede la ley, es claro que no por ello pueden excederse en su ejercicio, en cuanto se refiere a lesionar los derechos de otros, como tampoco pueden so pretexto de llevar a cabo su ejercicio, poner en peligro el funcionamiento de la empresa, atendiendo que el mismo ha de circunscribirse a las materias que le son propias, vale decir, primordialmente al examen de los balances y estados financieros que deban ser objeto de consideración por parte del máximo órgano social, para lo cual la reserva sobre los libros y papeles del comerciante se levanta para ellos, con ese específico propósito.

En cuanto hace a las reglas que sobre el particular aplican, es pertinente traer a continuación las consideraciones de carácter general enunciadas en el Oficio 220-091793 del 21 de agosto de 2011 que proporciona una aproximación al tema.

" 1). Sin perjuicio de lo que sobre el particular disponen los artículos 187 y 358 del código citado, del artículo 369 ibídem se desprende que los socios en las sociedades de responsabilidad limitada pueden ejercitar el derecho de inspección en cualquier tiempo, lo que se debe entender como el derecho para examinar la contabilidad de la sociedad, los libros de registro de socios y de actas, y en general todos los documentos de la compañía en el momento en que el asociado lo estime necesario.

En cuanto al tiempo para ejercer tal derecho, esta Entidad ha precisado que el derecho de inspección procede sin ninguna restricción "...en razón a que puede ser ejercido en cualquier época o momento, no estando circunscrito a ningún período o lapso determinado como ocurre en el caso de las sociedades anónimas".

2). También se ha concluido que el socio puede ejercer este derecho directamente o por un representante, lo cual significa que es a su titular a quien le corresponde determinar si lo ejercita personalmente o, por el contrario, designa una persona para ese efecto.

3). Como consecuencia de lo expuesto, no es posible para los administradores de un ente societario impedir o limitar el ejercicio del derecho mencionado, ni aun estatutariamente, pues como quedó expresado, éste es inderogable.

(…)

4). En esta medida no es dable para los administradores impedir que el asociado directamente o por medio de su representante examine los libros y documentos que por ley tiene derecho y menos, aún oponerse por razones infundadas.

5) Si bien como se indicó, el ejercicio del derecho de inspección no puede limitarse en el tiempo, tampoco puede convertirse en un obstáculo para la buena marcha de la empresa; de ahí que bien podría la sociedad establecer para ese propósito un lugar, a fin de evitar a que se altere el curso normal de su actividad, si se tiene en cuenta que los libros y documentos a inspeccionar son los señalados en el citado artículo 369, mas no sobre las actividades, operaciones y negocios del ente social.

6) De conformidad con en el artículo 48 de la Ley 222/95, cuando los administradores impidan el derecho de inspección, incurrirán en causal de remoción, medida que hará efectiva la Entidad que ejerza inspección, vigilancia o control sobre el ente jurídico, si el órgano competente para ello se abstiene de hacerlo, lo que no impide que se impongan las sanciones pecuniarias a que haya lugar para quienes violen los estatutos sociales o la ley o, incumplan las ordenes impartidas por el Despacho (numeral 29, artículo 2 del Decreto 1080 de 1996)."

Para terminar resta precisar que si bien como se visto en la sociedad de responsabilidad Ltda los socios pueden ejercer el derecho de inspección en cualquier momento y antes de

que se lleve a cabo la reunión ordinaria del máximo órgano social, en concepto de este Despacho no es menos cierto que ello en principio no los faculta para ejercer el mismo respecto de documentos correspondientes a ejercicios anteriores, atendiendo que ya aquellos habrán tenido la posibilidad de examinarlos y en su oportunidad debieron ser discutidos y aprobados en las respectivas reuniones de la Junta de Socios.

En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, no sin antes advertir que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo

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