ALCANCE DE LA RESERVA DE LA INFORMACION CONTABLE Y FINANCIERA DE COMERCIANTES QUE REPOSA EN ENTIDADES PUBLICAS Y PRIVADAS

 

Oficio SUPERSOCIEDADES 220-109664 Del 13 de Agosto de 2013

 

ASUNTO: Alcance de la reserva de la información contable y financiera de los comerciantes que reposa en entidades públicas y privadas.

Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia con el número 2013-01-247739, mediante el cual presenta algunas inquietudes relacionadas con el acceso de terceros a la información, especialmente la contable y financiera de los comerciantes personas naturales y jurídicas, respecto de las cuales esta oficina se referirá a las tres primeras de ellas, dado que las otras resultan del resorte de nuestra homóloga de Industria y Comercio, entidad a la cual, con oficio de la fecha se ha dado traslado de las mismas.

1. La ley colombiana autoriza a algún ente público y/o privado para que este otorgue a quien la solicite información contable y financiera de los comerciantes registrados –personas naturales y/o jurídicas-

R/. La posibilidad de entregar a particulares los estados financieros y demás información financiera que reposa en las diferentes entidades públicas o privadas encuentra sustento legal en el artículo 34 de la Ley 222 de 1995, en concordancia con el artículo 41 ídem, los cuales hicieron extensiva a todas las sociedades la obligación de publicar los estados financieros e introdujo el mecanismo de depósito de los mismos, con el fin de posibilitar, sin ninguna restricción, el acceso a la información en ellos contenida, por lo cual, resulta claro que tales documentos no están amparados por reserva alguna y procede la expedición de fotocopias de tales documentos previa petición del interesado en éstas.

Por supuesto que en criterio de esta entidad, algunos anexos a la información financiera que es requerida a nuestros supervisados no pueden ser examinados por terceros, ni pueden expedirse copias de los mismos, pues ellos contienen la discriminación efectiva de las cuentas y de los registros sobre los movimientos económicos del comerciante, los cuales la sociedad no tiene la obligación de revelar.

Es preciso tener en cuenta que, si bien el artículo 61 del Código de Comercio dispone que los libros y papeles del comerciante no pueden examinarse por personas distintas a sus propietarios o por personas autorizadas por ellos, es claro a todas luces que la limitación a que alude la citada norma, más que referirse concretamente a los libros como tales, busca proteger lo que ellos contengan, es decir, los datos en particular del comerciante.

No puede por tanto predicarse, so pretexto del artículo 61 ídem, que determinados datos, por el hecho de estar contenidos en los libros del comerciante resultan reservados, cuando dicha información muchas veces está contenida en los estados financieros del mismo comerciante y, por ende, son de público conocimiento.

2. Cuál es el proceso para tener acceso a la información contable y financiera de un comerciante –personas naturales y/o jurídicas-

R/. Ante autoridades públicas y privadas, a través del ejercicio del derecho de petición, en los términos del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

3. No se considera riesgosa la extrema facilidad en la accesibilidad a la información financiera y contable de los comerciantes –personas naturales y/o jurídicas- por parte de terceros

R/. No resulta posible a esta oficina emitir el juicio de valor que implica dar respuesta a esta inquietud. Basta mencionar que el legislador, tal como se expuso, previó la exposición pública de alguna información financiera, seguramente en consideración a distintos intereses que confluyen frente a los emisores de información.

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, los cuales tienen el alcance a que alude el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

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