ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA – NO EXISTE NORMA LEGAL QUE REGULE EL MANEJO DE LAS MISMAS – SON DOCUMENTO PRIVADO

 

OFICIO SUPERSOCIEDADES 220-156699 DEL 05 DE NOVIEMBRE DE 2013

 

ASUNTO: ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA – NO EXISTE NORMA LEGAL QUE REGULE EL MANEJO DE LAS MISMAS – SON DOCUMENTO PRIVADO.

Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad 2013-01-374139, por la cual realiza una consulta relacionada con la entrega de actas de una junta directiva de una sociedad anónima a un miembro de la misma. Informa que cada acta es firmada por el presidente y el secretario de la reunión; una vez grabada la misma, se transcribe, y en la próxima sesión de dicho cuerpo colegiado se somete a la aprobación respectiva.

Manifiesta que un miembro ha venido solicitando que las actas elaboradas de las reuniones se le envíen por correo electrónico, para conocer su contenido antes de que se sometan a la aprobación del máximo órgano social. Esto se hizo con anterioridad, pero se presentaron inconvenientes por cuanto no había privacidad de lo tratado en las reuniones y se adoptó la decisión de no enviarlas más.

Aduce que por lo anterior, solo se han puesto a su disposición en la sede de la compañía, las actas correspondientes, pero existe inconformidad por el miembro del cuerpo colegiado. Como soporte afirma que cuenta con los estatutos y el reglamento interno de la junta directiva, "pero ni en los estatutos como tampoco en el reglamento interno de la junta directiva, existe un pronunciamiento de que se debe realizar en casos como este en cuanto a la obligatoriedad o no en la entrega de actas de junta directiva a un miembro de junta directiva".

Con base en ello realiza las siguientes inquietudes:

"1 Existe obligación por parte del gerente de la empresa de entregar a este miembro de junta directiva copia de todas las actas de las reuniones de junta directiva que se realicen?, así mismo existe obligación legal de entregar las transcripciones de las actas que mencione anteriormente, o enviarlas a través de correo electrónico antes de ser aprobadas por los miembros de junta directiva?, en caso afirmativo establecer las normas aplicables en este caso".

2 Teniendo en cuenta, que como lo mencione anteriormente la empresa a la que hago relación es una empresa de carácter PRIVADO, estas actas de junta directiva son consideradas como DOCUMENTOS PÚBLICOS?, pues esto es lo que aduce el miembro de junta que solicita su entrega que son documentos públicos y la empresa no puede negarse a la entrega de estas copias".

Sobre el particular, en relación con sus inquietudes y toda vez que guardan estrecha relación, serán absueltas dentro de un solo contexto, de la siguiente manera:

La junta directiva es un cuerpo colegiado, el cual como su nombre lo indica, actúa como un todo una vez se reúna la mayoría de los miembros que la conforman, valga decir que se integre el quórum deliberativo y el decisorio, en este último caso para la toma de decisiones. Es un órgano que funciona en interés de la sociedad y no de los socios ni de

los miembros de dicho cuerpo individualmente considerados, y ejerce un rol de supervisión sobre la administración, revisando el desempeño de la sociedad, el cumplimiento de sus objetivos, entre otros. Las deliberaciones y decisiones que tome dicho cuerpo deben constar en actas debidamente elaboradas, las cuales deben ser

Ahora bien, debemos entrar en el terreno que nos conduce a determinar lo concerniente a las actas de la junta directiva. Sobre este particular la legislación mercantil es clara al considerar la necesidad de compulsar actas de las sesiones que celebren los diversos órganos que tiene una sociedad, sin que haya consagrado de manera particular requisitos y formalidades que debe tener un acta de la junta directiva.

Respecto a la obligación legal de elaborar actas de las reuniones de los órganos sociales de una compañía, encontramos lo que consagraba el artículo 28, numeral 7 del Código de Comercio: "Deberán inscribirse en el registro mercantil: 7. Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asamblea y junta de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles.". El anterior artículo si bien fue modificado por el Decreto 0019 de 2012, artículo 175, en cuanto a que elimino la obligación de inscribir los libros de actas de junta directiva, continua vigente el de llevar dicho libro por la sociedad respectiva.

A su vez el Decreto Reglamentario 2649 de 1993, al regular lo concerniente al registro de libros, en su artículo 131 dispuso, que, "Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados…" (No Hay duda alguna que aquí entran las actas del cuerpo colegiado).

Tenemos entonces que al no tener una regulación lo concerniente con el manejo de las actas que resulten de las sesiones que lleve a cabo la junta directiva, debemos estarnos a lo que la respecto consagren los estatutos o a lo que se estipule en un reglamento internos de la compañía; en caso de no darse ninguna de dichos eventos, es el cuerpo colegido en sus sesiones el que disponga al respecto, pero se recalca, que dicho cuerpo actúa como un todo y no sometido a la voluntad de los miembros individualmente considerados.

Ubicados en el escenario anterior, frente a las inquietudes planteadas en su consulta, podemos afirmar que lo concerniente con el manejo de las actas que se levanten de las sesiones que celebre la junta directiva le concierne directamente a lo que decida el cuerpo colegiado, toda vez que no existe norma legal alguna que fije algún procedimiento al respecto, es así como él envió de las actas, sin haber sido firmadas, a los correos electrónico de los miembros, o la entrega de actas de manera física, está supeditado a lo que decida dicho cuerpo y le corresponde al representante legal de la compañía seguir los lineamientos trazados.

Es claro que las actas que nos ocupan, firmadas por el presidente y le secretario de reunión, debidamente aprobadas, deben asentarse en su debida oportunidad en el libro de actas de junta directiva que lleve la sociedad, el cual debe reposar en las oficinas de la

administración, en donde cada miembro de la junta directiva bien puede proceder a su estudio. De existir objeciones por algún miembro de la junta directivo a lo que consta en el documento, atinente con el valor probatorio del acta, la no coincidencia de los que figura en el acta con lo tratado en la reunión correspondiente, etc, estas irregularidades deber ser discutidas ante la justicia ordinaria, incluidas las instancias penales si hubiere lugar.

Finalmente, en cuanto a si un acta de junta directiva es un documento público o privado, , es pertinente tener en cuenta de manera concreta las siguientes consideraciones, que le permitirán dilucidar su inquietud:

El Código General del Proceso, en el artículo 243, consagra:

"…………..".

Los documentos son públicos o privados. Documento público es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es autorizado por un notario o quine haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública".

A su vez el artículo 257 ibídem, señala que "Los documentos públicos hacen fe de su otorgamiento, de su fecha y de las declaraciones que en ellos haga el funcionario que los autoriza".

"……….".

Y al hacer referencia al valor probatorio de los documentos privado, el artículo 260 ídem, expresa que "los documentos privados tienen el mismo valor que los públicos, tanto entre quienes los suscribieron o crearon y sus causahabientes como respecto de tercero".

Tenemos que un documento que es elaborado por un funcionario público, o que en su elaboración haya intervenido un funcionario público, se considera como documento público, siendo claro entonces que un documento que no reúna dichos requisitos es un documento privado, es decir, que no fue elaborado por un funcionario público, ni ha habido intervención de este para su elaboración, son aquellos que elaboran los particulares en ejercicio de sus actividades.

Por regla general, los documentos públicos pueden ser consultados por cualquier persona, a excepción de aquellos documentos que por expresa disposición legal son reservados.

No obstante, un documento privado puede adquirir la connotación de documento público cuando ese documento es presentado ante notario público. En cambio, el documento privado por su propia naturaleza no puede estar disponible al público, sino en los casos en que una autoridad así lo decida.

En este orden de ideas, tenemos entonces que por regla general un acta de junta directiva, es un documento privado.

En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes anotarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo.

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